Utilization Rate: เครื่องมือวัดประสิทธิภาพทำงานสำหรับธุรกิจ

Utilization Rate หรือ อัตราการใช้ประโยชน์ เปรียบเสมือนเครื่องมือวัดผลประสิทธิภาพการทำงาน ช่วยให้ธุรกิจที่คิดค่าบริการตามชั่วโมงเข้าใจว่าพนักงานใช้เวลาทำงานไปกับงานที่สามารถคิดค่าบริการกับลูกค้าได้มากน้อยแค่ไหน

ทำไมการติดตาม Utilization Rate จึงสำคัญ?

• ตรวจสอบว่าธุรกิจมีรายได้เพียงพอหรือไม่: ธุรกิจจำเป็นต้องรู้ว่าพนักงานใช้เวลาทำงานไปกับงานที่สามารถคิดค่าบริการกับลูกค้าได้มากน้อยแค่ไหน ข้อมูลนี้ช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้ว่าจำเป็นต้องปรับราคาค่าบริการ หรือ หาวิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานหรือไม่
• เพิ่มประสิทธิภาพการจัดการทรัพยากร: หากพนักงานมี Utilization Rate ต่ำ แสดงว่ามีเวลาว่างที่สามารถนำไปใช้กับงานอื่น ๆ ได้ ผู้บริหารสามารถจัดสรรงานให้พนักงานได้อย่างเหมาะสม
• ตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาด: ข้อมูลเกี่ยวกับ Utilization Rate ช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาด เช่น การจ้างพนักงานเพิ่มเติม การปรับรูปแบบการทำงาน การลงทุนในเทคโนโลยีใหม่ ๆ

วิธีการคำนวณ Utilization Rate

สูตรการคำนวณ Utilization Rate นั้นง่ายมาก เพียงนำจำนวนชั่วโมงที่สามารถคิดค่าบริการกับลูกค้า หารด้วยจำนวนชั่วโมงทำงานทั้งหมด คูณ 100

สูตร:

Utilization Rate = (จำนวนชั่วโมงที่สามารถคิดค่าบริการกับลูกค้า / จำนวนชั่วโมงทำงานทั้งหมด) x 100

ตัวอย่าง:

พนักงานคนหนึ่งทำงาน 8 ชั่วโมงต่อวัน แต่มีเพียง 6 ชั่วโมงที่สามารถคิดค่าบริการกับลูกค้า

การคำนวณ:

Utilization Rate = (6 ชั่วโมง / 8 ชั่วโมง) x 100 = 75%

หมายความว่า: พนักงานคนนี้มีประสิทธิภาพการทำงานอยู่ที่ 75%

เครื่องมือช่วยติดตาม Utilization Rate

ปัจจุบันมีเครื่องมือมากมายที่ช่วยติดตาม Utilization Rate ตัวอย่างเช่น

• Timely: https://timelyapp.com/
• Harvest: https://www.getharvest.com/
• Hubstaff: https://hubstaff.com/

ตัวอย่างการใช้งานจริง

บริษัทรับออกแบบแห่งหนึ่งมีพนักงานออกแบบ 10 คน แต่ละคนทำงาน 8 ชั่วโมงต่อวัน

จากการติดตาม Utilization Rate พบว่าพนักงานออกแบบมี Utilization Rate เฉลี่ยอยู่ที่ 65%

หมายความว่า: พนักงานออกแบบแต่ละคนใช้เวลาทำงานไปกับงานที่สามารถคิดค่าบริการกับลูกค้าได้เพียง 5.2 ชั่วโมงต่อวัน

จากข้อมูลนี้ ผู้บริหารสามารถ:

• วิเคราะห์สาเหตุที่ทำให้ Utilization Rate ต่ำ
• หาวิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน เช่น ฝึกอบรมพนักงาน จัดสรรงานให้เหมาะสม
• ปรับราคาค่าบริการให้เหมาะสม

FAQ

1. อะไรคือสาเหตุที่ทำให้พนักงานมี Utilization Rate ต่ำ?

• พนักงานไม่มีงานทำ
• พนักงานทำงานช้า
• พนักงานทำงานผิดพลาด
• พนักงานมีงานส่วนตัวมาทำระหว่างเวลางาน
• พนักงานขาดแรงจูงใจ

2. มีวิธีการอะไรบ้างที่ช่วยเพิ่ม Utilization Rate?

• กำหนดเป้าหมายการทำงานที่ชัดเจน
• ฝึกอบรมพนักงานให้มีทักษะการทำงาน
• จัดสรรงานให้พนักงานอย่างเหมาะสม
• ติดตามผลการทำงานของพนักงาน
• ให้รางวัลแก่พนักงานที่มีผลงานดี

3. ธุรกิจประเภทไหนที่ควรติดตาม Utilization Rate?

ธุรกิจที่คิดค่าบริการตามชั่วโมง เช่น

• บริษัทที่ปรึกษา
• บริษัทรับออกแบบ
• บริษัทรับเขียนโปรแกรม

4. การติดตาม Utilization Rate มีข้อจำกัดอะไรบ้าง?

• ข้อมูลอาจไม่ถูกต้องหากพนักงานจดบันทึกเวลาทำงานไม่ตรงเวลา
• ข้อมูลอาจไม่สะท้อนประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานทั้งหมด
• ข้อมูลอาจถูกนำไปใช้เพื่อควบคุมพนักงานมากเกินไป

5. อะไรคือสิ่งที่สำคัญที่สุดในการติดตาม Utilization Rate?

• การใช้ข้อมูลอย่างชาญฉลาด: ผู้บริหารควรใช้ข้อมูล Utilization Rate เพื่อวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา หาวิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน และตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาด
• การสื่อสารกับพนักงาน: ผู้บริหารควรสื่อสารให้พนักงานทราบถึงวัตถุประสงค์ของการติดตาม Utilization Rate และอธิบายว่าข้อมูลจะถูกนำไปใช้อย่างไร
• การให้ความสำคัญกับวัฒนธรรมองค์กร: การติดตาม Utilization Rate ควรเป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมองค์กรที่เน้นการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ

บทสรุป

Utilization Rate เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์สำหรับธุรกิจที่คิดค่าบริการตามชั่วโมง ช่วยให้ผู้บริหารเข้าใจว่าพนักงานใช้เวลาทำงานไปกับงานที่สามารถคิดค่าบริการกับลูกค้าได้มากน้อยแค่ไหน ข้อมูลนี้ช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาด

อย่างไรก็ตาม การติดตาม Utilization Rate เพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอ ผู้บริหารควรใช้ข้อมูลอย่างชาญฉลาด สื่อสารกับพนักงาน และให้ความสำคัญกับวัฒนธรรมองค์กรที่เน้นการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ

อ้างอิงข้อมูลจากเว็บไซด์
Utilization rate: what it is, how to calculate it accurately