ระบบ Timesheet สำหรับบันทึกเวลาทำงานและติดตามต้นทุนโครงการ
FMS Time-Sheet เป็นระบบบันทึกข้อมูลการทำงานออนไลน์ สำหรับองค์กรที่ต้องการรู้ว่าเวลาในการทำงานถูกใช้ไปกับ โครงการไหน งานประเภทใด และใช้ไปกี่ชั่วโมง โดยจัดเก็บข้อมูลให้สามารถนำกลับมาตรวจสอบ ติดตาม และใช้ประกอบการบริหารงานได้
หัวใจของระบบไม่ได้อยู่ที่การให้พนักงาน “กรอกเวลา” เพิ่มอีกหนึ่งอย่าง แต่อยู่ที่การทำให้ข้อมูลเวลาที่กรอก มีโครงสร้างและนำไปใช้ต่อได้จริง
พนักงานเลือกโครงการ (Project) ประเภทงาน (Work Code) และบันทึกจำนวนชั่วโมงที่ใช้ทำงาน ข้อมูลจึงไม่จบอยู่แค่เวลาเข้า–ออก แต่ช่วยให้องค์กรมองเห็นว่า เวลาของทีมถูกใช้กับงานและโครงการใดบ้าง
Timesheet ไม่ได้มีไว้ดูแค่ว่าใครมาทำงานกี่โมง
ถ้าต้องการเพียงเวลาเข้าและออกงาน ระบบลงเวลาแบบทั่วไปอาจเพียงพอ แต่โจทย์ของ Timesheet ต่างออกไป เพราะสิ่งที่ต้องการรู้คือ เวลาทำงานถูกใช้ไปกับอะไร
สมมติว่าพนักงานทำงานวันละ 8 ชั่วโมง ตัวเลข 8 ชั่วโมงเพียงอย่างเดียว ยังไม่ได้บอกว่าช่วงเวลานั้นถูกใช้กับ Project A เท่าไร Project B เท่าไร หรือหมดไปกับงานภายในที่ไม่ได้ผูกกับโครงการเท่าไร
เมื่อข้อมูลถูกบันทึกในระดับ Project และ Work Code องค์กรจึงเริ่มนำเวลาไปเชื่อมโยงกับ การติดตามโครงการ ภาระงานของทีม และการวิเคราะห์ต้นทุนแรงงานได้
FMS Time-Sheet บันทึกอะไร และนำข้อมูลไปใช้อย่างไร
เราไม่อยากอธิบายระบบด้วยคำกว้าง ๆ อย่าง “เพิ่มประสิทธิภาพ” เพียงอย่างเดียว สิ่งที่ควรดูก่อนคือระบบเก็บข้อมูลอะไร และข้อมูลนั้นตอบโจทย์การทำงานขององค์กรหรือไม่
Project
แยกข้อมูลเวลาตามโครงการ เพื่อให้มองย้อนกลับได้ว่า ทีมใช้เวลากับแต่ละ Project มากน้อยเพียงใด
Work Code
ระบุประเภทของงานที่ทำ ช่วยให้ข้อมูลละเอียดกว่าการเก็บ จำนวนชั่วโมงรวมเพียงอย่างเดียว
Working Hours
พนักงานบันทึกจำนวนชั่วโมง ตามงานหรือโครงการที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ข้อมูลเวลามีโครงสร้าง
Review & Approval
ข้อมูล Timesheet สามารถเข้าสู่ขั้นตอน ตรวจสอบและอนุมัติ ตามรูปแบบการใช้งานของระบบ ก่อนนำข้อมูลไปใช้ต่อ
Reports
ตรวจสอบข้อมูลย้อนหลัง และดูรายงานในช่วงเวลาต่าง ๆ เพื่อช่วยติดตามข้อมูลการทำงาน และโครงการ
Online Access
เหมาะกับองค์กรที่ต้องการบันทึกข้อมูลผ่านระบบออนไลน์ ไม่ว่าจะทำงานจากสำนักงาน นอกสถานที่ หรือในรูปแบบการทำงานแบบผสม
ข้อมูลการทำงานล่วงเวลา
รองรับการบันทึกข้อมูลเวลาที่เกี่ยวข้องกับ การทำงานล่วงเวลา เพื่อให้องค์กรมีข้อมูลสำหรับนำไปตรวจสอบ ตามกระบวนการของตน
ตรวจสอบย้อนหลัง
ข้อมูลที่จัดเก็บอย่างเป็นระบบ ช่วยลดปัญหาการต้องย้อนหา ข้อมูลจากกระดาษ ข้อความแชต หรือไฟล์หลายชุด
ข้อมูลสำหรับการบริหาร
เมื่อมีข้อมูลสะสมเพียงพอ ผู้ดูแลสามารถนำไปใช้ประกอบการวิเคราะห์ เวลา งาน และโครงการ ตามวัตถุประสงค์ขององค์กร
ภาพง่าย ๆ ของการใช้ FMS Time-Sheet
Workflow ที่ดีไม่ควรทำให้คนกรอกข้อมูลรู้สึกว่า กำลังทำเอกสารเพิ่มโดยไม่มีเหตุผล ข้อมูลที่ขอให้กรอกควรมีปลายทางว่า องค์กรจะนำไปใช้อะไรต่อ
เลือก Project
ระบุว่างานที่กำลังบันทึก เกี่ยวข้องกับโครงการใด
เลือก Work Code
ระบุประเภทของกิจกรรม หรืองานที่ทำ
บันทึกเวลา
กรอกจำนวนชั่วโมง ตามข้อมูลการทำงานจริง
ตรวจสอบข้อมูล
นำข้อมูลไปตรวจสอบ อนุมัติ รายงาน หรือวิเคราะห์ต่อ ตาม Workflow ที่ใช้งาน
ระบบ Timesheet ที่ดี เริ่มจากคำถามว่า “จะเก็บเวลาไปทำอะไร?”
จากมุมของการออกแบบระบบ การเพิ่มช่องให้พนักงานกรอกข้อมูลมากขึ้น ไม่ได้แปลว่าจะได้ข้อมูลที่ดีขึ้นเสมอไป หากโครงสร้าง Project หรือ Work Code ไม่สอดคล้องกับวิธีทำงานจริง สุดท้ายข้อมูลที่ได้ก็อาจนำไปใช้ต่อยาก
ก่อนเริ่มใช้ ควรกำหนดให้ชัด
- องค์กรต้องการติดตามเวลาในระดับใด
- Project ถูกแบ่งอย่างไร
- Work Code ควรละเอียดแค่ไหน
- ใครเป็นผู้บันทึกข้อมูล
- ใครตรวจสอบหรืออนุมัติ
- ต้องการดูรายงานอะไรในภายหลัง
- ข้อมูลเวลาจะนำไปเชื่อมกับกระบวนการใดต่อ
สิ่งที่ไม่ควรทำ
- สร้าง Work Code จำนวนมากจนพนักงานเลือกไม่ถูก
- เก็บข้อมูลที่ไม่มีใครนำไปใช้ต่อ
- เปลี่ยนโครงสร้าง Project บ่อยโดยไม่มีหลัก
- ใช้ Timesheet เป็นเพียงเครื่องมือจับผิดพนักงาน
- คาดหวังว่าซอฟต์แวร์จะแก้ Workflow ที่ยังไม่ชัดเจนให้เองทั้งหมด
Timesheet กับระบบลงเวลาเข้า–ออก ต่างกันตรงไหน?
สองระบบอาจมีข้อมูลเรื่องเวลาเหมือนกัน แต่คำถามทางธุรกิจที่ต้องการตอบไม่เหมือนกัน
เรื่องที่ต้องการรู้ | Attendance | Timesheet |
|---|---|---|
พนักงานเริ่ม/เลิกงานเมื่อไร | เป็นข้อมูลหลัก | ไม่ใช่แกนหลักของระบบ |
ใช้เวลากับ Project ไหน | โดยทั่วไปไม่ใช่จุดประสงค์หลัก | เป็นข้อมูลสำคัญ |
ทำงานประเภทใด | มักไม่ได้ลงรายละเอียดระดับงาน | สามารถแยกด้วย Work Code |
วิเคราะห์ชั่วโมงตามโครงการ | มีข้อจำกัดหากมีเพียงเวลาเข้า–ออก | ออกแบบมาเพื่อจัดโครงข้อมูลลักษณะนี้ |
ใช้ประกอบการวิเคราะห์ต้นทุนโครงการ | ต้องมีข้อมูลอื่นเพิ่มเติม | ข้อมูลเวลาสามารถเป็นส่วนหนึ่งของการวิเคราะห์ได้ |
ทำไม Timesheet จึงมีความหมายกับธุรกิจที่ทำงานเป็นโครงการ
ธุรกิจที่ทำงานแบบ Project-based มักมีคำถามมากกว่าเรื่องพนักงานมาทำงานครบหรือไม่ เพราะต้นทุนส่วนหนึ่งของโครงการ เกิดจากเวลาของคนในทีม
เมื่อบันทึกเวลาโดยผูกกับ Project องค์กรจะมีข้อมูลเพิ่มขึ้นว่า โครงการหนึ่งใช้เวลาของทีมไปเท่าไร งานประเภทใดกินเวลามาก หรือทีมกำลังใช้เวลาไปกับงานภายใน มากกว่างานโครงการหรือไม่
ข้อมูลนี้ไม่ได้ตัดสินโดยอัตโนมัติว่า โครงการ “ดี” หรือ “ไม่ดี” แต่เป็นข้อมูลอีกชั้นหนึ่ง ที่ผู้บริหารหรือ Project Manager สามารถนำไปพิจารณาร่วมกับต้นทุน รายได้ Scope และความคืบหน้าของงาน
FMS Time-Sheet เหมาะกับองค์กรแบบไหน
ไม่ใช่ทุกบริษัทจำเป็นต้องใช้ Timesheet หากองค์กรต้องการเพียงข้อมูลเข้า–ออกงาน ระบบ Attendance อาจตรงโจทย์กว่า แต่ Timesheet เริ่มมีประโยชน์ เมื่อองค์กรต้องการเห็นความสัมพันธ์ระหว่าง คน + เวลา + งาน + โครงการ
มีแนวโน้มว่า Timesheet จะเหมาะ
- ทำงานหลายโครงการพร้อมกัน
- พนักงานแบ่งเวลาให้หลาย Project
- ต้องการดูชั่วโมงตามประเภทงาน
- ต้องการข้อมูลประกอบการวิเคราะห์ต้นทุนโครงการ
- มี Project Manager หรือผู้อนุมัติข้อมูล
- ต้องการลดการเก็บข้อมูลกระจัดกระจายในหลายไฟล์
อาจยังไม่จำเป็นต้องใช้ระบบเต็มรูปแบบ
- ทีมมีขนาดเล็กมากและ Workflow ไม่ซับซ้อน
- ต้องการเพียงเวลาเข้าและออกงาน
- ไม่มีการแยก Project หรือประเภทงาน
- ยังไม่ได้กำหนดว่าจะนำข้อมูล Timesheet ไปใช้อะไร
ในกรณีนี้สามารถเริ่มจาก แบบฟอร์มหรือเครื่องมือฟรีก่อน แล้วค่อยพิจารณาระบบเมื่อ Workflow ชัดขึ้น
การใช้ Timesheet อาจต่างกันตามลักษณะธุรกิจ
โครงสร้าง Timesheet ไม่ควรถูกออกแบบเหมือนกันทุกองค์กร เพราะ Project และ Work Code ของแต่ละธุรกิจมีความหมายต่างกัน
เราเริ่มจาก Workflow ก่อนเลือก Technology
WiSDOM FiRM มอง Timesheet เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการบริหารงาน ไม่ใช่เพียงแบบฟอร์มออนไลน์สำหรับกรอกชั่วโมง เพราะต่อให้ระบบมี Feature จำนวนมาก หาก Project, Work Code และขั้นตอนตรวจสอบ ไม่ตรงกับวิธีทำงานจริง ข้อมูลที่ได้ก็อาจไม่มีประโยชน์เท่าที่ควร
เริ่มจาก Requirement
ดูว่าธุรกิจต้องการรู้ข้อมูลอะไร ใครเป็นคนกรอก ใครตรวจสอบ และข้อมูลจะถูกนำไปใช้ต่ออย่างไร
ไม่เพิ่มขั้นตอนโดยไม่มีเหตุผล
ข้อมูลที่ขอให้พนักงานบันทึก ควรมีวัตถุประสงค์ชัดเจน และสัมพันธ์กับ Workflow จริง
ไม่อ้างผลลัพธ์เกินจริง
ระบบช่วยจัดเก็บและจัดโครงสร้างข้อมูล แต่ผลด้าน Productivity ต้นทุน หรือประสิทธิภาพ ขึ้นอยู่กับวิธีนำระบบไปใช้ร่วมกับกระบวนการขององค์กร
เรื่องข้อมูลและสิทธิ์การใช้งานควรถามก่อนเริ่มระบบ
Timesheet มีข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน เวลา งาน และโครงการ ดังนั้นเรื่องสิทธิ์การเข้าถึง การดูรายงาน และการจัดการข้อมูล ควรเป็นส่วนหนึ่งของ Requirement ตั้งแต่ต้น ไม่ใช่เรื่องที่ค่อยคิดหลังเปิดใช้งาน
ก่อนใช้งานจริง: รายละเอียดด้านสิทธิ์ผู้ใช้ การจัดเก็บข้อมูล การสำรองข้อมูล Security การเชื่อมต่อระบบอื่น และข้อกำหนดเฉพาะขององค์กร ควรตรวจสอบตาม Version, Package และ Scope ที่ตกลงกัน ไม่ควรถือว่าทุก Feature หรือ Configuration เหมือนกันในทุกการติดตั้ง
ถ้ายังไม่พร้อมใช้ระบบ Timesheet เต็มรูปแบบ เริ่มจากเครื่องมือฟรีก่อนได้
บางทีมยังไม่จำเป็นต้องเริ่มจากระบบเต็มรูปแบบ โดยเฉพาะช่วงที่กำลังทดลองว่า ควรเก็บข้อมูลอะไรบ้าง
WiSDOM FiRM มีเครื่องมือบันทึกงาน และแบบฟอร์มออนไลน์ขนาดเล็กให้ทดลองใช้ เมื่อ Workflow เริ่มชัด หรือจำนวนคนและโครงการเพิ่มขึ้น จึงค่อยพิจารณาว่าระบบ FMS Time-Sheet เหมาะกับขั้นตอนถัดไปหรือไม่
อ่านต่อเรื่อง Timesheet ก่อนเลือกระบบ
หากยังอยู่ในช่วงศึกษา ไม่จำเป็นต้องเริ่มจากหน้าขายระบบ บทความแต่ละชุดด้านล่าง ตอบคำถามคนละเรื่อง แล้วค่อยกลับมาพิจารณาว่า FMS เหมาะกับ Requirement หรือไม่
คำถามที่ควรถามก่อนเลือกระบบ Timesheet
FMS Time-Sheet คืออะไร?
Timesheet ต่างจากระบบลงเวลาเข้า–ออกอย่างไร?
FMS Time-Sheet ใช้กับบริษัทที่ทำงานหลายโครงการได้หรือไม่?
สามารถบันทึกประเภทงานได้หรือไม่?
ระบบรองรับการตรวจสอบหรืออนุมัติ Timesheet หรือไม่?
สามารถใช้ข้อมูล Timesheet วิเคราะห์ต้นทุนโครงการได้หรือไม่?
FMS Time-Sheet รองรับ OT หรือไม่?
ใช้ FMS Time-Sheet จากนอกสำนักงานได้หรือไม่?
บริษัทขนาดเล็กจำเป็นต้องใช้ Timesheet หรือไม่?
ทดลองดูระบบ FMS ได้ที่ไหน?
ก่อนเลือกระบบ เริ่มจากดู Workflow ขององค์กรก่อน
หากกำลังพิจารณาระบบ Timesheet ลองเตรียมข้อมูลเบื้องต้นว่า มีผู้ใช้งานประมาณกี่คน ทำงานกี่โครงการ ต้องการแบ่ง Work Code แบบไหน ใครเป็นผู้ตรวจสอบข้อมูล และต้องการรายงานอะไร ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้คุยเรื่องระบบได้ตรงจุดกว่าการเริ่มจากรายการ Feature