รับพนักงานใหม่ ช่วง Work from Home ต้องทำอย่างไร
หลังจากการแพร่ระบาดของ COVID-19 การทำงานที่บ้าน หรือ Work from Home กลายเป็นรูปแบบการทำงานที่บริษัทต่าง ๆ ใช้กันมากขึ้น นอกจากจะลดโอกาสในการแพร่เชื้อไวรัสแล้ว ยังส่งผลดีต่อบริษัทและพนักงานหลายอย่าง ไม่ว่าจะเป็นประสิทธิภาพในการทำงาน ลดค่าใช้จ่าย หรือมีเวลาในการทำสิ่งต่าง ๆ เพิ่มขึ้นเพราะไม่ต้องเสียเวลาเดินทาง
เมื่อรับพนักงานใหม่ ช่วง Work from Home ต้องทำอย่างไร
1. การเตรียมพร้อมสำหรับพนักงานใหม่ Work from Home
การรับพนักงานใหม่เข้าสู่องค์กรในช่วง Work from Home นั้นไม่ใช่เรื่องง่ายเลยนะครับ เพราะเราไม่สามารถจัดปฐมนิเทศแบบเห็นหน้าค่าตากันได้เหมือนเดิม แต่ก็ใช่ว่าจะทำไม่ได้! เราต้องปรับตัวและเตรียมพร้อมให้ดีที่สุด เพื่อให้พนักงานใหม่รู้สึกเหมือนได้รับการต้อนรับอย่างอบอุ่นและสามารถเริ่มงานได้อย่างราบรื่น
1.1 เตรียมอุปกรณ์และคู่มือให้พร้อม
ปกติแล้ว วันแรกของการทำงาน พนักงานใหม่จะได้นั่งฟัง HR อธิบายกฎระเบียบต่างๆ และพาเดินทัวร์ออฟฟิศใช่ไหมครับ? แต่พอ Work from Home กระบวนการเหล่านี้ก็ไม่ได้หายไปไหน เพียงแต่เราต้องปรับเปลี่ยนรูปแบบเท่านั้นเอง
1.1.1 เอกสารแนะนำบริษัทและกฎระเบียบ
HR ควรเปลี่ยนจากการประชุมปฐมนิเทศที่ออฟฟิศมาเป็นการประชุมผ่าน Video Conference แทน และที่สำคัญคือต้องเตรียม คู่มือแนะนำบริษัท ที่อธิบายกฎระเบียบ ข้อบังคับต่างๆ ขององค์กรให้ละเอียด อาจจะทำเป็นไฟล์เอกสาร PDF หรือแม้กระทั่งวิดีโอแนะนำ แล้วอัปโหลดขึ้นระบบออนไลน์ให้พนักงานใหม่ดาวน์โหลดไปอ่านหรือดูได้เลยครับ นอกจากนี้ ถ้าบริษัทเรามีการแนะนำพนักงานใหม่ให้รู้จักกับหัวหน้าแต่ละแผนกอยู่แล้ว ก็อาจจะขอเวลาหัวหน้าแผนกเหล่านั้นเข้ามาทักทายและต้อนรับพนักงานใหม่ผ่าน Video Conference ด้วยก็ได้นะครับ จะได้สร้างความคุ้นเคยกันตั้งแต่เนิ่นๆ
1.1.2 คู่มือการใช้งานระบบและโปรแกรม IT
สำหรับฝ่าย IT ก็เช่นกันครับ ไม่ต้องพาเดินไปที่โต๊ะเพื่อแนะนำการใช้งานโปรแกรมต่างๆ แต่ควรจัดทำ คู่มือสอนใช้งานเครื่องมือ ระบบ หรือโปรแกรมสำคัญๆ ที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นแพลตฟอร์มประชุมออนไลน์ ระบบจัดการโปรเจกต์ หรือโปรแกรมเฉพาะทางต่างๆ อาจจะทำเป็นเอกสารทีละขั้นตอน หรือเป็นวิดีโอสอนแบบสั้นๆ แล้วอัปโหลดขึ้นออนไลน์ให้พนักงานใหม่เข้าถึงได้ง่ายๆ ครับ
1.1.3 การจัดการอุปกรณ์ IT สำหรับพนักงาน
ในกรณีที่พนักงานใหม่ต้องใช้อุปกรณ์ IT ของตัวเองในการทำงาน ฝ่าย IT ควรสอบถามรายละเอียดของอุปกรณ์เหล่านั้นให้ชัดเจนก่อนวันเริ่มงาน เช่น ถ้าพนักงานใช้โน้ตบุ๊กส่วนตัว ก็ควรถามรุ่นและสเปคเพื่อที่จะได้ให้คำแนะนำในการติดตั้งโปรแกรมที่จำเป็นได้อย่างถูกต้อง แต่ถ้าบริษัทต้องจัดหาอุปกรณ์ IT ให้พนักงานใหม่เอง ก็ควรจัดการ ส่งอุปกรณ์เหล่านั้นให้ถึงมือพนักงานตั้งแต่ก่อนวันเริ่มงาน เลยนะครับ เพื่อที่พนักงานจะได้มีเวลาเตรียมตัว และหากจำเป็นต้องติดตั้งอุปกรณ์ที่ซับซ้อน ก็อาจจะมอบหมายให้ใครสักคนในทีม IT เข้าไปช่วยติดตั้งให้ถึงที่ได้เลย
2. การสร้างความผูกพันและบรรยากาศต้อนรับ
เมื่อพนักงานใหม่ได้อุปกรณ์และคู่มือพร้อมแล้ว สิ่งต่อมาคือการสร้างบรรยากาศที่เป็นกันเองและอบอุ่น เพราะการทำงานที่บ้านอาจทำให้พนักงานใหม่รู้สึกโดดเดี่ยวได้ง่ายๆ เราต้องทำให้เขารู้สึกเหมือนเป็นส่วนหนึ่งของทีมตั้งแต่แรกเริ่ม
2.1 จัด Welcome Party ออนไลน์
หลังจากปฐมนิเทศกับ HR เรียบร้อยแล้ว แต่ละแผนกที่มีพนักงานใหม่เข้ามา ควรมีการ Video Conference เพื่อแนะนำทุกคนในแผนก ว่าใครชื่ออะไร ทำหน้าที่อะไร จากนั้นอาจจะจัด Welcome Party เล็กๆ แบบสบายๆ ผ่าน Video Conference ด้วยกัน อาจจะนัดกินข้าวเที่ยงหรือกินมื้อเย็นหลังเลิกงานพร้อมกันก็ได้ครับ การทำแบบนี้จะช่วยให้พนักงานใหม่ได้พูดคุยกับเพื่อนร่วมงานในเรื่องอื่นๆ นอกเหนือจากเรื่องงาน เขาก็จะรู้สึกว่าตัวเองเป็นส่วนหนึ่งของทีม และกล้าที่จะถามไถ่หรือปรึกษาเรื่องงานได้ง่ายขึ้น
2.1.1 การแนะนำตัวและการสร้างความคุ้นเคย
ในช่วง Welcome Party ควรให้ทุกคนได้มีโอกาสแนะนำตัวสั้นๆ รวมถึงเล่าเรื่องส่วนตัวเล็กน้อย หรือสิ่งที่น่าสนใจ เพื่อให้พนักงานใหม่ได้รู้จักตัวตนของแต่ละคนมากขึ้น และอาจมีการเล่นเกมสั้นๆ เพื่อละลายพฤติกรรมก็ได้นะครับ
2.1.2 กิจกรรมสังสรรค์ผ่าน Video Conference
อาจจะมีการนัดหมายกันสั่งอาหารเดลิเวอรี่มาทานพร้อมกันในระหว่าง Video Conference หรืออาจจะเปิดเพลงเบาๆ สร้างบรรยากาศสบายๆ ให้ทุกคนได้ผ่อนคลายและทำความรู้จักกันอย่างเป็นธรรมชาติ
2.2 การนัดหมายพบปะนอกสถานที่ (หากเป็นไปได้)
ถ้าสถานการณ์เอื้ออำนวยและนโยบายของบริษัทอนุญาต อาจจะหาวันที่เหมาะสมสักหนึ่งวัน ให้ทั้งทีมได้ เข้าไปทำงานที่ออฟฟิศพร้อมกัน เพื่อเจอหน้ากันจริงๆ ก็ได้นะครับ การได้พบปะพูดคุยกันแบบเห็นหน้าจะช่วยสร้างความสนิทสนมและผูกพันกันได้ดีกว่าการคุยผ่านหน้าจออย่างเดียวแน่นอน
3. การกำหนดเป้าหมายและการติดตามผล
การทำงานจากบ้านบางครั้งก็ทำให้พนักงานใหม่เกิดความกังวลได้ง่ายๆ ว่างานที่ทำอยู่ดีพอหรือยัง คุณภาพเป็นที่น่าพอใจไหม? หัวหน้าจึงต้องเข้ามาช่วยลดความกังวลตรงนี้ครับ
3.1 ตั้งเป้าหมายการทำงานที่ชัดเจนและวัดผลได้
สำหรับพนักงานใหม่ที่ต้อง Work from Home หัวหน้าควร กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนและจับต้องได้ บอกเขาไปเลยว่าเราคาดหวังอะไร ให้ To-do List กับเขาว่าต้องทำอะไรบ้าง และมีอะไรที่ต้องทำให้เสร็จ ซึ่งควรเป็น เป้าหมายระยะสั้นๆ เช่น ภายใน 1 สัปดาห์แรก หรือ 2 สัปดาห์แรก เพื่อให้พนักงานใหม่มีทิศทางในการทำงาน
3.1.1 การกำหนด To-do List รายสัปดาห์
การจัดทำ To-do List ที่ละเอียดในแต่ละสัปดาห์ จะช่วยให้พนักงานใหม่รู้ว่าต้องทำอะไรบ้างและจัดลำดับความสำคัญของงานได้ถูกต้อง ลดความสับสนและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
3.1.2 ประโยชน์ของการมีเป้าหมายที่ชัดเจน
การมีเป้าหมายที่ชัดเจนไม่เพียงแต่เป็นประโยชน์ต่อตัวพนักงานใหม่เท่านั้น แต่ยังช่วยให้หัวหน้าสามารถ ประเมินการทำงานในช่วงทดลองงานของเขาได้ง่ายขึ้น ด้วย ว่าเขาสามารถทำงานได้ตามที่เราคาดหวังหรือไม่
3.2 การสื่อสารและติดตามผลอย่างสม่ำเสมอ
หัวหน้าหลายคนมักจะพูดคุยกับพนักงานใหม่อย่างจริงจังก็ต่อเมื่อถึงเวลาประเมินผลงานแต่ละเดือน แต่กับการทำงานแบบ Work from Home เราไม่ควรรอนานขนาดนั้นครับ
3.2.1 การพูดคุยส่วนตัวประจำวันกับพนักงานใหม่
หัวหน้าควรหาเวลา Video Conference กับพนักงานใหม่ในช่วงเย็นของแต่ละวัน ใช้เวลาสั้นๆ นี้ในการสอบถาม Feedback เกี่ยวกับการทำงานจากเขาว่ามีอะไรสงสัย มีปัญหาอะไรไหม หรือโอเคกับการทำงานตรงไหน จะได้แก้ไขและปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมได้อย่างทันท่วงที ไม่ต้องรอจนถึงเวลาประเมินงาน
3.2.2 การประชุมทีมออนไลน์ประจำวัน
นอกจากนี้ ควรมีการ นัดประชุมออนไลน์กันทั้งแผนกเป็นประจำทุกวัน ให้แต่ละคนได้อัปเดตงานของตัวเอง และคนในแผนกทุกคนได้มีเวลาพูดคุยกัน อาจจะใช้เวลาสั้นๆ แค่ 15-30 นาที ก็พอแล้ว เพื่อให้ทุกคนรู้สึกเชื่อมโยงกันอยู่เสมอ
4. การสนับสนุนและเสริมสร้างความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่ง
การทำงานคนเดียวที่บ้าน อาจทำให้พนักงานใหม่รู้สึกโดดเดี่ยวและไม่รู้จะปรึกษาใครดีเมื่อเกิดปัญหา การสร้างระบบสนับสนุนจึงเป็นสิ่งสำคัญมากครับ
4.1 การมี “Buddy” คอยช่วยเหลือ
เวลาเรานั่งทำงานที่ออฟฟิศ มีปัญหาอะไรก็สามารถหันไปถามเพื่อนร่วมงานข้างๆ ได้ทันทีใช่ไหมครับ? แต่พอ Work from Home มันทำอย่างนั้นไม่ได้ โดยเฉพาะพนักงานใหม่ที่ยังไม่สนิทกับใคร ไม่รู้จะถามใครดี จะให้รอคุยกับหัวหน้าตอนเย็นบางเรื่องก็อาจจะไม่ทันการณ์
ดังนั้นจึงควรมีการ จับคู่พนักงานใหม่กับพนักงานคนอื่นๆ ในทีมที่ทำงานมานานแล้ว ให้เป็นเหมือน Buddy ที่คอยช่วยเหลือ ให้คำแนะนำทั้งในเรื่องการทำงานและเรื่องอื่นๆ ที่เกี่ยวกับบริษัท เวลาพนักงานใหม่มีปัญหาเขาจะได้รู้ว่าต้องถามใคร ไม่ต้องคอยกังวลว่าจะรบกวนคนอื่น ช่วยลดความเครียดและความกดดัน รวมถึงทำให้เขาไม่รู้สึกโดดเดี่ยวอีกด้วย
4.1.1 บทบาทและหน้าที่ของ Buddy
Buddy จะทำหน้าที่เป็นเหมือนพี่เลี้ยง คอยให้คำแนะนำเกี่ยวกับวัฒนธรรมองค์กร ขั้นตอนการทำงานที่ไม่เป็นทางการ หรือแม้กระทั่งเรื่องเล็กๆ น้อยๆ ที่พนักงานใหม่อาจไม่กล้าถามหัวหน้าโดยตรง
4.1.2 คุณสมบัติของ Buddy ที่เหมาะสม
คนที่ควรเลือกมาเป็น Buddy กับพนักงานใหม่นั้น ควรเป็นคนที่ทำงานมาสักระยะแล้ว รู้จักและเข้าใจการทำงานรวมทั้งองค์กรเป็นอย่างดี สามารถไว้ใจและเชื่อถือได้ ที่สำคัญ ก่อนจะจับคู่เขาเข้ากับพนักงานใหม่ ต้อง สอบถามความสมัครใจจากเขาก่อนด้วย นะครับ เพราะการเป็น Buddy อาจกระทบกับเวลาในการทำงานของเขาได้
4.2 การรับฟังความคิดเห็นและปรับปรุง
การเปิดโอกาสให้พนักงานใหม่ได้แสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับประสบการณ์ Work from Home ของพวกเขา เป็นสิ่งสำคัญมากในการปรับปรุงกระบวนการต้อนรับให้ดียิ่งขึ้น หัวหน้าควรเปิดใจรับฟังและนำข้อเสนอแนะไปปรับใช้
5. บทสรุปและคำถามที่พบบ่อย (FAQs)
การมีพนักงานใหม่เข้ามาร่วมทีมย่อมมีปัญหาติดขัดบ้างเป็นเรื่องธรรมดา ไม่ว่าจะทำงานที่ออฟฟิศหรือทำงานที่บ้าน สิ่งสำคัญคือเราต้องเรียนรู้ ปรับตัว และหาวิธีที่เหมาะสมเพื่อให้ทุกคนทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น ทั้งพนักงานใหม่ หัวหน้า หรือเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ ครับ การจัดการที่ดีในช่วง Work from Home จะช่วยให้พนักงานใหม่รู้สึกผูกพันกับองค์กรและพร้อมที่จะทุ่มเทให้กับงานได้อย่างเต็มที่
บทความที่น่าสนใจ
FAQs
- การจัดปฐมนิเทศแบบ Work from Home ควรใช้เวลานานแค่ไหน? การจัดปฐมนิเทศไม่จำเป็นต้องใช้เวลานานเท่ากับการปฐมนิเทศแบบปกติ อาจจะแบ่งเป็นช่วงสั้นๆ แต่ถี่ขึ้น เช่น วันแรกเน้นเรื่องข้อมูลทั่วไป วันถัดๆ ไปค่อยลงรายละเอียดในแต่ละส่วน เพื่อไม่ให้พนักงานใหม่รู้สึกเหนื่อยล้าจากการนั่งหน้าจอนานๆ
- ถ้าพนักงานใหม่มีปัญหาเรื่องสัญญาณอินเทอร์เน็ต ควรทำอย่างไร? บริษัทอาจพิจารณาจัดหาสัญญาณอินเทอร์เน็ตสำรอง หรือสนับสนุนค่าใช้จ่ายส่วนนี้ให้พนักงาน เพื่อให้แน่ใจว่าการเชื่อมต่อจะไม่เป็นอุปสรรคต่อการทำงาน และควรมีการตรวจสอบความพร้อมของสัญญาณก่อนวันเริ่มงาน
- จะรู้ได้อย่างไรว่าพนักงานใหม่ทำงานได้ตามเป้าหมาย? การกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนและวัดผลได้ตั้งแต่แรก พร้อมกับการสื่อสารและติดตามผลเป็นประจำทุกวัน จะช่วยให้หัวหน้าสามารถประเมินผลการทำงานได้อย่างแม่นยำ นอกจากนี้ การใช้ระบบ TimeSheet หรือโปรแกรมติดตามงานก็ช่วยได้มากครับ
- ควรมีการจัดกิจกรรมเสริมสร้างความสัมพันธ์ในทีม Work from Home บ่อยแค่ไหน? ความถี่ขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมองค์กรและขนาดทีม แต่อย่างน้อยควรมีกิจกรรมสังสรรค์ออนไลน์เดือนละ 1-2 ครั้ง หรือกิจกรรมเบาๆ เช่น Coffee Break Online สัปดาห์ละ 1 ครั้ง เพื่อให้ทุกคนได้ผ่อนคลายและพูดคุยกันนอกเรื่องงานบ้าง
- ถ้าพนักงานใหม่ไม่กล้าปรึกษาปัญหา ควรทำอย่างไร? หัวหน้าและ Buddy ควรเป็นฝ่ายรุกเข้าหาพนักงานใหม่ก่อน อาจจะมีการเช็กอินสั้นๆ ถามไถ่ถึงความคืบหน้าและอุปสรรคที่เจอ นอกจากนี้ การสร้างวัฒนธรรมที่เปิดกว้างและส่งเสริมให้เกิดการตั้งคำถาม ก็จะช่วยลดความกังวลและกระตุ้นให้พนักงานใหม่กล้าที่จะสื่อสารมากขึ้นครับ
สนใจโปรแกรมช่วย จัดการโครงการ การทำงานของพนักงาน ออนไลน์ https://www.wisdomfirm.com/service-promotion/
