ระบบสมัครงานออนไลน์ง่ายๆ ประหยัดเวลา ลดค่าใช้จ่าย
เวลาบริษัทเปิดรับพนักงาน ปัญหาไม่ได้อยู่แค่ว่าจะมีคนสมัครหรือไม่ แต่คือหลังจากมีใบสมัครเข้ามาแล้ว HR จะรับข้อมูล เก็บเอกสาร ค้นหาผู้สมัคร และติดตามแต่ละคนอย่างไร โดยเฉพาะองค์กรที่เปิดหลายตำแหน่งหรือมีหลายสาขา งานส่วนนี้ใช้เวลามากกว่าที่คิด
ระบบสมัครงานออนไลน์ของ WisdomFirm จึงถูกพัฒนาขึ้นเพื่อเปลี่ยนขั้นตอนรับใบสมัครที่เคยกระจายอยู่ตามกระดาษ อีเมล หรือไฟล์ต่าง ๆ ให้มาอยู่ในระบบเดียว ผู้สมัครกรอกข้อมูลผ่านหน้าเว็บ ส่วน HR สามารถเข้ามาจัดการข้อมูลจากระบบหลังบ้านได้โดยไม่ต้องนำข้อมูลมากรอกซ้ำด้วยมือ
ระบบสมัครงานออนไลน์คืออะไร?
ระบบสมัครงานออนไลน์ (Online Job Application System) คือระบบที่ช่วยให้องค์กรเปิดรับข้อมูลผู้สมัครผ่านแบบฟอร์มออนไลน์ และนำข้อมูลที่ได้รับไปจัดเก็บหรือบริหารต่อในระบบหลังบ้าน แทนการรับใบสมัครกระดาษแล้วนำข้อมูลมากรอกเข้าคอมพิวเตอร์อีกครั้ง
สำหรับ WisdomFirm เรามองระบบนี้จากฝั่งการทำงานจริงของ HR เป็นหลัก ผู้สมัครควรกรอกได้ง่าย ขณะที่เจ้าหน้าที่ต้องสามารถกลับมาค้นหา ดูรายละเอียด แยกข้อมูล และติดตามผู้สมัครได้โดยไม่ต้องไล่เปิดเอกสารทีละไฟล์
ทำไมการรับใบสมัครแบบเดิมถึงเริ่มจัดการยาก?
ถ้ารับสมัครปีละไม่กี่คน การใช้กระดาษหรืออีเมลอาจยังจัดการได้ แต่เมื่อมีผู้สมัครหลายสิบหรือหลายร้อยคน ภาพจะเปลี่ยนทันทีครับ
- ข้อมูลกระจายหลายที่: บางคนส่งอีเมล บางคนส่งเอกสาร บางตำแหน่งรับผ่านช่องทางอื่น ทำให้ค้นหาย้อนหลังลำบาก
- HR ต้องทำงานซ้ำ: ข้อมูลที่ผู้สมัครเขียนมาอาจต้องนำมาบันทึกเข้าระบบหรือ Spreadsheet อีกครั้ง
- ติดตามสถานะยาก: เมื่อมีผู้สมัครจำนวนมาก การจำว่าใครกำลังพิจารณา ใครนัดสัมภาษณ์แล้ว หรือใครผ่านการคัดเลือกไม่ใช่เรื่องง่าย
- หลายสาขายิ่งซับซ้อน: ถ้าผู้สมัครต้องถูกส่งต่อให้ผู้จัดการแต่ละสาขาหรือแต่ละแผนก ขั้นตอนจัดข้อมูลจะเพิ่มขึ้นอีก
- ข้อมูลส่วนบุคคลต้องได้รับการดูแล: ใบสมัครมีทั้งข้อมูลติดต่อ ประวัติการศึกษาและประสบการณ์ทำงาน จึงไม่ควรกระจายอยู่ในช่องทางที่ควบคุมการเข้าถึงได้ยาก
WisdomFirm ช่วยเปลี่ยนขั้นตอนรับสมัครงานอย่างไร?
แนวคิดของระบบค่อนข้างตรงไปตรงมา เราให้ผู้สมัครเป็นคนกรอกข้อมูลผ่านหน้าเว็บตั้งแต่ต้น ข้อมูลจึงพร้อมนำไปใช้งานต่อในระบบหลังบ้าน โดย HR ไม่ต้องเริ่มต้นจากการคีย์ข้อมูลในกระดาษเข้าระบบใหม่ทุกครั้ง
อีกเรื่องที่เราให้ความสำคัญคือ ระบบของแต่ละบริษัทไม่จำเป็นต้องหน้าตาเหมือนกันทั้งหมด เพราะแบบฟอร์มและขั้นตอนรับสมัครของแต่ละองค์กรต่างกัน บางแห่งต้องการข้อมูลไม่มาก ขณะที่บางแห่งมีหลายตำแหน่ง หลายสาขา หรือมีข้อมูลเฉพาะที่ต้องเก็บเพิ่ม
สร้างแบบฟอร์มสมัครงานให้เข้ากับองค์กร
หากบริษัทมีใบสมัครหรือแบบฟอร์มเดิมอยู่แล้ว สามารถนำรูปแบบดังกล่าวมาเป็นต้นทางในการออกแบบระบบได้ ทั้งหัวข้อข้อมูล โลโก้ สี และรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับการรับสมัคร เพื่อให้หน้าสมัครงานสอดคล้องกับภาพลักษณ์ขององค์กร
วิธีนี้เหมาะกับบริษัทที่ไม่ต้องการโยนแบบฟอร์มเดิมทิ้งทั้งหมด แต่ต้องการเปลี่ยนกระบวนการจากเอกสารมาเป็นออนไลน์โดยยังรักษาข้อมูลที่องค์กรใช้งานจริงไว้
ไม่มีเว็บไซต์ก็เปิดรับสมัครออนไลน์ได้
ระบบสามารถทำงานแบบ Stand-alone ผ่านลิงก์สำหรับสมัครงานโดยเฉพาะ จึงไม่จำเป็นว่าบริษัทต้องมีเว็บไซต์หลักก่อน เมื่อเปิดระบบแล้วสามารถนำลิงก์ไปใช้กับช่องทางประชาสัมพันธ์งานของบริษัท เช่น Social Media หรือ LINE Official Account ได้
ระบบมาตรฐานเปิดใช้งานได้ภายใน 48 ชั่วโมง
กรณีที่องค์กรยังไม่มีแบบฟอร์มเฉพาะ สามารถเริ่มจากระบบมาตรฐานของ WisdomFirm ได้ โดยกรณีไม่มี Requirement หรือการปรับแต่งเพิ่มเติม สามารถเปิดระบบได้ภายใน 48 ชั่วโมงหลังยืนยันการใช้บริการ ส่วนระบบที่ต้องปรับฟอร์ม ขั้นตอน หรือฟังก์ชันเพิ่มเติม ระยะเวลาจะขึ้นอยู่กับรายละเอียดของงาน
ระบบสมัครงานออนไลน์ WisdomFirm มีอะไรบ้าง?
ฟังก์ชันที่จำเป็นไม่ควรมีเยอะเพียงเพื่อให้ดูว่าระบบใหญ่ สิ่งสำคัญกว่าคือ HR ต้องหยิบข้อมูลมาใช้ต่อได้จริง ฟังก์ชันหลักจึงเน้นตั้งแต่การรับข้อมูลไปจนถึงการติดตามผู้สมัคร
1. รับข้อมูลผู้สมัครผ่านแบบฟอร์มออนไลน์
ผู้สมัครกรอกข้อมูลผ่านหน้าเว็บโดยตรง ช่วยลดขั้นตอนการรับกระดาษแล้วนำข้อมูลกลับมาบันทึกใหม่ และยังทำให้บริษัทกำหนดหัวข้อข้อมูลที่ต้องการจากผู้สมัครได้เป็นระบบมากขึ้น
2. แยกข้อมูลตามสาขาหรือหน่วยงาน
สำหรับธุรกิจที่มีหลายสาขาหรือหลายแผนก สามารถจัดข้อมูลผู้สมัครตามสาขาที่เกี่ยวข้อง ทำให้การส่งต่อข้อมูลไปยังหัวหน้าสาขาหรือผู้รับผิดชอบทำได้ง่ายกว่าการรวบรวมทุกคนไว้ในเอกสารชุดเดียว
3. ติดตามสถานะของผู้สมัคร
เจ้าหน้าที่สามารถใช้สถานะช่วยแยกขั้นตอนของผู้สมัคร เช่น อยู่ระหว่างพิจารณา นัดสัมภาษณ์ หรือผ่านการคัดเลือก ทำให้กลับมาตรวจสอบได้ง่ายว่าแต่ละคนอยู่ตรงไหนของกระบวนการรับสมัคร
4. ดาวน์โหลดข้อมูลผู้สมัครเป็น PDF
เมื่อจำเป็นต้องนำข้อมูลออกมาอ่านหรือใช้งานนอกระบบ สามารถดาวน์โหลดข้อมูลผู้สมัครแต่ละคนเป็น PDF ได้ เหมาะกับกรณีที่ต้องส่งข้อมูลให้ผู้เกี่ยวข้องตรวจสอบหรือเก็บเอกสารประกอบตามขั้นตอนภายในขององค์กร
5. Dashboard ดูภาพรวมการรับสมัคร
Dashboard ช่วยให้เจ้าหน้าที่เห็นภาพรวมของข้อมูลผู้สมัครจากจุดเดียว เช่น จำนวนผู้สมัครและสถานะต่าง ๆ รวมถึงการเรียงดูข้อมูลตามช่วงเวลา แทนการเปิดไฟล์หลายชุดแล้วนำมานับหรือสรุปเอง
ข้อมูลผู้สมัครควรจัดการอย่างไรให้เหมาะกับ PDPA?
เรื่องนี้สำคัญกว่าการมีฟอร์มสวยครับ เพราะใบสมัครงานประกอบด้วยข้อมูลส่วนบุคคลหลายประเภท องค์กรจึงควรกำหนดให้ชัดว่าเก็บข้อมูลอะไร เก็บเพื่อวัตถุประสงค์ใด ใครสามารถเข้าถึงได้ และจะเก็บข้อมูลไว้นานเท่าใด
ระบบหลังบ้านของ WisdomFirm ใช้การกำหนดสิทธิ์ให้เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องเข้าถึงข้อมูล อย่างไรก็ตาม การปฏิบัติตาม PDPA ไม่ได้ขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์เพียงอย่างเดียว องค์กรผู้ใช้งานยังต้องกำหนดนโยบาย กระบวนการ สิทธิ์ของเจ้าหน้าที่ และการจัดการข้อมูลให้สอดคล้องกับการใช้งานจริงของตนเองด้วย
เรื่องที่ HR ควรกำหนดก่อนเปิดระบบ
- ข้อมูลใดจำเป็นต่อการพิจารณาผู้สมัครจริง
- ใครในองค์กรมีสิทธิ์ดูข้อมูลผู้สมัคร
- ข้อมูลจะถูกใช้เพื่อวัตถุประสงค์อะไร
- จะจัดเก็บข้อมูลผู้สมัครเป็นระยะเวลาเท่าใด
- เมื่อข้อมูลหมดความจำเป็นแล้วจะจัดการอย่างไร
ระบบสมัครงานออนไลน์เหมาะกับใคร?
ไม่จำเป็นว่าต้องเป็นบริษัทขนาดใหญ่ถึงจะใช้ระบบรับสมัครออนไลน์ได้ จุดตัดสินใจที่สำคัญกว่าขนาดบริษัทคือ จำนวนใบสมัครและความซับซ้อนในการจัดการ
- SME: ต้องการลดการรับเอกสารและเริ่มจัดข้อมูลผู้สมัครให้เป็นระบบ
- บริษัทที่รับพนักงานเป็นประจำ: มีใบสมัครเข้ามาต่อเนื่องและต้องย้อนค้นข้อมูลบ่อย
- ธุรกิจหลายสาขา: ต้องส่งข้อมูลผู้สมัครให้ผู้จัดการหรือผู้รับผิดชอบแต่ละพื้นที่
- องค์กรที่มีหลายตำแหน่ง: ต้องการแยกและติดตามผู้สมัครแต่ละกลุ่มให้ชัดเจน
- HR ที่ยังใช้กระดาษหรือ Spreadsheet หลายไฟล์: ต้องการลดขั้นตอนการรวบรวมและบันทึกข้อมูลซ้ำ
ใบสมัครงานออนไลน์สำหรับผู้สมัคร กับระบบของ HR ต่างกันอย่างไร?
สองอย่างนี้เกี่ยวข้องกัน แต่จุดประสงค์ไม่เหมือนกันครับ
ถ้าคุณเป็นผู้สมัครงานและต้องการแบบฟอร์มสำหรับกรอกข้อมูลแล้วบันทึกเป็นเอกสาร สามารถใช้ ใบสมัครงานทั่วไป PDF ฟรี ของ WisdomFirm ได้
แต่ถ้าคุณเป็นบริษัทหรือ HR และต้องการเปิดรับใบสมัครจากหลายคน เก็บข้อมูลไว้ในระบบ ติดตามสถานะ หรือแยกข้อมูลตามสาขา ระบบสมัครงานออนไลน์ในหน้านี้ถูกออกแบบมาสำหรับงานลักษณะนั้นโดยตรง
ทดลองระบบก่อนตัดสินใจได้
ถ้ายังนึกภาพไม่ออกว่าผู้สมัครจะเห็นอะไรหรือขั้นตอนใช้งานเป็นอย่างไร วิธีที่ง่ายที่สุดคือทดลองด้วยตัวเอง WisdomFirm มีระบบตัวอย่างให้ลองกรอกใบสมัครและดูขั้นตอนก่อนนำไปใช้กับองค์กรจริง
บทความที่น่าสนใจ
คำถามที่ HR ถามบ่อยเกี่ยวกับระบบสมัครงานออนไลน์
ระบบสมัครงานออนไลน์ของ WisdomFirm คืออะไร?
เป็นระบบสำหรับให้องค์กรรับข้อมูลผู้สมัครผ่านหน้าเว็บและจัดการข้อมูลต่อจากระบบหลังบ้าน ช่วยลดขั้นตอนการรับใบสมัครกระดาษและการนำข้อมูลมากรอกซ้ำ โดยสามารถปรับรูปแบบบางส่วนให้เหมาะกับกระบวนการขององค์กรได้
ไม่มีเว็บไซต์ของบริษัท สามารถใช้ระบบได้ไหม?
ได้ ระบบสามารถทำงานแบบ Stand-alone ผ่านลิงก์เฉพาะสำหรับรับสมัครงาน บริษัทจึงสามารถนำลิงก์ไปประชาสัมพันธ์ผ่านช่องทางออนไลน์ของตนเองได้
ไม่มีแบบฟอร์มสมัครงานเดิม เริ่มใช้งานได้หรือไม่?
ได้ WisdomFirm มีรูปแบบมาตรฐานสำหรับเริ่มต้นใช้งาน หากภายหลังต้องการปรับหัวข้อหรือรายละเอียดเพิ่มเติม สามารถพิจารณาตาม Requirement ขององค์กรได้
ใช้เวลาเปิดระบบกี่วัน?
สำหรับระบบมาตรฐานที่ไม่มี Requirement หรือการปรับแต่งเพิ่มเติม สามารถเปิดใช้งานได้ภายใน 48 ชั่วโมงหลังยืนยันการใช้บริการ หากมีการปรับแบบฟอร์มหรือพัฒนาฟังก์ชันเพิ่มเติม ระยะเวลาจะขึ้นอยู่กับรายละเอียดของงาน
ระบบรองรับบริษัทที่มีหลายสาขาหรือไม่?
รองรับการจัดข้อมูลผู้สมัครแยกตามสาขา ซึ่งช่วยให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องสามารถส่งต่อหรือจัดการโดยผู้รับผิดชอบของแต่ละสาขาได้สะดวกขึ้น
HR สามารถติดตามสถานะผู้สมัครได้ไหม?
ได้ สามารถใช้สถานะของผู้สมัครเพื่อช่วยติดตามกระบวนการ เช่น อยู่ระหว่างพิจารณา นัดสัมภาษณ์ หรือผ่านการคัดเลือก ตามรูปแบบการทำงานที่ระบบรองรับ
ดาวน์โหลดข้อมูลผู้สมัครเป็น PDF ได้หรือไม่?
ได้ ระบบรองรับการดาวน์โหลดข้อมูลของผู้สมัครเป็น PDF สำหรับนำไปอ่านหรือใช้ประกอบกระบวนการภายในองค์กร
ระบบสมัครงานออนไลน์ช่วยเรื่อง PDPA ได้อย่างไร?
ระบบช่วยให้องค์กรจัดเก็บข้อมูลผู้สมัครในระบบหลังบ้านและกำหนดการเข้าถึงให้กับผู้เกี่ยวข้องได้ แต่การปฏิบัติตาม PDPA ยังต้องอาศัยนโยบายและกระบวนการขององค์กรร่วมด้วย เช่น วัตถุประสงค์ในการเก็บข้อมูล ระยะเวลาจัดเก็บ และการกำหนดผู้มีสิทธิ์เข้าถึง
เริ่มจากระบบที่ตรงกับวิธีรับสมัครของบริษัท
การเปลี่ยนจากใบสมัครกระดาษมาเป็นระบบออนไลน์ไม่จำเป็นต้องเริ่มจากระบบที่ซับซ้อนที่สุดครับ สิ่งที่ควรเริ่มก่อนคือดูว่า HR รับข้อมูลอะไร ใครเป็นคนตรวจ ผู้สมัครต้องถูกส่งต่อไปที่ไหน และขั้นตอนใดที่ทีมกำลังเสียเวลาทำซ้ำอยู่
ถ้ามีแบบฟอร์มเดิมอยู่แล้ว สามารถใช้แบบฟอร์มนั้นเป็นจุดเริ่มต้นได้ หรือหากยังไม่มี สามารถทดลองระบบมาตรฐานของ WisdomFirm ก่อน แล้วค่อยพิจารณาว่าส่วนไหนจำเป็นต้องปรับให้เข้ากับองค์กร
สำหรับผู้สมัครงาน: หากกำลังมองหาแบบฟอร์มสำหรับกรอกและนำไปสมัครงาน ไม่จำเป็นต้องใช้ระบบสำหรับองค์กร สามารถไปที่ ใบสมัครงานทั่วไป PDF ฟรี ได้โดยตรง
