เมื่อรับพนักงานใหม่ ช่วง Work from Home ต้องทำอย่างไร

หลังจากการแพร่ระบาดของ COVID-19 การทำงานที่บ้าน หรือ Work from Home กลายเป็นรูปแบบการทำงานที่บริษัทต่าง ๆ ใช้กันมากขึ้น นอกจากจะลดโอกาสในการแพร่เชื้อไวรัสแล้ว ยังส่งผลดีต่อบริษัทและพนักงานหลายอย่าง ไม่ว่าจะเป็นประสิทธิภาพในการทำงาน ลดค่าใช้จ่าย หรือมีเวลาในการทำสิ่งต่าง ๆ เพิ่มขึ้นเพราะไม่ต้องเสียเวลาเดินทาง

เตรียมอุปกรณ์ IT และคู่มือ กฎระเบียบการทำงาน ต่าง ๆ ให้เรียบร้อย (Work from Home)

ปกติแล้วในวันแรกของการเริ่มงานบริษัทก็จะมีการจัดปฐมนิเทศพนักงานใหม่ ให้รวมตัวกันในห้องประชุมฟัง HR อธิบายกฎระเบียบของบริษัทและพาเดินทัวร์ออฟฟิศแนะนำแผนกต่าง ๆ รวมทั้งให้ฝ่าย IT ได้แนะนำการใช้งานอุปกรณ์ IT หรือระบบต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน ซึ่งการที่บริษัทมีการ Work from Home แบบเต็มตัวไม่ได้หมายความว่ากระบวนการพวกนี้จะต้องยกเลิกไป

HR อาจจะเปลี่ยนจากการเข้าประชุมที่ออฟฟิศเป็นการประชุมผ่าน Video Conference แทน โดยก่อนที่จะถึงวันปฐมนิเทศก็ควรทำคู่มือแนะนำบริษัท อธิบายกฎระเบียบต่าง ๆ ขององค์กรในรูปแบบเอกสาร หรือไฟล์ Video แล้วอัปโหลดขึ้นออนไลน์ให้พนักงานดาวน์โหลดไปดูเพิ่มเติมได้ นอกจากนั้นถ้าปกติบริษัทคุณมีการพาพนักงานใหม่ไปแนะนำกับหัวแต่ละแผนกอยู่แล้ว ก็อาจขอเวลาส่วนหนึ่งจากหัวหน้าแผนกต่าง ๆ เข้ามาร่วมประชุมทักทายและต้อนรับพนักงานใหม่ผ่าน Video Conference ด้วย

สำหรับฝ่าย IT ก็ต้องทำคู่มือสอนใช้งานเครื่องมือ ระบบ หรือโปรแกรมต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการทำงานในรูปแบบเอกสาร หรือไฟล์ Video แล้วอัปโหลดขึ้นออนไลน์เช่นกัน โดยหากพนักงานใหม่ใช้อุปกรณ์ IT ที่เป็นของตัวเองในการทำงาน ฝ่าย IT ก็ต้องสอบถามรายละเอียดอุปกรณ์ต่าง ๆ ให้พร้อมก่อนวันเริ่มงาน เช่น ถ้าใช้โน้ตบุ๊กส่วนตัว ก็ต้องสอบถามให้ชัดเจนถึงรุ่นและรายละเอียดของคอมพิวเตอร์ เพื่อให้คำแนะนำในการติดตั้งโปรแกรมที่จำเป็นต่อการทำงาน แต่ถ้าบริษัทต้องจัดหาอุปกรณ์ IT ให้พนักงานใหม่ ก็ควรส่งอุปกรณ์เหล่านั้นให้ถึงมือพวกเขาตั้งแต่ก่อนถึงวันเริ่มงาน ซึ่งหากจำเป็นต้องติดตั้งอุปกรณ์ที่ต้องใช้ความรู้ความชำนาญเป็นพิเศษ ก็อาจจะมอบหมายให้บางคนในทีม IT ไปช่วย

จัด Welcome Party ผ่าน Video Conference

หลังการปฐมนิเทศกับ HR แล้ว ก่อนจะเริ่มทำงาน แต่ละแผนกที่มีพนักงานเข้าใหม่ควรจะมีการ Video Conference เพื่อแนะนำทุกคนในแผนกก่อนว่าใครชื่ออะไร ทำงานรับผิดชอบส่วนไหน และมีการจัด Welcome Party สบาย ๆ กินข้าวพูดคุยทำความรู้จักกัน ผ่าน Video Conference ตอนกลางวันหรือเย็นหลังเลิกงาน การทำแบบนี้จะทำให้พนักงานใหม่ได้คุยกับคนอื่น ๆ ในแผนกนอกเหนือจากเรื่องงานบ้าง เขาจะได้รู้สึกว่าตัวเองเป็นส่วนหนึ่งของทีม และกล้าที่จะสอบถามและปรึกษาเรื่องงาน หรือถ้าเป็นไปได้ อาจหาวันเหมาะ ๆ สักวันเข้าไปทำงานที่ออฟฟิศด้วยกันทั้งทีม เพื่อเจอหน้ากันจริง ๆ ก็ได้

มีเป้าหมายที่ชัดเจนในการทำงานช่วงแรก

การทำงานอยู่ที่บ้านบางครั้งอาจจะทำให้พนักงานใหม่กังวลได้ว่างานที่เขาทำนั้นดีหรือยัง ปริมาณและคุณภาพของงานเป็นที่น่าพอใจรึเปล่า ดังนั้นสำหรับพนักงานใหม่ที่ต้องทำงานที่บ้าน หัวหน้าควรจะให้เป้าหมายที่ชัดเจน จับต้องได้ บอกเขาเลยว่าคาดหวังอะไร ให้ To-do List กับเขาว่าต้องทำอะไรบ้าง และมีอะไรที่ต้องทำให้เสร็จ ซึ่งควรเป็นเป้าหมายระยะสั้น ๆ ประมาณ 1 สัปดาห์

การมีเป้าหมายที่ชัดเจนนอกจากจะมีประโยชน์กับตัวพนักงานใหม่เองแล้ว ยังช่วยให้หัวหน้าสามารถประเมินการทำงานในช่วงทดลองงานของเขาได้ง่ายยิ่งขึ้นด้วย ว่าเขาสามารถทำงานตามที่เราคาดหวังได้ไหม

มีเวลาคุยกับพนักงานใหม่ทุกวัน

หัวหน้ามักจะมีการพูดคุยกับพนักงานใหม่แบบจริง ๆ จัง ๆ ก็ตอนที่ถึงเวลาประเมินงานในแต่ละเดือน แต่การทำงานแบบ Work from Home ไม่ควรปล่อยเวลานานขนาดนั้น หัวหน้าควรหาเวลาตอนช่วงเย็นของแต่ละวัน Video Conference กับพนักงานใหม่ โดยใช้เวลานี้ในการสอบถาม Feedback ต่าง ๆ เกี่ยวการทำงานจากเขาว่าสงสัยหรือมีปัญหาอะไรไหม โอเคกับการทำงานตรงไหนรึเปล่า จะได้แก้ไขและปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมได้อย่างทันท่วงที ไม่ต้องรอจนถึงเวลาประเมินงาน

นอกจากนั้นก็ควรมีการนัดประชุมออนไลน์กันทั้งแผนกเป็นประจำทุกวันเช่นกัน ให้แต่ละคนได้อัปเดตงานของตัวเอง และคนในแผนกทุกคนได้มีเวลาพูดคุยกัน

จับคู่พนักงานใหม่ กับคนที่ทำงานอยู่แล้ว

การนั่งทำงานที่ออฟฟิศเราสามารถหันไปถามเพื่อนร่วมงานข้าง ๆ ได้ทันทีที่มีปัญหา แต่การ Work from Home ทำอย่างนั้นไม่ได้ โดยเฉพาะสำหรับพนักงานใหม่ ที่ไม่รู้ว่าควรจะถามใครดี เพราะไม่สนิทกับใครเลย จะให้รอคุยกับหัวหน้าในตอนเย็นที่มีนัดกันทุกวัน บางเรื่องก็อาจไม่ทันการณ์

ดังนั้นจึงควรมีการจับคู่พนักงานใหม่กับพนักงานคนอื่นในทีมที่ทำงานมานานแล้ว เป็นเหมือน Buddy ที่คอยช่วยเหลือ ให้คำแนะนำทั้งในเรื่องการทำงานและเรื่องต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับบริษัท เวลาพนักงานใหม่มีปัญหาเขาจะได้รู้ว่าต้องถามใคร ไม่ต้องคอยกังวลว่าจะเป็นการรบกวนคนอื่น ๆ ในทีม ช่วยลดความเครียดและความกดดัน รวมทั้งทำให้เขาไม่รู้สึกว่าโดดเดี่ยวอีกด้วย

ซึ่งคนที่ควรจะเลือกมาให้เป็น Buddy กับพนักงานใหม่นั้น ควรเลือกคนที่ทำงานมาสักระยะแล้ว รู้จักและเข้าใจการทำงานรวมทั้งองค์กรเป็นอย่างดี สามารถไว้ใจและเชื่อถือได้ ที่สำคัญก่อนจะจับคู่เขากับพนักงานใหม่ ต้องสอบถามความสมัครใจจากเขาก่อนด้วย เพราะอาจกระทบกับเวลาในการทำงานของเขา

การมีพนักงานใหม่เข้ามาร่วมทีมย่อมมีปัญหาติดขัดบ้างเป็นเรื่องธรรมดา แต่เราต้องเรียนรู้ ปรับตัว และหาวิธีที่เหมาะสมให้ทุกคนทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น ทั้งพนักงานใหม่ หัวหน้า หรือเพื่อร่วมงานคนอื่น ๆ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญไม่ว่าจะทำงานที่ออฟฟิศหรือทำงานที่บ้าน

ขอบคุณที่มา และอ่านข้อความเต็มที่ https://blog.jobthai.com/hr/ดูแลพนักงานใหม่ยังไงถ้าบริษัท-work-from-home
รูปภาพจาก https://www.pexels.com/th-th

สนใจโปรแกรมช่วย จัดการโครงการ การทำงานของพนักงาน ออนไลน์ https://www.wisdomfirm.com/service-promotion/