Time Tracking คืออะไร? ต่างจาก Timesheet อย่างไร และควรใช้แบบไหน
Timesheet และ HRMS มักถูกพูดถึงพร้อมกันเมื่อองค์กรเริ่มนำระบบดิจิทัลมาใช้กับข้อมูลพนักงาน แต่จริง ๆ แล้วทั้งสองระบบเริ่มต้นจากคนละโจทย์ Timesheet เน้นข้อมูลว่าเวลาในการทำงานถูกใช้กับ Project งาน หรือ Work Code ใด ขณะที่ HRMS เน้นการจัดการข้อมูลและกระบวนการด้านทรัพยากรบุคคล
จุดที่ทำให้เกิดความสับสนคือระบบแต่ละยี่ห้ออาจมีขอบเขตฟังก์ชันไม่เหมือนกัน HRMS บางระบบมี Time Attendance หรือ Timesheet อยู่ภายใน ขณะที่ระบบ Timesheet บางระบบอาจมีข้อมูลพนักงาน การอนุมัติ หรือข้อมูล OT ประกอบอยู่ด้วย ดังนั้นการเปรียบเทียบควรเริ่มจาก Workflow และ Requirement ขององค์กร มากกว่าดูจากชื่อประเภทซอฟต์แวร์เพียงอย่างเดียว
Timesheet คืออะไรในบริบทของการทำงาน?
Timesheet คือการบันทึกว่าแต่ละคนใช้เวลาไปกับงานอะไรในช่วงเวลาหนึ่ง ข้อมูลที่บันทึกอาจประกอบด้วยวันที่ Project งานหรือกิจกรรม Work Code จำนวนชั่วโมง และรายละเอียดประกอบ
สำหรับองค์กรที่ทำงานหลายโครงการ ข้อมูล Timesheet ช่วยให้มองเห็นการกระจายชั่วโมงทำงานในระดับ Project หรือประเภทงานได้ชัดกว่าการรู้เพียงว่าใครมาและกลับเวลาใด
Attendance มักตอบคำถามว่า “พนักงานมาทำงานเมื่อไร” ส่วน Timesheet มักตอบว่า “เวลาทำงานถูกใช้ไปกับอะไร” แม้ข้อมูลทั้งสองประเภทจะเกี่ยวข้องกับเวลา แต่จุดประสงค์ในการนำข้อมูลไปใช้ต่างกัน
HRMS คืออะไร?
HRMS หรือ Human Resource Management System เป็นระบบที่ใช้สนับสนุนการจัดการข้อมูลและกระบวนการด้านทรัพยากรบุคคล ขอบเขตของระบบแตกต่างกันตามผู้พัฒนาและการตั้งค่าของแต่ละองค์กร
ฟังก์ชันที่อาจพบใน HRMS เช่น
- ข้อมูลประวัติพนักงาน
- โครงสร้างองค์กรและตำแหน่งงาน
- Time Attendance
- การลาและวันหยุด
- Payroll หรือข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเงินเดือน
- Benefits และสวัสดิการ
- Recruitment และ Onboarding
- Performance Management
- Training หรือ Learning Management
รายการเหล่านี้เป็นเพียงตัวอย่าง ไม่ได้หมายความว่า HRMS ทุกระบบจะมีทุก Module หรือทำงานในรูปแบบเดียวกัน การประเมินระบบจึงควรตรวจสอบขอบเขตจริงของผลิตภัณฑ์ที่องค์กรกำลังพิจารณา
Timesheet และ HRMS ต่างกันตรงไหน?
หัวข้อ | Timesheet | HRMS |
|---|---|---|
โจทย์หลัก | บันทึกเวลาที่ใช้กับงาน Project หรือกิจกรรม | จัดการข้อมูลและกระบวนการด้านบุคลากร |
ข้อมูลสำคัญ | Project, Task, Work Code, Hours, Detail | Employee, Position, Department และข้อมูล HR อื่นตาม Module |
มุมมองของเวลา | เวลาใช้ไปกับงานอะไร | ขึ้นอยู่กับ Module เช่น Attendance, Leave หรือ Payroll |
Project Cost | สามารถใช้ชั่วโมงเป็นข้อมูลประกอบการวิเคราะห์ต้นทุนงานได้ เมื่อมีโครงสร้างข้อมูลที่เหมาะสม | ขึ้นอยู่กับความสามารถของ HRMS และระบบอื่นที่เชื่อมต่อ |
Payroll | ไม่ใช่หน้าที่หลักของ Timesheet | HRMS บางระบบมี Payroll หรือเชื่อมกับ Payroll |
Employee Master | อาจเก็บข้อมูลเท่าที่จำเป็นต่อการบันทึกเวลา | มักเป็นข้อมูลหลักส่วนหนึ่งของระบบ HR |
การใช้ร่วมกัน | สามารถเป็นแหล่งข้อมูล Working Hours ตาม Workflow ที่กำหนด | สามารถใช้ข้อมูลจากระบบอื่นได้ หากรองรับการเชื่อมต่อที่เหมาะสม |
Timesheet ไม่ใช่ HRMS เวอร์ชันเล็ก
การมองว่า Timesheet เป็น HRMS ที่มีฟังก์ชันน้อยกว่าอาจทำให้เลือกเครื่องมือผิดโจทย์ เพราะความแตกต่างไม่ได้อยู่ที่จำนวนฟังก์ชันเพียงอย่างเดียว แต่อยู่ที่ วัตถุประสงค์ของข้อมูล
ตัวอย่างเช่น บริษัทออกแบบอาจต้องการรู้ว่าโครงการหนึ่งใช้ Design Hours ไปเท่าไร บริษัทที่ให้บริการแบบคิดค่าบริการตามชั่วโมงอาจต้องแยก Billable และ Non-billable Hours ส่วนทีม Project อาจต้องการดู Actual Hours เทียบกับแผน
โจทย์เหล่านี้เป็นมุมของ Project และ Work มากกว่าการบริหารข้อมูลบุคลากรโดยตรง จึงเป็นเหตุผลว่าทำไมองค์กรบางแห่งมี HRMS อยู่แล้ว แต่ยังใช้ Timesheet แยกต่างหาก
แล้ว Timesheet ทำงานร่วมกับ HRMS ได้อย่างไร?
เมื่อองค์กรใช้ทั้งสองระบบ สิ่งสำคัญไม่ใช่การพยายามให้ทุกระบบทำทุกอย่าง แต่คือการกำหนดว่า ข้อมูลใดมีเจ้าของอยู่ที่ระบบไหน และข้อมูลใดจำเป็นต้องส่งต่อ
แนวคิด Workflow แบบง่ายอาจเป็น:
ในทางปฏิบัติ การเชื่อมต่ออาจทำผ่าน API การ Import/Export ไฟล์ หรือกระบวนการอื่น ขึ้นอยู่กับความสามารถของระบบที่ใช้อยู่ จึงไม่ควรสมมติว่า Timesheet และ HRMS ทุกคู่สามารถเชื่อมต่อกันได้โดยอัตโนมัติ
ตัวอย่าง: ข้อมูล OT อยู่ที่ Timesheet หรือ HRMS?
คำตอบขึ้นอยู่กับ Workflow ขององค์กร เพราะคำว่า OT อาจเกี่ยวข้องกับข้อมูลหลายขั้นตอน
Timesheet อาจเก็บข้อมูลจำนวนชั่วโมงหรือประเภทงานที่เกิดขึ้น ขณะที่ระบบ HR หรือ Payroll อาจเป็นระบบที่นำข้อมูลที่ผ่านการตรวจสอบแล้วไปใช้ตามกฎขององค์กร
ดังนั้นก่อนเชื่อมข้อมูล OT ควรกำหนดให้ชัดว่าใครเป็นผู้บันทึก ใครตรวจสอบ ใครอนุมัติ และระบบใดถือข้อมูลสุดท้ายสำหรับกระบวนการที่เกี่ยวข้อง
Timesheet กับ Attendance ต่างกันอย่างไรเมื่อมี HRMS อยู่แล้ว?
นี่เป็นคำถามที่พบได้บ่อย เพราะ HRMS หลายระบบมี Attendance อยู่แล้ว จึงดูเหมือนว่าองค์กรไม่จำเป็นต้องมี Timesheet เพิ่ม
Attendance
มุ่งไปที่สถานะการมาทำงาน เช่น เวลาเข้า เวลาออก วันลา หรือข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานตามเวลา
Timesheet
มุ่งไปที่การกระจายเวลาทำงาน เช่น วันนี้ใช้ 3 ชั่วโมงกับ Project A, 2 ชั่วโมงกับ Project B และอีก 2 ชั่วโมงกับงานภายใน
ดังนั้นการมี Attendance ไม่ได้แปลว่าจะตอบคำถามเกี่ยวกับ Project Hours ได้เสมอไป และการมี Timesheet ก็ไม่ได้หมายความว่าจะสามารถทดแทน Attendance หรือ HRMS ได้ทั้งหมด
องค์กรควรใช้ Timesheet อย่างเดียวเมื่อไร?
องค์กรอาจเริ่มจาก Timesheet ก่อน หากโจทย์หลักคือการเก็บข้อมูลเวลาตาม Project หรือ Work Code และยังไม่มีความจำเป็นต้องเปลี่ยนระบบ HR ที่ใช้อยู่
ตัวอย่างสถานการณ์ที่ควรพิจารณา ได้แก่
- มีหลาย Project ที่ทำงานพร้อมกัน
- ต้องการรู้ Actual Hours ของแต่ละ Project
- ต้องการแยกเวลาตาม Task หรือ Work Code
- ต้องการ Review ข้อมูลเวลาทำงานก่อนนำไปทำ Report
- มี HRMS อยู่แล้ว แต่ HRMS ไม่ได้เก็บ Project Hours ในระดับที่ต้องการ
เมื่อไร HRMS อาจเพียงพอโดยไม่ต้องมี Timesheet แยก?
หาก HRMS ที่องค์กรใช้อยู่มี Module สำหรับบันทึก Project Time หรือ Timesheet ที่รองรับ Workflow จริงของทีมได้อยู่แล้ว การเพิ่มระบบใหม่อาจไม่จำเป็น
ควรตรวจสอบว่าระบบเดิมรองรับ Project, Work Code, Approval, Reporting และโครงสร้างข้อมูลที่องค์กรต้องใช้จริงหรือไม่ หากรองรับครบ การใช้ระบบเดิมอาจช่วยลดจำนวนระบบที่ผู้ใช้ต้องทำงานด้วย
เมื่อไรควรใช้ Timesheet และ HRMS ร่วมกัน?
แนวทางนี้เหมาะกับกรณีที่ทั้งสองระบบมีหน้าที่ชัดเจนและไม่มีเหตุผลให้ระบบหนึ่งรับภาระของอีกระบบทั้งหมด
ตัวอย่างเช่น:
- HRMS ดูแล Employee Master และกระบวนการ HR
- Timesheet ดูแล Project / Work Code / Working Hours
- ข้อมูลบางส่วนส่งต่อกันตาม Workflow ที่กำหนด
- ผู้รับผิดชอบข้อมูลแต่ละชุดชัดเจน
อย่าเริ่มจากคำถามว่า “ควรซื้อ Timesheet หรือ HRMS?” เพียงอย่างเดียว ควรเริ่มจากการวาด Workflow ปัจจุบันก่อนว่าองค์กรต้องเก็บข้อมูลอะไร ใครเป็นคนกรอก ใครตรวจสอบ ข้อมูลถูกนำไปใช้ที่ไหน และระบบเดิมมีช่องว่างตรงจุดใด
Timesheet ไม่ควรถูกใช้เป็นคะแนน Performance โดยตรง
ข้อมูลชั่วโมงทำงานมีประโยชน์ต่อการวิเคราะห์ Project และ Workload แต่จำนวนชั่วโมงไม่ได้สะท้อนคุณภาพของผลงานโดยอัตโนมัติ
พนักงานสองคนอาจใช้เวลาต่างกันกับงานเดียวกันจากประสบการณ์ ความซับซ้อนของงาน บทบาท หรือเงื่อนไขของ Project ดังนั้นการใช้ Timesheet เพื่อประเมินผลงานควรพิจารณาร่วมกับข้อมูลประเภทอื่น และไม่ควรตีความว่า “ชั่วโมงมาก = ทำงานดีกว่า”
5 คำถามที่ควรถามก่อนเลือกระบบ
- ต้องการรู้เวลาเข้าออก หรือเวลาที่ใช้กับ Project?
- ต้องแยก Project, Task หรือ Work Code หรือไม่?
- ข้อมูลต้องผ่าน Review หรือ Approval แบบใด?
- ข้อมูลสุดท้ายจะถูกนำไปทำ Report หรือส่งต่อระบบอะไร?
- ระบบเดิมที่องค์กรใช้อยู่ตอบ Requirement เหล่านี้ได้แค่ไหน?
คำตอบของห้าข้อนี้มักมีประโยชน์มากกว่าการตัดสินจากจำนวนฟังก์ชันหรือคำว่า “ครบวงจร” เพราะซอฟต์แวร์ที่มี Module จำนวนมากไม่ได้หมายความว่าจะตรงกับ Workflow ของทุกองค์กร
ตัวอย่าง Workflow สำหรับองค์กรที่ทำงานเป็น Project
สมมติบริษัทหนึ่งมี HRMS สำหรับข้อมูลพนักงานอยู่แล้ว แต่ต้องการทราบต้นทุนเวลาของแต่ละโครงการ Workflow อาจถูกออกแบบเป็น:
Employee → Project → Work Code → Working Hours → Review → Report
ในกรณีนี้ HRMS ไม่จำเป็นต้องถูกแทนที่ เพียงแต่ Timesheet เข้ามารับผิดชอบข้อมูลในมุม Project Time จากนั้นองค์กรจึงพิจารณาว่าข้อมูลส่วนใดจำเป็นต้องแลกเปลี่ยนระหว่างระบบ
หากต้องการเข้าใจความสัมพันธ์ระหว่างเวลาทำงานกับการบริหารโครงการเพิ่มเติม สามารถอ่าน Timesheet และ Project Management ทำงานร่วมกันอย่างไร ได้ต่อ
FAQ: คำถามเกี่ยวกับ Timesheet และ HRMS
Timesheet เป็นส่วนหนึ่งของ HRMS หรือไม่?
ขึ้นอยู่กับผลิตภัณฑ์ HRMS บางระบบมี Timesheet Module อยู่ภายใน ขณะที่บางองค์กรใช้ระบบ Timesheet แยกต่างหากสำหรับ Project และ Work Code จึงไม่สามารถสรุปได้ว่า Timesheet ต้องเป็นส่วนหนึ่งของ HRMS เสมอไป
มี HRMS อยู่แล้ว จำเป็นต้องใช้ Timesheet อีกไหม?
ไม่จำเป็นเสมอไป ควรตรวจสอบก่อนว่า HRMS ปัจจุบันสามารถบันทึก Project, Work Code, Working Hours, Review และ Report ตาม Requirement ขององค์กรได้หรือไม่
Timesheet ใช้แทนระบบลงเวลาเข้าออกได้ไหม?
ไม่ควรถือว่าแทนกันโดยอัตโนมัติ เพราะ Attendance และ Timesheet มีวัตถุประสงค์ของข้อมูลต่างกัน ระบบบางประเภทอาจรองรับทั้งสองอย่าง แต่ต้องตรวจสอบ Workflow จริงของผลิตภัณฑ์นั้น
Timesheet เชื่อมกับ HRMS ได้ไหม?
เป็นไปได้ในบางระบบ แต่ขึ้นอยู่กับความสามารถในการเชื่อมต่อ เช่น API หรือ Import/Export รวมถึงโครงสร้างข้อมูลของทั้งสองระบบ จึงต้องตรวจสอบเป็นรายระบบ
Timesheet ใช้คำนวณเงินเดือนได้หรือไม่?
Timesheet สามารถเป็นแหล่งข้อมูลชั่วโมงสำหรับกระบวนการบางประเภทได้ แต่ Payroll มีเงื่อนไขและกฎเพิ่มเติม การนำข้อมูล Timesheet ไปใช้จึงควรผ่าน Workflow การตรวจสอบและระบบที่รับผิดชอบด้าน Payroll ตามที่องค์กรกำหนด
องค์กรขนาดเล็กควรเลือก Timesheet หรือ HRMS?
ขนาดองค์กรเป็นเพียงปัจจัยหนึ่ง ควรดู Requirement จริงด้วย ทีมขนาดเล็กที่ทำหลาย Project อาจมีความต้องการ Timesheet สูง ขณะที่องค์กรขนาดใหญ่บางแห่งอาจมี HRMS ที่รองรับ Project Time อยู่แล้ว
สรุป: เลือกจาก Workflow ไม่ใช่เลือกจากชื่อระบบ
Timesheet และ HRMS ไม่ได้เป็นคู่แข่งกันโดยตรง Timesheet เน้นข้อมูลเวลาที่เชื่อมโยงกับงาน Project และ Work Code ขณะที่ HRMS เน้นข้อมูลและกระบวนการด้านทรัพยากรบุคคล
บางองค์กรใช้เพียงระบบเดียว บางองค์กรใช้ทั้งสองระบบ และบางองค์กรอาจใช้ HRMS ที่มี Timesheet Module อยู่ภายใน ไม่มีโครงสร้างใดเหมาะกับทุกองค์กร สิ่งสำคัญคือการระบุ Requirement และเจ้าของข้อมูลให้ชัดก่อนเลือก Technology
หากยังไม่คุ้นกับแนวคิด Timesheet แนะนำให้อ่าน Timesheet คืออะไร และควรบันทึกข้อมูลอะไรบ้าง ก่อน เพื่อแยกความแตกต่างระหว่าง Timesheet, Attendance และการติดตามเวลาของ Project ให้ชัดเจนขึ้น
ต้องการดูตัวอย่างระบบ Timesheet สำหรับงานแบบ Project?
WiSDOM FiRM มี FMS Time-Sheet สำหรับบันทึก Project, Work Code และ Working Hours หากกำลังประเมินว่าระบบประเภทนี้เหมาะกับ Workflow ขององค์กรหรือไม่ สามารถดูรายละเอียดหรือทดลอง Workflow ก่อนตัดสินใจได้
ดูระบบ FMS Time-Sheet ทดลอง Demo FMS
