ขั้นตอนที่ 2 คู่มือการใช้งาน FIRM กรอก Time Sheet
ขั้นตอนที่ 2 คู่มือการใช้งาน FIRM กรอก Time Sheet : ดูวิธีใช้ WisdomFirm ด้วย 3 ขั้นตอนง่ายๆ ในคู่มือด่วนของเรา สำหรับข้อมูลสนับสนุนและคำอธิบายโดยละเอียด โปรดดูคู่มือสำหรับการใช้งาน
รายละเอียด ขั้นตอนที่ 2 คู่มือการใช้งาน FIRM
-Daily Report
-Personal Week View
-Personal Month View
-Team Timesheet
-Timesheet Approval
วันนี้เราจะมาคุยกันเรื่องที่สำคัญมากๆ สำหรับการทำงานในยุคปัจจุบัน นั่นก็คือ Time Sheet ครับ หลายคนอาจจะคิดว่ามันเป็นแค่การกรอกตัวเลขลงไปในระบบให้ครบๆ จบๆ ไป แต่จริงๆ แล้ว Time Sheet มีความสำคัญมากกว่านั้นเยอะเลยนะครับ โดยเฉพาะในระบบ FIRM ที่จะช่วยให้การจัดการเวลาและการทำงานของคุณเป็นเรื่องง่ายกว่าที่คิด
ทำไม Time Sheet ถึงสำคัญกว่าที่คิด?
Time Sheet คืออะไรกันนะ?
เอาแบบง่ายๆ เลยนะครับ Time Sheet ก็เหมือนกับสมุดบันทึกเวลาทำงานของเรานั่นแหละครับ เรากรอกว่าวันนี้ทำอะไรไปบ้าง ใช้เวลาไปเท่าไหร่กับงานแต่ละชิ้น หรือกับแต่ละโปรเจกต์ ฟังดูไม่ซับซ้อนใช่ไหมครับ?
ประโยชน์ของการบันทึกเวลาทำงานที่คุณอาจไม่เคยรู้
การบันทึก Time Sheet ไม่ใช่แค่การทำตามกฎระเบียบของบริษัทเท่านั้นนะครับ แต่มันมีประโยชน์ที่ซ่อนอยู่เยอะแยะเลยล่ะ ลองคิดดูสิครับ:
- ช่วยให้เห็นภาพรวม: คุณจะรู้เลยว่าในแต่ละวัน แต่ละสัปดาห์ หรือแต่ละเดือน คุณใช้เวลาไปกับอะไรมากที่สุด งานไหนใช้เวลานาน งานไหนทำได้เร็ว นี่แหละคือข้อมูลสำคัญสำหรับการวางแผนงานในอนาคตครับ
- เพิ่มประสิทธิภาพ: พอคุณเห็นภาพรวมแล้ว คุณก็สามารถปรับปรุงวิธีการทำงานได้ เช่น ลดเวลาในงานที่ไม่จำเป็น หรือหาทางทำภารกิจบางอย่างให้เร็วขึ้น
- โปร่งใสและยุติธรรม: สำหรับบริษัท การมี Time Sheet ทำให้การคิดค่าใช้จ่ายในโครงการเป็นไปอย่างยุติธรรม โดยเฉพาะงานที่เรียกเก็บเงินจากลูกค้า (Billable Hours) และยังช่วยให้การประเมินผลงานทำได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย
- บริหารจัดการโครงการ: ผู้จัดการโครงการสามารถติดตามความคืบหน้าของงานในแต่ละโปรเจกต์ได้อย่างใกล้ชิด ทำให้เห็นว่างานไหนถึงกำหนดส่ง งานไหนล่าช้า หรือควรจะจัดสรรทรัพยากรอย่างไรให้เหมาะสม
เริ่มใช้งาน FIRM: การกรอก Daily Report ที่ใครๆ ก็ทำได้
มาถึงส่วนที่สำคัญที่สุดแล้วครับ นั่นคือวิธีการกรอก Daily Report ในระบบ FIRM ซึ่งไม่ได้ยากอย่างที่คิดเลยครับ มีขั้นตอนง่ายๆ แค่ไม่กี่ข้อเท่านั้นเอง
ขั้นตอนง่ายๆ ในการบันทึกเวลาประจำวัน
การบันทึกข้อมูลการทำงานประจำวัน หรือ Daily Report นั้น มีขั้นตอนที่คุณต้องทำตามเพียงไม่กี่ขั้นตอนเท่านั้นเองครับ มาดูกันเลย:
1. เลือกวัน เดือน ปี: เริ่มต้นที่ข้อมูลพื้นฐาน
สิ่งแรกที่เราต้องทำก็คือ เลือกวัน เดือน ปี ที่เราต้องการบันทึกเวลาการทำงาน ครับ เหมือนกับการเปิดปฏิทินแล้ววงกลมวันที่เราจะเริ่มลงมือนั่นแหละครับ ง่ายๆ แค่นี้เอง
2. เลือกประเภทของงาน (Type Hour): รู้จักงานของคุณให้ดีขึ้น
ต่อมาคือการ เลือกประเภทของงาน หรือ Type Hour ที่เราทำ ในวันนั้นๆ ครับ ตรงนี้สำคัญมากนะครับ เพราะมันจะบ่งบอกว่างานที่เราทำนั้นอยู่ในหมวดหมู่ไหน
B (Billable): ชั่วโมงทองของโครงการ
คำว่า “Billable” ก็คือ ชั่วโมงที่เราทำงานให้กับโครงการต่างๆ ที่สามารถเรียกเก็บเงินจากลูกค้าได้ นั่นเองครับ ถ้าคุณทำงานที่เกี่ยวข้องกับโปรเจกต์ของลูกค้าโดยตรง ก็ต้องเลือก B เลยครับ
N (Non-Billable): งานส่วนกลางที่สำคัญไม่แพ้กัน
ส่วน “Non-Billable” คือ งานเบ็ดเตล็ด หรืองานส่วนกลางของบริษัทที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินจากลูกค้าได้ ครับ เช่น การเข้าร่วมประชุมภายใน การจัดอบรม หรือการทำงานธุรการต่างๆ ที่จำเป็นต่อการดำเนินงานของบริษัท แต่ไม่ได้เป็นงานของลูกค้าโดยตรง
P (Part-Time Space): สำหรับคนที่ไม่ใช่พนักงานประจำ
และสุดท้าย “Part-Time Space” ครับ อันนี้สำหรับพนักงานที่ไม่ประจำ หรือฟรีแลนซ์ ที่อาจจะมีชั่วโมงที่ไม่ได้ทำงานแต่อยู่ในเวลางานที่ตกลงกันไว้ครับ
3. เลือกโครงการ (Project): โฟกัสงานให้ถูกจุด
หลังจากเลือก Type Hour แล้ว ถ้าคุณเลือก Type Hour เป็น B (Billable) คุณจะต้องเลือกโครงการ (Project) ที่คุณทำงานให้ด้วยครับ ระบบจะช่วยให้คุณระบุได้ชัดเจนว่าชั่วโมงการทำงานนั้นๆ ถูกใช้ไปกับโปรเจกต์ไหน
4. บันทึกและแก้ไข: หมดห่วงเรื่องความผิดพลาด
เมื่อกรอกข้อมูลต่างๆ ครบถ้วนแล้ว อย่าลืม กดปุ่ม “Add” เพื่อบันทึกข้อมูลเข้าสู่ระบบ นะครับ แค่นี้ก็เรียบร้อยแล้ว!
แต่ถ้าเกิดว่ากรอกข้อมูลผิดพลาดไปล่ะ? ไม่ต้องตกใจครับ ระบบ FIRM ใจดีมากๆ คุณสามารถ กดปุ่ม “Delete” (ที่เป็นรูปกากบาทสีแดง) เพื่อลบข้อมูลที่ผิดพลาดออกไป แล้วค่อยกรอกใหม่ ได้เลยครับ
จำไว้นะครับว่า ในแต่ละวัน เราไม่สามารถใส่ชั่วโมงทำงานเกิน 24 ชั่วโมงได้ ซึ่งก็เป็นเรื่องจริงอยู่แล้วใช่ไหมครับ หนึ่งวันมีแค่ 24 ชั่วโมง!
เจาะลึกการตรวจสอบ Time Sheet: ดูข้อมูลยังไงให้เข้าใจ?
หลังจากที่เรากรอก Time Sheet ไปแล้ว เราจะดูข้อมูลที่เราบันทึกไว้ได้อย่างไร? ระบบ FIRM มีมุมมองการแสดงผลที่หลากหลาย เพื่อให้เราสามารถตรวจสอบข้อมูลได้อย่างสะดวกสบายครับ
Personal Week View: ภาพรวมสัปดาห์ของคุณ
นี่คือมุมมองส่วนตัวของคุณในแต่ละสัปดาห์ครับ เมื่อเข้ามาที่หน้านี้ คุณจะเห็นภาพรวมการทำงานของคุณอย่างชัดเจน
ส่วนประกอบสำคัญของ Personal Week View
- ส่วนที่ 1: จะแสดงสัปดาห์ที่คุณกำลังทำงานอยู่ครับ ทำให้คุณรู้ว่ากำลังดูข้อมูลของสัปดาห์ไหน
- ส่วนที่ 2: นี่คือรายละเอียดของชั่วโมงทำงานที่คุณกรอกเข้าไปในระบบแต่ละสัปดาห์ครับ คุณจะเห็นข้อมูลโครงการ (Project), ชนิดงาน (Work Code), ชั่วโมงการทำงาน (Hours) และสรุปชั่วโมงการทำงาน (Summary)
- ส่วนที่ 3: จะแสดงรายละเอียดของ Supervisor และรายละเอียดโครงการที่คุณทำงานด้วยครับ
การ Submit Timesheet: เมื่อเวลาพร้อมสำหรับการอนุมัติ
สำหรับพนักงานประจำนะครับ พอคุณเข้ามาที่หน้า Personal Week View สิ่งสำคัญคือการตรวจสอบว่าชั่วโมงทำงานของคุณครบ 40 ชั่วโมงหรือไม่ ถ้าครบหรือมากกว่านั้น คุณก็สามารถ Submit Timesheet ของคุณเองได้เลยครับ โดยการกรอกรหัสผ่านแล้วกดปุ่ม Submit
หลังจาก Submit แล้ว ข้อมูลในส่วนที่ 2 จะแสดงสถานะเป็น “Pending” ครับ นั่นหมายความว่ากำลังรอการตรวจสอบจาก Supervisor ของคุณอยู่ และเมื่อ Supervisor ตรวจสอบเรียบร้อยแล้ว สถานะก็จะเปลี่ยนเป็น “Approved” ครับ
Personal Month View: สรุปภาพรวมรายเดือน
ถ้า Personal Week View คือภาพสัปดาห์ Personal Month View ก็คือภาพรวมการทำงานของคุณในแต่ละเดือนครับ ทำให้คุณเห็นการกระจายตัวของงานตลอดทั้งเดือน
ข้อมูลอะไรบ้างที่คุณจะเห็นใน Personal Month View?
ในมุมมองนี้ คุณจะเห็นข้อมูลประเภทงาน (Type Hour), โครงการ (Project) และจำนวนชั่วโมงทำงานที่คุณทำในแต่ละเดือน และที่สะดวกมากๆ คือคุณสามารถเลือกเดือนที่ต้องการดูข้อมูลได้เลย
ข้อสังเกตเล็กน้อยนะครับ ใน Personal Month View คุณอาจจะไม่เห็นข้อมูล Work Code โดยตรง แต่ถ้าคุณอยากดูรายละเอียด Work Code จริงๆ ก็สามารถกดเข้าไปดูที่วันที่นั้นๆ ได้ หรือจะไปดูรายละเอียดใน Personal Week View ก็ได้เช่นกันครับ
นอกจากนี้ ยังมีช่องที่แสดงจำนวนชั่วโมงการทำงาน Total Billable Hours, Total Non-Billable Hours และ Total Absence (จำนวนวันขาดงาน) ตลอดทั้งเดือนให้ดูอีกด้วยครับ
Team Timesheet: ส่องการทำงานของทีมแบบครบวงจร
ฟังก์ชันนี้เหมาะสำหรับผู้บริหารหรือผู้จัดการทีมมากๆ ครับ เพราะมันคือเครื่องมือที่ใช้ดูการทำงานของพนักงานทั้งหมดที่ผ่านมา เหมือนมีตาข่ายใยแมงมุมที่เชื่อมโยงข้อมูลทุกคนเข้าไว้ด้วยกัน
ค้นหาและกรองข้อมูล: ง่ายกว่าที่คิด
เมื่อคุณกดเข้าไปที่ชื่อของพนักงานที่คุณต้องการ ระบบจะแสดงข้อมูล Self Report หรือข้อมูลการทำงานของพนักงานคนนั้นๆ ตั้งแต่เริ่มใช้ระบบจนถึงปัจจุบันเลยทีเดียว และแน่นอนว่าคุณสามารถค้นหาชื่อพนักงานได้ รวมถึงเลือกช่วงเวลาที่ต้องการดูการทำงานของพนักงานได้ด้วย
ภาพรวมรายสัปดาห์และรายเดือนของทีม
สิ่งหนึ่งที่ Team Timesheet โดดเด่นคือ คุณสามารถเลือกดูการทำงานของพนักงานได้ทั้งรายสัปดาห์ (Week View) และรายเดือน (Month View) ข้อมูลที่แสดงจะถูกแยกออกเป็น 4 ประเภท ตามประเภทของงาน (Type Hour) ทำให้การวิเคราะห์ภาพรวมการทำงานของทีมเป็นเรื่องง่ายมากๆ ครับ
และถ้าข้อมูลในสัปดาห์นั้นๆ ยังไม่ได้รับการ Approve ระบบก็จะแสดงข้อความแจ้งเตือนให้คุณทราบด้วยครับ
สำหรับ Supervisor: การอนุมัติ Timesheet ที่ไม่ใช่เรื่องยาก
มาถึงบทบาทของ Supervisor หรือผู้จัดการกันบ้างครับ ฟังก์ชัน Timesheet Approval นี้ออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณสามารถดูและตรวจสอบความถูกต้องในการทำงานของพนักงานตาม Timesheet ที่พนักงานส่งมาในแต่ละสัปดาห์ครับ ไม่ต้องวุ่นวายกับการรวบรวมข้อมูลด้วยตัวเองอีกต่อไป
ทำความเข้าใจหน้า Timesheet Approval
เมื่อคุณเลือก Timesheet Approval แล้ว หน้าจอจะแสดงผลข้อมูลต่างๆ เพื่อช่วยให้การตรวจสอบง่ายขึ้น:
ข้อมูลสำคัญที่คุณต้องรู้
- ส่วนที่ 1 (No.): แสดงลำดับของ Timesheet ที่พนักงานส่งเข้ามาเพื่อรอการอนุมัติครับ
- ส่วนที่ 2 (Name): แสดงชื่อของพนักงานที่ส่ง Timesheet เข้ามาให้คุณ Approve
- ส่วนที่ 3 (Date): แสดงวันที่ในสัปดาห์นั้นๆ ที่พนักงานส่ง Timesheet เข้ามา
- ส่วนที่ 4 (Update): แสดงวันที่และเวลาล่าสุดที่พนักงาน Submit Timesheet เข้ามาให้คุณ Approve
ตรวจสอบและตัดสินใจ: Approve หรือ Disapprove?
ในฐานะ Supervisor คุณสามารถตรวจสอบ Timesheet ของพนักงานแต่ละคนได้โดยการกดเข้าไปที่ชื่อของพนักงานที่ส่ง Timesheet เข้ามาครับ เมื่อกดเข้าไป ระบบจะแสดงรายละเอียดการกรอก Timesheet (Week View) ของพนักงานคนนั้นๆ
ขั้นตอนการอนุมัติ/ไม่อนุมัติ Timesheet
เมื่อคุณตรวจสอบข้อมูลจนแน่ใจแล้ว ก็ถึงเวลาตัดสินใจครับว่าคุณจะอนุมัติ (Approve) หรือไม่อนุมัติ (Disapprove) Timesheet นั้นๆ ทำได้ง่ายๆ เพียงแค่:
- เลือกสถานะการอนุมัติ (ส่วนที่ 1)
- ใส่รหัสผ่านของคุณ (ส่วนที่ 2)
- กดปุ่ม Submit (ส่วนที่ 3)
หากคุณต้องการให้พนักงานแก้ไขข้อมูล หรือมีข้อสังเกตใดๆ คุณสามารถเขียนแจ้งลงในช่อง Comment ได้เลยครับ หลังจากที่คุณกด Submit แล้ว รายชื่อพนักงานและสัปดาห์ที่คุณได้ทำการตรวจสอบเรียบร้อยแล้วจะหายไปจากหน้าจอ ทำให้คุณรู้ว่างานส่วนนี้จัดการเสร็จสิ้นแล้ว
สรุป: Time Sheet ไม่ใช่แค่การบันทึกเวลา แต่คือการจัดการเวลาอย่างชาญฉลาด
เป็นยังไงบ้างครับสำหรับคู่มือฉบับสมบูรณ์นี้? หวังว่าทุกคนจะเห็นแล้วนะครับว่าการกรอกและจัดการ Time Sheet ในระบบ FIRM ไม่ได้ยุ่งยากอย่างที่คิดเลย แถมยังมีประโยชน์มากมายทั้งต่อตัวเราเองและต่อองค์กรด้วย การทำ Time Sheet ให้ถูกต้องและสม่ำเสมอ ไม่ใช่แค่การทำตามระเบียบ แต่คือการแสดงความรับผิดชอบ และยังช่วยให้การทำงานของเรามีประสิทธิภาพมากขึ้นอีกด้วยครับ มาเริ่มจัดการเวลากันอย่างชาญฉลาดไปกับ FIRM กันเถอะครับ!
บทความที่น่าสนใจ
คำถามที่พบบ่อย (FAQs)
1. การกรอก Daily Report ในระบบ FIRM ยากไหม?
ไม่ยากเลยครับ! มีแค่ไม่กี่ขั้นตอนง่ายๆ เพียงแค่เลือกวัน เดือน ปี, ประเภทของงาน, และโครงการที่ทำ แล้วกดบันทึกก็เสร็จแล้วครับ
2. ถ้ากรอกข้อมูลผิดพลาด จะแก้ไขอย่างไร?
ไม่ต้องกังวลครับ หากกรอกข้อมูลผิดพลาด คุณสามารถกดปุ่ม “Delete” (กากบาทสีแดง) เพื่อลบข้อมูลที่ไม่ถูกต้องออก แล้วจึงกรอกใหม่ได้เลยครับ
3. พนักงาน Part-Time ควรเลือก Type Hour แบบไหน?
สำหรับพนักงาน Part-Time หรือผู้ที่ไม่ประจำ ควรเลือก Type Hour เป็น “P” หรือ “Part-Time space” ครับ ซึ่งหมายถึงชั่วโมงที่ไม่ได้ทำงานแต่อยู่ในเวลางานที่ตกลงกันไว้
4. ในฐานะ Supervisor จะรู้ได้อย่างไรว่า Timesheet ใดบ้างที่ต้องอนุมัติ?
คุณสามารถเข้าไปที่ฟังก์ชัน “Timesheet Approval” ซึ่งจะแสดงรายการ Timesheet ทั้งหมดที่พนักงานส่งเข้ามาเพื่อรอการอนุมัติ โดยจะแสดงชื่อพนักงาน วันที่ และเวลาล่าสุดที่ส่งเข้ามาครับ
5. ทำไมต้อง Submit Timesheet ทุกสัปดาห์?
การ Submit Timesheet ทุกสัปดาห์ช่วยให้ข้อมูลเป็นปัจจุบันและถูกต้องอยู่เสมอครับ นอกจากนี้ยังช่วยให้ Supervisor สามารถตรวจสอบและอนุมัติเวลาทำงานได้อย่างรวดเร็ว ทำให้การจัดการโครงการและการจ่ายเงินเป็นไปอย่างราบรื่นครับ
