Timesheet สำหรับสถาปนิก ใช้ติดตามเวลางานออกแบบและโครงการอย่างไร?
งานสถาปัตยกรรมไม่ได้มีเพียงคำว่า “ออกแบบ” หนึ่งโครงการอาจผ่านตั้งแต่การประชุมรับโจทย์ Concept Design, Design Development, แบบรายละเอียด, การประสานงาน ไปจนถึงการแก้ไขแบบหลายรอบ ดังนั้นการรู้เพียงว่า ทีมทำงานวันละกี่ชั่วโมง จึงอาจยังไม่พอสำหรับสำนักงานที่บริหารงานแบบ Project
Timesheet สำหรับสำนักงานสถาปนิก ช่วยบันทึกว่าเวลาของทีมถูกใช้กับ Project ใด และงานประเภทใด เช่น Project A → Concept Design → 3 ชั่วโมง หรือ Project B → Coordination → 2 ชั่วโมง ข้อมูลเหล่านี้สามารถนำไปประกอบการติดตามโครงการ การทบทวนชั่วโมงที่ใช้จริง และการวิเคราะห์ต้นทุนแรงงานตามวิธีของแต่ละองค์กร
ทำไมงานสถาปนิกจึงเหมาะกับการมองเวลาตาม Project?
สำนักงานออกแบบจำนวนหนึ่งทำงานหลายโครงการพร้อมกัน และคนคนเดียวอาจเข้าไปเกี่ยวข้องกับมากกว่าหนึ่ง Project ในวันเดียว การบันทึกเวลาแยกตามโครงการจึงช่วยให้มองเห็น การกระจายเวลาของทีม ได้ละเอียดกว่าการดูเวลาเข้า-ออกงานเพียงอย่างเดียว
หนึ่ง Project มีหลาย Phase
Concept, Design Development, Drawing, Coordination และงานอื่น ๆ อาจใช้เวลาไม่เท่ากัน การแยกประเภทงานช่วยให้เห็นว่า ชั่วโมงถูกใช้ในขั้นตอนไหน
Revision เกิดขึ้นระหว่างทาง
งานออกแบบอาจมีการแก้ไข จาก Requirement การประสานงาน หรือเงื่อนไขของ Project การมีข้อมูลเวลาช่วยให้ย้อนดูได้ว่า งานส่วนใดใช้เวลามากขึ้น
ทีมทำหลายโครงการพร้อมกัน
Architect, Designer หรือทีมสนับสนุน อาจแบ่งเวลาไปหลาย Project ข้อมูล Timesheet ช่วยให้เห็นภาพ การกระจายเวลาของแต่ละคนและทีม
เวลาคือต้นทุนส่วนหนึ่ง
สำหรับธุรกิจบริการวิชาชีพ เวลาของทีมสามารถเป็นองค์ประกอบหนึ่ง ของต้นทุนแรงงาน แต่ไม่ควรถือว่าชั่วโมง Timesheet คือต้นทุนทั้งหมดของ Project
งานไม่ได้มีแค่ Design
การประชุม ประสานงาน ตรวจแบบ Site Visit งานภายใน และกิจกรรมอื่น อาจกินเวลาของทีม แม้ไม่ได้เป็นการวาดแบบโดยตรง
ข้อมูลย้อนหลังช่วยประมาณงานใหม่
เมื่อมีข้อมูลที่เก็บอย่างสม่ำเสมอ ทีมสามารถใช้ประสบการณ์จาก Project ก่อนหน้า เป็นข้อมูลประกอบ การประมาณชั่วโมงสำหรับงานใหม่ได้ โดยต้องพิจารณาความแตกต่างของ Scope ร่วมด้วย
รู้เวลาเข้า-ออกงานแล้ว ทำไมสำนักงานสถาปนิกยังอาจต้องใช้ Timesheet?
ระบบลงเวลาและ Timesheet ตอบคำถามคนละเรื่อง
ถ้าสถาปนิกทำงาน 8 ชั่วโมงในวันนี้ Attendance อาจบอกได้ว่า เขาเข้าหรือออกงานเวลาใด แต่ Timesheet สามารถใช้บันทึกว่า 8 ชั่วโมงนั้นกระจายไปที่งานใดบ้าง
คำถาม | Attendance | Timesheet |
|---|---|---|
วันนี้มาทำงานหรือไม่? | เหมาะ | ไม่ใช่หน้าที่หลัก |
เข้าและออกเวลาใด? | เหมาะ | ไม่ใช่หน้าที่หลัก |
ทำ Project ใด? | โดยทั่วไปไม่ตอบ | ใช้แยก Project ได้ |
ทำงานประเภทใด? | โดยทั่วไปไม่ตอบ | แยกด้วย Task / Work Code ได้ |
Project ใช้เวลาจริงเท่าไร? | ข้อมูลไม่เพียงพอ | ใช้ข้อมูลชั่วโมงประกอบได้ |
เวลาถูกกระจายไปหลาย Project อย่างไร? | ข้อมูลไม่เพียงพอ | เห็นได้จากการบันทึกตาม Project |
ตัวอย่าง Workflow การบันทึกเวลาของสำนักงานสถาปนิก
ไม่จำเป็นต้องสร้างระบบซับซ้อนตั้งแต่วันแรก โครงสร้างพื้นฐานสามารถเริ่มจาก Project และประเภทงานที่ทีมเข้าใจตรงกัน
Project
เลือกโครงการ ที่กำลังทำงาน
Work Code
เลือก Phase หรือประเภทงาน
Hours
บันทึกจำนวนเวลา ที่ใช้จริง
Review
ตรวจสอบข้อมูล ตาม Workflow
Project Data
นำข้อมูลไปดู ในมุม Project
Work Code สำหรับงานสถาปัตยกรรมควรออกแบบอย่างไร?
Work Code ไม่จำเป็นต้องเหมือนกันทุกสำนักงาน เพราะ Workflow และประเภทบริการของแต่ละบริษัทต่างกัน แต่แนวคิดคือ แบ่งงานในระดับที่ละเอียดพอสำหรับนำข้อมูลไปใช้ แต่ไม่ละเอียดจนคนกรอกเลือกไม่ถูก
ตัวอย่าง Work Code | ตัวอย่างงาน | ข้อมูลที่อาจได้จาก Timesheet |
|---|---|---|
Concept Design | แนวคิดเบื้องต้นและทางเลือกการออกแบบ | ชั่วโมงที่ใช้ในช่วง Concept |
Design Development | พัฒนาแบบและรายละเอียด | เวลาที่ใช้พัฒนา Design |
Drawing | จัดทำแบบและเอกสารที่เกี่ยวข้อง | ชั่วโมงในงาน Drawing |
Coordination | ประสานงานกับทีมและผู้เกี่ยวข้อง | เวลาที่ใช้ในการประสานงาน |
Meeting | ประชุมภายในหรือประชุม Project | เวลาที่ใช้ในการประชุม |
Site / Field | กิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับพื้นที่โครงการ | เวลาที่ใช้กับงานภาคสนาม |
Revision | แก้ไขงานตามเงื่อนไขของ Project | ชั่วโมงที่เกี่ยวข้องกับการแก้ไข |
Internal | งานภายในที่ไม่ผูกกับ Project ลูกค้า | เวลาที่ใช้กับงานภายใน |
อย่าสร้าง Work Code มากเกินความจำเป็น เช่น หากทีมต้องเลือกระหว่าง Code ที่มีความหมายใกล้กันหลายสิบรายการ ข้อมูลที่ได้อาจไม่สม่ำเสมอ เพราะแต่ละคนตีความและเลือกต่างกัน
ตัวอย่าง Timesheet ของสถาปนิกในหนึ่งวัน
ตัวอย่างนี้มีไว้เพื่อแสดงโครงสร้างข้อมูล ไม่ใช่รูปแบบบังคับสำหรับทุกสำนักงาน
Project | Work Code | รายละเอียด | เวลา |
|---|---|---|---|
Project A | Concept Design | พัฒนาแนวคิดและตรวจทางเลือก | 3 ชม. |
Project A | Meeting | ประชุมทีม Project | 1 ชม. |
Project B | Coordination | ประสานงานข้อมูลกับทีมที่เกี่ยวข้อง | 2 ชม. |
Project B | Revision | ปรับรายละเอียดตามข้อมูลล่าสุด | 1.5 ชม. |
Internal | Administration | งานภายในสำนักงาน | 0.5 ชม. |
เวลาที่เพิ่มขึ้นไม่ได้แปลว่าสถาปนิกทำงานช้าเสมอไป
นี่เป็นจุดที่ควรระวังมาก เมื่อนำ Timesheet มาใช้กับงานออกแบบ
สมมติว่า Project หนึ่ง ประมาณเวลา Design Development ไว้ 100 ชั่วโมง แต่เมื่อจบ Phase ข้อมูล Timesheet รวมเป็น 130 ชั่วโมง
สิ่งที่ควรทำไม่ใช่สรุปทันทีว่า ทีมทำงานไม่มีประสิทธิภาพ แต่ควรกลับไปดูว่า 30 ชั่วโมงที่เพิ่มขึ้นเกิดจากอะไร
สิ่งที่ควรตรวจสอบ
- Scope เพิ่มจากตอนประมาณการหรือไม่?
- มี Revision เพิ่มขึ้นหรือไม่?
- Requirement เปลี่ยนระหว่างทางหรือไม่?
- มีการประสานงานเพิ่มขึ้นหรือไม่?
- มีงานที่ไม่ได้อยู่ในแผนเดิมหรือไม่?
- ประมาณชั่วโมงตั้งต้นต่ำเกินไปหรือไม่?
- Work Code ถูกใช้ตรงกันหรือไม่?
ข้อมูล Timesheet บอกอะไร?
Timesheet บอกว่าเวลาเกิดขึ้นที่ไหน แต่ไม่ได้อธิบายเหตุผลทั้งหมด ดังนั้นข้อมูลเวลา ควรถูกอ่านร่วมกับ Scope, คุณภาพงาน, Revision, ความซับซ้อน และบริบทของ Project
Timesheet ช่วยสำนักงานสถาปนิกมองต้นทุนแรงงานได้อย่างไร?
ในธุรกิจออกแบบ เวลาของ Architect, Designer และทีมงาน สามารถเป็นองค์ประกอบหนึ่งของต้นทุน Project
หากองค์กรมีข้อมูลว่า Project A ใช้เวลาจริงเท่าไร และมีข้อมูลต้นทุนแรงงานที่เหมาะสม ข้อมูลสองส่วนสามารถนำมาวิเคราะห์ร่วมกัน เพื่อช่วยทำความเข้าใจต้นทุนแรงงานของโครงการ
แต่ Timesheet ไม่ใช่ระบบคำนวณต้นทุนทั้งหมดโดยอัตโนมัติ ต้นทุน Project อาจมี ค่าใช้จ่ายภายนอก ผู้รับเหมา การเดินทาง วัสดุ ซอฟต์แวร์ ค่าใช้จ่ายสำนักงาน และองค์ประกอบอื่น ตามวิธีบริหารและบัญชีของแต่ละองค์กร
แยกเวลางาน Project กับงานภายในสำนักงานได้หรือไม่?
สำหรับสำนักงานที่ต้องการวิเคราะห์ การใช้เวลาของทีม อาจมีประโยชน์ในการแยก เวลาที่เกี่ยวข้องกับ Project ลูกค้า ออกจากงานภายใน แต่ไม่จำเป็นต้องใช้คำหรือโครงสร้างเดียวกันทุกบริษัท
Project / Billable-related Time
เช่นงานออกแบบ Drawing, Coordination, Meeting หรือกิจกรรมที่สัมพันธ์กับ Project และขอบเขตบริการของลูกค้า
Internal / Non-Billable-related Time
เช่นงานบริหารสำนักงาน ประชุมภายในบางประเภท การอบรม การพัฒนาระบบ หรือกิจกรรมที่ไม่ได้ผูกกับ Project ลูกค้าโดยตรง
นิยาม Billable และ Non-Billable ควรกำหนดตามสัญญา วิธีคิดค่าบริการ และแนวทางบริหารของสำนักงานเอง
สำนักงานออกแบบแต่ละประเภทอาจใช้ Timesheet ต่างกัน
เราไม่ควรบอกว่า Timesheet รูปแบบเดียว “ตอบโจทย์ทุกแขนง” เพราะประเภทงานและ Workflow ต่างกัน สิ่งที่ควรทำคือกำหนด Project และ Work Code ให้สัมพันธ์กับงานจริง
Architectural Design
อาจแบ่งเวลาตาม Concept, Design Development, Drawing, Coordination และ Phase ของ Project
Interior Design
อาจต้องแยกงานออกแบบ รายละเอียด Material Coordination และการประสานงานที่เกี่ยวข้อง
Landscape Design
สามารถกำหนด Work Code ให้สัมพันธ์กับขั้นตอน และกิจกรรมเฉพาะของ Landscape Project
Urban / Planning
Project อาจมีช่วงงาน การศึกษา วิเคราะห์ วางแนวทาง ประชุม และจัดทำเอกสาร แตกต่างจากงานอาคาร
Design Studio
Studio ที่รับงานหลายประเภท ควรออกแบบ Work Code ในระดับที่ใช้ร่วมกันได้ โดยไม่สร้างรายการซับซ้อนเกินไป
Specialist / Consultant
ทีมที่ปรึกษาเฉพาะทาง สามารถจัดโครง Timesheet ตาม Project และ Scope ที่ตนเองรับผิดชอบ
Timesheet ไม่ได้แทน Project Management แต่เป็นข้อมูลอีกชั้นหนึ่งของ Project
Project Management ต้องมองมากกว่าเวลาทำงาน ทั้ง Scope, Timeline, Deliverable, Resource, Risk และความคืบหน้า
Timesheet จึงไม่ควรถูกมองว่า เป็น Project Management ทั้งระบบ แต่เป็นข้อมูลด้าน Working Hours ที่สามารถนำไปพิจารณาร่วมกับข้อมูล Project อื่น
ถ้าต้องการเข้าใจความสัมพันธ์ของสองเรื่องนี้โดยตรง อ่านต่อได้ที่ Timesheet และ Project Management ทำงานร่วมกันอย่างไร?
ถ้าจะใช้ Timesheet ในสำนักงานออกแบบ ให้เริ่มจากวิธีทำงานจริงก่อนเลือก Feature
ปัญหาที่พบได้ง่ายเมื่อเริ่มใช้ Timesheet คือพยายามเก็บข้อมูลทุกอย่างตั้งแต่วันแรก ทั้งที่ยังไม่รู้ว่า Project Manager หรือผู้บริหาร ต้องการนำข้อมูลไปตอบคำถามอะไร
แนวทางที่ใช้งานได้ง่ายกว่าคือ เริ่มจาก Project ประเภทงานหลัก และชั่วโมงที่ต้องการติดตาม จากนั้นค่อยเพิ่มรายละเอียด เมื่อมีเหตุผลทางธุรกิจชัดเจน
Project ต้องชัด
ทีมควรรู้ว่า งานแต่ละชิ้นต้องถูกบันทึก เข้า Project ใด
Work Code อย่าละเอียดเกินไป
ถ้าตัวเลือกมากเกินความจำเป็น คนในทีมอาจใช้ Code ไม่ตรงกัน
อย่าใช้ชั่วโมงเป็นคะแนน
ชั่วโมงมากหรือน้อย ไม่ได้บอกคุณภาพ ความยาก หรือคุณค่าของงานโดยอัตโนมัติ
สำนักงานสถาปนิกควรเริ่มพิจารณาระบบ Timesheet เมื่อไร?
สำนักงานขนาดเล็กอาจเริ่มจาก Spreadsheet ได้ หากจำนวนคนและ Project ยังไม่มาก และวิธีรวบรวมข้อมูลยังไม่เป็นภาระ
แต่เมื่อมี Project พร้อมกันมากขึ้น คนหนึ่งทำหลายโครงการ ต้องใช้ Work Code ต้องตรวจสอบ Timesheet หรือต้องการดูรายงานย้อนหลังอย่างเป็นโครงสร้าง ระบบ Timesheet อาจเริ่มมีประโยชน์มากขึ้น
หลาย Project
ทีมต้องแบ่งเวลา ระหว่างหลายโครงการพร้อมกัน
หลาย Work Code
ต้องการรู้ว่าเวลา ถูกใช้กับงานประเภทใด
ต้อง Review
ข้อมูล Timesheet ต้องผ่านขั้นตอนตรวจสอบ ก่อนนำไปใช้
ต้องดูย้อนหลัง
ต้องการเปรียบเทียบ ข้อมูลของ Project หรือช่วงเวลาต่าง ๆ
ใช้ข้อมูลกับต้นทุน
ต้องนำชั่วโมงทำงาน ไปประกอบการวิเคราะห์ ต้นทุนแรงงาน
Spreadsheet เริ่มจัดการยาก
การรวมไฟล์ ตรวจสอบ Version และทำ Report เริ่มใช้เวลามากขึ้น
FMS Time-Sheet กับการทำงานแบบ Project
สำหรับองค์กรที่ต้องการจัดข้อมูลเวลา ให้สัมพันธ์กับ Project และประเภทงาน FMS Time-Sheet ของ WiSDOM FiRM มีแนวทางการบันทึกข้อมูลหลักผ่าน Project + Work Code + Working Hours รวมถึงการดูข้อมูลย้อนหลัง และ Workflow การตรวจสอบ Timesheet ตามส่วนการทำงานของระบบ
รายละเอียด Feature, Version, Package, สิทธิ์ผู้ใช้งาน, รายงาน และ Requirement เฉพาะขององค์กร ควรตรวจสอบกับทีมงานก่อนนำไปใช้จริง
อ่านต่อเพื่อวางระบบ Timesheet ให้เหมาะกับองค์กร
คำถามเกี่ยวกับ Timesheet สำหรับสถาปนิก
Timesheet สำหรับสถาปนิกคืออะไร?
Timesheet ต่างจากระบบลงเวลาเข้า-ออกอย่างไร?
สำนักงานสถาปนิกขนาดเล็กจำเป็นต้องใช้ระบบ Timesheet หรือไม่?
ควรสร้าง Work Code สำหรับสถาปนิกแบบไหน?
Timesheet ใช้คำนวณต้นทุนโครงการได้เลยหรือไม่?
Timesheet ใช้วัดประสิทธิภาพสถาปนิกได้หรือไม่?
ถ้า Project ใช้เวลาเกินประมาณการ แปลว่าทีมทำงานช้าหรือไม่?
Timesheet ช่วยเรื่อง Revision ได้อย่างไร?
FMS Time-Sheet เหมาะกับสำนักงานสถาปนิกหรือไม่?
ทดลอง FMS ก่อนใช้งานจริงได้ที่ไหน?
เริ่มจากคำถามง่าย ๆ ว่า “เวลาของทีมออกแบบถูกใช้ไปกับ Project และงานอะไรบ้าง?”
Timesheet ที่ดีสำหรับสำนักงานสถาปนิก ไม่จำเป็นต้องมีช่องกรอกจำนวนมาก แต่ควรช่วยให้ทีมบันทึกข้อมูลได้ในระดับที่เหมาะสม และทำให้ข้อมูลเหล่านั้น กลับมาใช้ประกอบการบริหาร Project ได้จริง
ถ้ายังไม่แน่ใจว่าควรเริ่มอย่างไร ให้เริ่มจาก Project ประเภทงานหลัก และชั่วโมงที่ต้องการติดตามก่อน แล้วค่อยเพิ่มรายละเอียดเมื่อมีเหตุผลในการใช้งาน
สอบถามข้อมูล: 061-464-5456
