ทดลอง FMS Time-Sheet ก่อนนำไปใช้กับทีมงานจริง
ถ้ากำลังพิจารณาระบบ Timesheet วิธีที่เข้าใจระบบได้เร็วกว่าการอ่านรายการฟีเจอร์ยาว ๆ คือ ลองเปิดระบบและดู Workflow ด้วยตัวเอง หน้านี้รวบรวมข้อมูลสำหรับเข้า Demo ของ WiSDOM FiRM FMS พร้อมจุดที่แนะนำให้ลองดู เพื่อให้ประเมินได้ว่ารูปแบบการบันทึกเวลา Project และ Work Code เข้ากับวิธีทำงานขององค์กรหรือไม่
Demo เหมาะสำหรับดูแนวทางการทำงานของ FMS Time-Sheet ตั้งแต่การเลือก Project → Work Code → ชั่วโมงทำงาน ไปจนถึงการดูข้อมูลย้อนหลัง รายงาน และ Workflow การตรวจสอบ Timesheet โดยระบบ Demo อาจเปิดให้เห็นเพียงบางส่วนของระบบจริง
ข้อมูลสำหรับเข้าสู่ระบบ Demo FMS
เปิดระบบ Demo ผ่าน Browser แล้วใช้บัญชีทดสอบด้านล่าง ไม่ควรนำข้อมูลจริงของบริษัท ข้อมูลพนักงาน หรือลูกค้า ไปกรอกในระบบสาธิต
เปิดระบบทดลองใช้งาน
Demo ใช้สำหรับสำรวจหน้าจอและ Workflow ของระบบในเบื้องต้น ก่อนพูดคุยเรื่อง Requirement หรือรูปแบบการใช้งานขององค์กร
เข้า Demo แล้วควรทดลองอะไรบ้าง?
ไม่จำเป็นต้องเปิดทุกเมนูพร้อมกัน ถ้าต้องการเข้าใจแกนของระบบ Timesheet แนะนำให้เริ่มจากเส้นทางข้อมูลหลักก่อน
ดู Project
เริ่มจากดูว่า Project ถูกใช้เป็นโครงสร้างสำหรับแยกงาน และข้อมูลเวลาของแต่ละโครงการอย่างไร
ดู Work Code
ดูการแยกประเภทงาน เพื่อให้ชั่วโมงที่บันทึก ไม่ได้มีเพียงจำนวนเวลา แต่มีบริบทว่านำไปใช้กับงานประเภทใด
ดู Timesheet
สำรวจรูปแบบการบันทึกเวลา ตาม Project, Work Code และจำนวนชั่วโมงทำงาน
ดู Report / Approval
ลองดูว่าข้อมูลที่บันทึกแล้ว ถูกนำไปตรวจสอบ ดูย้อนหลัง และสรุปเป็นข้อมูลสำหรับการบริหารอย่างไร
อย่าดู Demo แค่ว่า “หน้าจอสวยไหม” ให้ดูว่า Workflow เข้ากับองค์กรหรือไม่
เวลาประเมินระบบ Timesheet หน้าตาเป็นเพียงส่วนหนึ่ง สิ่งที่ควรดูจริง ๆ คือ คนในทีมจะใช้ระบบนี้อย่างไรในแต่ละวัน และข้อมูลที่กรอกเข้าไป สามารถนำกลับมาใช้กับงานบริหารได้หรือไม่
มุมของผู้กรอก
Project และ Work Code เข้าใจง่ายหรือไม่? ถ้าต้องกรอกเป็นประจำ ขั้นตอนเหมาะกับ Workflow ของทีมแค่ไหน?
มุมของผู้ตรวจสอบ
เมื่อพนักงานส่ง Timesheet ผู้ดูแลสามารถตรวจสอบข้อมูล และมองเห็นรายละเอียดที่จำเป็น ก่อนนำข้อมูลไปใช้ต่อได้อย่างไร?
มุมของผู้บริหาร
ข้อมูลที่ได้ช่วยตอบคำถาม เรื่อง Project, Work Code, ชั่วโมงทำงาน หรือต้นทุนที่องค์กรสนใจหรือไม่?
ส่วนการทำงานที่พบในข้อมูลระบบ FMS
จากโครงสร้างระบบและเอกสาร FMS เดิม มีส่วนที่เกี่ยวข้องกับการบันทึกและตรวจสอบ Timesheet หลายระดับ โดย Demo อาจเปิดให้เห็นเฉพาะบางส่วน
จุดที่ควรลองดูเป็นพิเศษ: การตรวจสอบ Timesheet
การมี Timesheet ไม่ได้จบแค่พนักงานกรอกชั่วโมง เพราะถ้าข้อมูลจะถูกนำไปใช้กับ Project รายงาน หรือต้นทุน องค์กรต้องพิจารณาด้วยว่า ใครตรวจสอบข้อมูล และตรวจสอบเมื่อไร
โครงสร้าง FMS มี Workflow สำหรับ Timesheet Approval ซึ่ง Supervisor สามารถตรวจสอบรายละเอียด ของ Timesheet ที่ส่งเข้ามา และเลือก Approve หรือ Disapprove ได้
จุดนี้มีความสำคัญมากกว่าการเก็บเวลาอย่างเดียว เพราะช่วยแยก “ข้อมูลที่ผู้ใช้กรอก” ออกจาก “ข้อมูลที่ผ่านขั้นตอนตรวจสอบ” ตาม Workflow ของระบบ
ระบบเดิมมีโครงสร้างรายงานอะไรบ้าง?
ชื่อรายงานต่อไปนี้มาจากข้อมูลระบบ FMS เดิม แต่สิทธิ์ที่บัญชี Demo มองเห็น อาจไม่เท่ากับระบบที่เปิดใช้งานจริง
ทำไม Project และ Work Code ถึงสำคัญกว่าแค่การมีช่องกรอกเวลา?
Timesheet ที่มีเพียง “วันที่ + จำนวนชั่วโมง” อาจตอบคำถามได้เพียงว่าใช้เวลาไปเท่าไร แต่เมื่อเวลาถูกเชื่อมกับ Project และ Work Code ข้อมูลจะเริ่มมีบริบทมากขึ้น
ตัวอย่างเช่น แทนที่จะรู้เพียงว่า พนักงานทำงาน 8 ชั่วโมง องค์กรสามารถเห็นได้ว่า เวลาเหล่านั้นเกี่ยวข้องกับ Project ใด และเป็นงานประเภทใด ตามโครงสร้างข้อมูลที่กำหนดไว้
นี่เป็นเหตุผลที่ตอนทดลอง Demo ผมแนะนำให้ดู Main Data และโครงสร้าง Project / Work Code ควบคู่กับหน้ากรอก Timesheet ไม่ใช่ดูเฉพาะหน้าบันทึกเวลาอย่างเดียว
ระบบ Demo มีไว้สำหรับทดลอง Workflow และทำความเข้าใจรูปแบบการใช้งานเบื้องต้น จึงอาจเปิดให้เห็นเพียงบางเมนู บางข้อมูล หรือบางสิทธิ์ของระบบ และไม่ควรถือว่าหน้าจอ Demo เป็นรายละเอียด Package หรือ Scope ของระบบที่จะนำไปใช้จริงทั้งหมด
หากต้องการประเมินการใช้งานจริง ควรนำ Requirement ขององค์กร เช่น จำนวนผู้ใช้ รูปแบบ Project Work Code ขั้นตอนตรวจสอบ และรายงานที่ต้องการ มาพิจารณาร่วมกัน
ก่อนนำระบบไปใช้จริง เราอยากให้ดู Workflow มากกว่าดูรายการ Feature
ระบบ Timesheet จะมีประโยชน์ เมื่อโครงสร้างข้อมูลสอดคล้องกับวิธีทำงานจริง ขององค์กร ไม่ใช่เพียงเพราะระบบมีเมนูจำนวนมาก
เริ่มจาก Project
องค์กรแบ่ง Project อย่างไร และผู้ใช้เข้าใจโครงสร้างเดียวกันหรือไม่ เป็นเรื่องที่ควรชัดก่อนเริ่มเก็บเวลา
กำหนด Work Code เท่าที่ใช้จริง
Work Code ที่ละเอียดเกินไป อาจทำให้ผู้ใช้เลือกไม่ตรงกัน และข้อมูลที่ได้วิเคราะห์ยากขึ้น
รู้ก่อนว่าจะนำข้อมูลไปทำอะไร
ถ้าองค์กรไม่รู้ว่า จะใช้ข้อมูล Timesheet ตอบคำถามอะไร การเพิ่มช่องกรอกมากขึ้น อาจกลายเป็นภาระของทีมแทน
ทดลองแล้วสนใจใช้งานจริง ทำอะไรต่อ?
ถ้าลอง Demo แล้วพบว่าแนวทาง Project + Work Code + Working Hours ใกล้เคียงกับสิ่งที่องค์กรต้องการ ขั้นต่อไปไม่ใช่การเปิดทุก Feature ทันที แต่ควรเริ่มจากการคุย Requirement ให้ชัดก่อน
เช่น จำนวนผู้ใช้งาน จำนวน Project วิธีแบ่ง Work Code ผู้ตรวจสอบข้อมูล รูปแบบรายงาน และ Workflow ที่องค์กรใช้อยู่ในปัจจุบัน
คำถามเกี่ยวกับ Demo FMS Time-Sheet
Demo FMS ใช้งานฟรีหรือไม่?
Username และ Password ของ Demo คืออะไร?
Demo แสดงทุก Feature ของ FMS หรือไม่?
ควรใส่ข้อมูลจริงของบริษัทลงใน Demo หรือไม่?
FMS Time-Sheet บันทึกอะไร?
มี Timesheet Approval หรือไม่?
ระบบดูข้อมูลรายวัน รายสัปดาห์ และรายเดือนได้หรือไม่?
ทดลองแล้วต้องสมัครทันทีหรือไม่?
ดูรายละเอียดระบบ FMS ตัวจริงได้ที่ไหน?
เปิด Demo แล้วลองดูเส้นทาง Project → Work Code → Timesheet ด้วยตัวเอง
ใช้ Demo เพื่อทำความเข้าใจแนวทางระบบก่อน จากนั้นลองเทียบกับ Workflow ที่องค์กรใช้อยู่จริง ถ้ารูปแบบใกล้เคียงกับสิ่งที่ต้องการ ค่อยนำ Requirement มาคุยรายละเอียดกันต่อ
สอบถามข้อมูลเบื้องต้น: 061-464-5456
