แบบฟอร์ม WI Excel: ยกระดับสู่ความเป็นมืออาชีพ
WI Excel: ในโลกของการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดใหญ่ โรงงาน หรือแม้แต่บริษัท SME การมีมาตรฐานการทำงานที่ชัดเจน ถือเป็นหัวใจสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างราบรื่น และหนึ่งในเครื่องมือสำคัญที่ช่วยสร้างมาตรฐานการทำงานให้เป็นรูปธรรมก็คือ “Work Instruction” หรือที่เรียกสั้นๆ ว่า “WI” แต่วันนี้เราจะไม่ได้มาพูดถึง WI ธรรมดาๆ นะครับ เพราะเราจะพาไปรู้จักกับ “แบบฟอร์ม WI Excel” เครื่องมือที่จะช่วยให้การสร้าง WI เป็นเรื่องง่าย เป็นระเบียบ และดูเป็นมืออาชีพยิ่งขึ้น!
ทำความรู้จักกับ WI
WI คืออะไร? สำคัญอย่างไรต่อองค์กร?
WI เปรียบเสมือน “คู่มือปฏิบัติงาน” ที่อธิบายขั้นตอนการทำงานอย่างละเอียด ตั้งแต่เริ่มต้นจนจบ เพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานทุกคน ทำงานอย่างถูกต้อง ปลอดภัย ได้มาตรฐาน และได้ผลลัพธ์ตามเป้าหมายที่กำหนดไว้
ประโยชน์ของการใช้ WI
- ลดความผิดพลาดในการทำงาน
- เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
- สร้างความสม่ำเสมอของผลงาน
- ฝึกอบรมพนักงานใหม่ได้ง่ายขึ้น
- ป้องกันความเสียหายที่อาจเกิดขึ้น
แบบฟอร์ม WI Excel คืออะไร
หลายคนอาจคุ้นเคยกับ WI ในรูปแบบของเอกสาร PDF แต่รู้หรือไม่ว่า เราสามารถสร้าง WI ในรูปแบบของ “Excel” ได้เช่นกัน! ซึ่งก็คือ “แบบฟอร์ม WI Excel” นั่นเอง โดยเราสามารถออกแบบ จัดรูปแบบ และใส่ข้อมูลต่างๆ ได้อย่างอิสระ
ข้อดีของการใช้แบบฟอร์ม WI Excel
- แก้ไขง่าย ปรับปรุงสะดวก: ไม่ต้องเสียเวลาสร้างเอกสารใหม่ทุกครั้งที่ต้องการแก้ไข
- คำนวณอัตโนมัติ: สามารถใส่สูตรคำนวณในแบบฟอร์มได้ เช่น คำนวณเวลาในการทำงาน
- จัดเก็บเป็นระบบ: ค้นหาและเรียกดูได้ง่าย
- แชร์และใช้งานร่วมกันได้: สามารถแชร์ไฟล์ Excel ให้กับผู้อื่นได้
องค์ประกอบสำคัญในแบบฟอร์ม WI Excel
การสร้างแบบฟอร์ม WI Excel ให้ครบถ้วน ควรมีองค์ประกอบที่สำคัญดังนี้
ข้อมูลส่วนหัว
- ชื่อแบบฟอร์ม: ระบุชื่อ WI ให้ชัดเจน
- เลขที่เอกสาร: ใช้สำหรับจัดเก็บเอกสาร
- ฉบับที่: ระบุเลขที่ของการแก้ไข
- วันที่บังคับใช้: ระบุวันที่ที่เริ่มใช้งาน WI
เนื้อหาหลัก
- วัตถุประสงค์: ระบุวัตถุประสงค์ของการจัดทำ WI
- ขอบเขต: ระบุขอบเขตของงานที่ครอบคลุมใน WI
- รายละเอียดขั้นตอนการทำงาน: อธิบายขั้นตอนการทำงานอย่างละเอียด เป็นขั้นตอน 1 2 3 …
- ผู้รับผิดชอบ: ระบุชื่อผู้รับผิดชอบในแต่ละขั้นตอน
ส่วนท้าย
- ผู้จัดทำ: ระบุชื่อผู้จัดทำ WI
- ผู้ตรวจสอบ: ระบุชื่อผู้ตรวจสอบ WI
- ผู้รับรอง: ระบุชื่อผู้รับรอง WI
เทคนิคการสร้างแบบฟอร์ม WI Excel ให้ใช้งานได้จริง
- ใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย: เลือกใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย ไม่ซับซ้อน
- รูปภาพและวิดีโอสำคัญไฉน?: เพิ่มรูปภาพ หรือวิดีโอประกอบ เพื่อให้ง่ายต่อความเข้าใจมากขึ้น
- หมั่นทดสอบ ปรับปรุงให้ทันสมัย: ควรมีการทดสอบการใช้งานจริง และปรับปรุงเนื้อหาให้ทันสมัยอยู่เสมอ
ขั้นตอนการสร้างแบบฟอร์ม WI Excel
ถึงแม้การสร้างแบบฟอร์ม WI Excel อาจดูเป็นเรื่องซับซ้อนสำหรับมือใหม่ แต่จริงๆ แล้วไม่ยากอย่างที่คิด ลองทำตามขั้นตอนง่ายๆ ดังนี้ รับรองว่าคุณจะสร้างแบบฟอร์ม WI Excel ที่ใช้งานได้จริง แถมยังดูเป็นมืออาชีพอีกด้วย
ขั้นตอนที่ 1: วางแผนและออกแบบ
- กำหนดวัตถุประสงค์: ก่อนอื่นต้องตอบตัวเองให้ได้ก่อนว่า ต้องการสร้าง WI นี้ขึ้นมาเพื่ออะไร? เพื่อให้พนักงานเข้าใจขั้นตอนการทำงาน? เพื่อควบคุมคุณภาพ? หรือเพื่อฝึกอบรมพนักงานใหม่?
- กำหนดกลุ่มเป้าหมาย: ใครคือผู้ใช้งาน WI นี้? พนักงานฝ่ายผลิต? พนักงานขาย? หรือพนักงานบัญชี?
- รวบรวมข้อมูล: รวบรวมข้อมูลที่จำเป็นต้องใส่ใน WI เช่น ขั้นตอนการทำงาน รูปภาพประกอบ วัสดุอุปกรณ์
- ออกแบบโครงสร้าง: ออกแบบโครงสร้างของแบบฟอร์ม WI ให้สอดคล้องกับข้อมูล และดูง่ายต่อการใช้งาน
ขั้นตอนที่ 2: สร้างแบบฟอร์มบน Excel
- เปิดโปรแกรม Excel: สร้างไฟล์ Excel ใหม่ขึ้นมา
- สร้างส่วนหัว: ใส่ข้อมูลส่วนหัวของแบบฟอร์ม WI เช่น ชื่อแบบฟอร์ม เลขที่เอกสาร ฉบับที่ วันที่บังคับใช้ (สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้จากบทความด้านบน)
- สร้างเนื้อหา: ใส่ข้อมูลเนื้อหาหลัก เช่น วัตถุประสงค์ ขอบเขต รายละเอียดขั้นตอนการทำงาน โดยแบ่งเป็นข้อๆ อย่างชัดเจน
- เพิ่มตาราง: ใช้ฟังก์ชันแทรกตาราง (Insert Table) เพื่อช่วยจัดระเบียบข้อมูล ทำให้ดูสวยงาม และเป็นมืออาชีพ
- ใส่รูปภาพ/วิดีโอ: แทรกภาพ หรือวิดีโอประกอบ เพื่อให้ง่ายต่อความเข้าใจ (ใช้ฟังก์ชัน Insert Picture หรือ Insert Video)
ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มฟังก์ชัน (ถ้าจำเป็น)
- Data Validation: ใช้สำหรับกำหนดประเภทข้อมูลในเซลล์ เช่น ให้กรอกได้เฉพาะตัวเลข ตัวอักษร หรือวันที่ เพื่อป้องกันความผิดพลาดจากการกรอกข้อมูล
- Drop-down List: สร้างรายการแบบเลื่อนลง ให้ผู้ใช้งานเลือก เช่น รายชื่อแผนก รายชื่อสาขา เพื่อความสะดวกและรวดเร็ว
- Formula: ใส่สูตรคำนวณ เช่น รวมเวลาทำงาน คำนวณต้นทุน
ขั้นตอนที่ 4: จัดรูปแบบและตกแต่ง
- ฟอนต์: เลือกใช้ฟอนต์ที่อ่านง่าย เช่น TH SarabunPSK, Angsana New
- ขนาดตัวอักษร: ใช้ขนาดตัวอักษรที่เหมาะสม ไม่เล็กหรือใหญ่เกินไป
- สีสัน: ใช้สีสันเพื่อเน้นข้อความสำคัญ หรือแบ่งส่วนข้อมูลให้ชัดเจน
- เส้นขอบ: ใช้เส้นขอบเพื่อแบ่งส่วนข้อมูล และเพิ่มความสวยงาม
ขั้นตอนที่ 5: ตรวจสอบและปรับปรุง
- ตรวจสอบความถูกต้อง: ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล สูตรคำนวณ และการจัดรูปแบบ
- ทดลองใช้งาน: ให้ผู้อื่นทดลองใช้งาน และขอ Feedback
- ปรับปรุงแก้ไข: ปรับปรุงแก้ไขตามคำแนะนำ
Tips เพิ่มเติม:
- บันทึกไฟล์ Excel เป็นประเภท “Excel Template (*.xltx)” เพื่อให้สามารถนำไปใช้สร้าง WI ใหม่ได้ง่ายๆ
- ตั้งรหัสผ่าน เพื่อป้องกันการแก้ไขแบบฟอร์มโดยไม่ได้รับอนุญาต
- จัดเก็บแบบฟอร์ม WI ในระบบคลาวด์ เช่น Google Drive, OneDrive เพื่อให้ง่ายต่อการแชร์และใช้งานร่วมกัน
หวังว่าขั้นตอนเหล่านี้ จะช่วยให้คุณสร้างแบบฟอร์ม WI Excel ได้ และนำไปใช้ประโยชน์ในการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ!
บทสรุป
แบบฟอร์ม WI Excel เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้การสร้าง WI เป็นเรื่องง่าย สะดวก และมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลองนำไปประยุกต์ใช้กับงานของคุณดูนะครับ รับรองว่าจะช่วยยกระดับมาตรฐานงานของคุณ ให้ก้าวสู่ความเป็นมืออาชีพอย่างแน่นอน!
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
- 1. แบบฟอร์ม WI Excel เหมาะกับงานประเภทไหนบ้าง?
แบบฟอร์ม WI Excel เหมาะกับงานทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นงานผลิต งานบริการ หรืองานด้านเอกสาร
- 2. สามารถปรับแต่งแบบฟอร์ม WI Excel ได้เองหรือไม่?
ได้แน่นอน คุณสามารถปรับแต่งแบบฟอร์ม WI Excel ได้ตามความต้องการ เช่น เพิ่มโลโก้บริษัท เปลี่ยนสี เปลี่ยนฟอนต์
- 3. ต้องใช้โปรแกรมอะไรในการเปิดไฟล์แบบฟอร์ม WI Excel?
คุณสามารถเปิดไฟล์แบบฟอร์ม WI Excel ได้ด้วยโปรแกรม Microsoft Excel
- 4. สามารถแชร์แบบฟอร์ม WI Excel ให้ผู้อื่นแก้ไขได้หรือไม่?
ได้ คุณสามารถแชร์ไฟล์ Excel และตั้งค่าสิทธิ์ในการเข้าถึงได้
- 5. สามารถพิมพ์แบบฟอร์ม WI Excel เป็นเอกสารได้หรือไม่?
ได้ คุณสามารถพิมพ์แบบฟอร์ม WI Excel เป็นเอกสารได้ โดยสามารถตั้งค่าการพิมพ์ได้ตามต้องการ
ตัวอย่างการเขียน Work Instruction (WI) 10 ตัวอย่าง สำหรับโรงงานและบริษัท SME
เพื่อให้เห็นภาพชัดเจนยิ่งขึ้น เราได้แบ่งตัวอย่าง WI ออกเป็น 2 กลุ่ม ได้แก่ สำหรับโรงงาน และสำหรับบริษัท SME ทั่วไป
กลุ่มที่ 1: สำหรับโรงงาน (5 ตัวอย่าง)
- WI ชื่อ: การใช้งานเครื่องปั๊มโลหะ
- วัตถุประสงค์: เพื่อให้พนักงานสามารถใช้งานเครื่องปั๊มโลหะได้อย่างถูกวิธี ปลอดภัย และได้ชิ้นงานตามมาตรฐาน
- ขอบเขต: ครอบคลุมขั้นตอนการเตรียมเครื่อง การตั้งค่าพารามิเตอร์ การป้อนวัตถุดิบ การควบคุมการทำงาน การตรวจสอบชิ้นงาน และการปิดเครื่อง
- รายละเอียด: อธิบายแต่ละขั้นตอนอย่างละเอียด พร้อมรูปภาพประกอบ และข้อควรระวัง
- WI ชื่อ: การควบคุมคุณภาพผลิตภัณฑ์ (QC) ขวดพลาสติก
- วัตถุประสงค์: เพื่อให้พนักงานฝ่าย QC สามารถตรวจสอบคุณภาพขวดพลาสติกได้อย่างถูกต้อง ครอบคลุมทั้งลักษณะภายนอก ขนาด และความแข็งแรง
- ขอบเขต: ครอบคลุมการสุ่มตัวอย่าง การใช้เครื่องมือวัด การบันทึกผล และเกณฑ์การตัดสินคุณภาพ
- รายละเอียด: อธิบายวิธีการตรวจสอบแต่ละรายการอย่างชัดเจน พร้อมรูปภาพประกอบ และวิธีการแก้ไขเบื้องต้นหากพบข้อบกพร่อง
- WI ชื่อ: ขั้นตอนการทำงานของเครื่องบรรจุภัณฑ์แบบอัตโนมัติ
- วัตถุประสงค์: เพื่อให้พนักงานสามารถควบคุมการทำงานของเครื่องบรรจุภัณฑ์แบบอัตโนมัติได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- ขอบเขต: ครอบคลุมการเปิด-ปิดเครื่อง การตั้งค่าโปรแกรม การป้อนวัสดุ การแก้ไขปัญหาเบื้องต้น และการบำรุงรักษาเครื่อง
- รายละเอียด: แสดงผังเครื่องจักร อธิบายการทำงานของแต่ละส่วน พร้อมรูปภาพ และขั้นตอนการดำเนินการ
- WI ชื่อ: การจัดการวัตถุดิบเคมีในคลังสินค้า
- วัตถุประสงค์: เพื่อให้พนักงานคลังสินค้าสามารถจัดเก็บและจัดการวัตถุดิบเคมีได้อย่างปลอดภัย และป้องกันอุบัติเหตุ
- ขอบเขต: ครอบคลุมการรับ-ส่งวัตถุดิบ การตรวจสอบฉลาก การจัดเก็บตามประเภท การควบคุมสต็อก และการกำจัดวัตถุดิบที่หมดอายุ
- รายละเอียด: ระบุประเภทของวัตถุดิบเคมี อันตรายที่อาจเกิดขึ้น วิธีการจัดเก็บที่ถูกต้อง และวิธีการปฏิบัติงานที่ปลอดภัย
- WI ชื่อ: การบำรุงรักษาเชิงป้องกันเครื่องจักร (PM)
- วัตถุประสงค์: เพื่อให้พนักงานสามารถบำรุงรักษาเชิงป้องกันเครื่องจักรได้ตามกำหนด ช่วยยืดอายุการใช้งาน และลดการเกิด downtime
- ขอบเขต: ครอบคลุมรายการตรวจเช็ค กิจกรรมบำรุงรักษา ความถี่ในการดำเนินการ และผู้รับผิดชอบ
- รายละเอียด: แสดงตารางการบำรุงรักษา พร้อมรูปภาพประกอบ และวิธีการดำเนินการแต่ละรายการอย่างละเอียด
กลุ่มที่ 2: สำหรับบริษัท SME ทั่วไป (5 ตัวอย่าง)
- WI ชื่อ: ขั้นตอนการรับออเดอร์สินค้าทางโทรศัพท์
- วัตถุประสงค์: เพื่อให้พนักงานขายสามารถรับออเดอร์สินค้าทางโทรศัพท์ได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว และสร้างความประทับใจให้กับลูกค้า
- ขอบเขต: ครอบคลุมการรับสาย การสอบถามข้อมูลลูกค้า การแนะนำสินค้า การบันทึกออเดอร์ การยืนยันออเดอร์ และการแจ้งข้อมูลการจัดส่ง
- รายละเอียด: อธิบายขั้นตอนการสนทนาอย่างละเอียด พร้อมตัวอย่างประโยค และวิธีการรับมือกับสถานการณ์ต่างๆ
- WI ชื่อ: การจัดทำใบเสนอราคา
- วัตถุประสงค์: เพื่อให้พนักงานฝ่ายขายสามารถจัดทำใบเสนอราคาได้อย่างถูกต้อง ครบถ้วน และเป็นมาตรฐานของบริษัท
- ขอบเขต: ครอบคลุมการกรอกข้อมูลลูกค้า รายละเอียดสินค้า ราคา เงื่อนไขการชำระเงิน และการจัดส่ง
- รายละเอียด: แสดงตัวอย่างใบเสนอราคา อธิบายวิธีการกรอกข้อมูลแต่ละส่วน และข้อควรระวัง
- WI ชื่อ: การตอบแชทลูกค้าผ่านช่องทางออนไลน์
- วัตถุประสงค์: เพื่อให้พนักงานฝ่ายบริการลูกค้าสามารถตอบแชทลูกค้าผ่านช่องทางออนไลน์ได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้อง และสุภาพ
- ขอบเขต: ครอบคลุมการทักทาย การสอบถามความต้องการ การแนะนำสินค้า/บริการ การแก้ไขปัญหาเบื้องต้น และการกล่าวลา
- รายละเอียด: อธิบายเทคนิคการตอบแชท ตัวอย่างประโยค และข้อควรระวังในการสื่อสาร
- WI ชื่อ: ขั้นตอนการลงบันทึกบัญชีรายรับ-รายจ่าย
- วัตถุประสงค์: เพื่อให้พนักงานบัญชีสามารถลงบันทึกบัญชีรายรับ-รายจ่ายได้อย่างถูกต้อง แม่นยำ และเป็นไปตามมาตรฐานบัญชี
- ขอบเขต: ครอบคลุมการตรวจสอบเอกขา หลักฐาน การเลือกประเภทบัญชี การบันทึกข้อมูล และการจัดเก็บเอกสาร
- รายละเอียด: อธิบายวิธีการลงบันทึกบัญชี พร้อมตัวอย่าง และข้อควรระวัง
- WI ชื่อ: การโพสต์คอนเทนต์ลงสื่อโซเชียลมีเดีย
- วัตถุประสงค์: เพื่อให้พนักงานฝ่ายการตลาดสามารถโพสต์คอนเทนต์ลงสื่อโซเชียลมีเดียได้อย่างน่าสนใจ สื่อสารได้ตรงกลุ่มเป้าหมาย และช่วยเพิ่มยอดขาย
- ขอบเขต: ครอบคลุมการเลือกประเภทคอนเทนต์ การเขียนแคปชั่น การติด hashtag การกำหนดเวลาโพสต์ และการวัดผล
- รายละเอียด: อธิบายเทคนิคการสร้างคอนเทนต์ กลยุทธ์การใช้ hashtag และเครื่องมือต่างๆ ที่ช่วยในการโพสต์
หมายเหตุ:
- ตัวอย่าง WI ด้านบนเป็นเพียงแนวทางเบื้องต้นเท่านั้น
- รายละเอียดของ WI จะแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับลักษณะงาน และวัตถุประสงค์ของแต่ละองค์กร
ตัวอย่างการเขียน Work Instruction (WI) แบบตาราง
ตัวอย่างที่ 1: สำหรับโรงงาน
WI ชื่อ: การใช้งานเครื่องปั๊มโลหะ
ลำดับ | ขั้นตอนการทำงาน | รายละเอียด | รูปภาพประกอบ | ข้อควรระวัง |
1 | ตรวจสอบความพร้อมของเครื่องจักร | – ตรวจสอบระดับน้ำมันหล่อเย็น – ตรวจสอบสภาพสายพาน – ตรวจสอบความสะอาดของแม่พิมพ์ | (รูปภาพเครื่องปั๊มและส่วนประกอบ) | – ห้ามใช้งานเครื่องหากพบความผิดปกติ – สวมอุปกรณ์ป้องกันภัยส่วนบุคคลทุกครั้ง |
2 | ตั้งค่าพารามิเตอร์การทำงาน | – เลือกโปรแกรมการปั๊มที่เหมาะสม – กำหนดแรงกด – กำหนดความเร็วในการปั๊ม | (รูปภาพหน้าจอควบคุม) | – ตั้งค่าพารามิเตอร์ตามที่กำหนดในแบบงาน – ห้ามปรับแต่งค่าโดยไม่ได้รับอนุญาต |
3 | ป้อนวัตถุดิบ | – วางแผ่นโลหะบนฐานรอง< – จัดตำแหน่งแผ่นโลหะให้ตรงกับแม่พิมพ์ | (รูปภาพการวางแผ่นโลหะ) | – ระวังมือหนีบ – สวมถุงมือหนังทุกครั้ง |
4 | เริ่มการทำงาน | – กดปุ่ม Start เพื่อเริ่มการทำงาน – สังเกตการทำงานของเครื่องจักร | (รูปภาพปุ่มควบคุม) | – ห้ามนำมือหรืออุปกรณ์อื่น ๆ เข้าใกล้บริเวณการทำงานของเครื่องจักรขณะเครื่องทำงาน |
5 | ตรวจสอบชิ้นงาน | – ตรวจสอบขนาดและรูปร่างของชิ้นงาน – ตรวจสอบความเรียบร้อยของผิวชิ้นงาน | (รูปภาพชิ้นงานที่ได้มาตรฐาน) | – ใช้เครื่องมือวัดที่ได้มาตรฐาน – บันทึกผลการตรวจสอบ |
6 | ปิดเครื่อง | – กดปุ่ม Stop เมื่อสิ้นสุดการทำงาน – ปิดสวิตช์ไฟฟ้า – ทำความสะอาดเครื่องจักร | (รูปภาพปุ่มควบคุม) | – รอให้เครื่องจักรหยุดทำงานสนิทก่อนทำความสะอาด |
ตัวอย่างที่ 2: สำหรับบริษัท SME ทั่วไป
WI ชื่อ: ขั้นตอนการรับออเดอร์สินค้าทางโทรศัพท์
ลำดับ | ขั้นตอนการทำงาน | รายละเอียด | ตัวอย่างประโยค |
1 | รับสาย | – รับสายภายใน 3 เสียงเรียก – ทักทายลูกค้าด้วยน้ำเสียงสดใส – แจ้งชื่อและหน่วยงาน | “สวัสดีค่ะ บริษัท [ชื่อบริษัท] ยินดีให้บริการค่ะ พูดสายกับ [ชื่อพนักงาน] ค่ะ” |
2 | สอบถามความต้องการ | – สอบถามความต้องการของลูกค้าอย่างสุภาพ – จดบันทึกรายละเอียดสินค้าที่ลูกค้าต้องการ | “ไม่ทราบว่าคุณลูกค้าสนใจสินค้าประเภทไหนเป็นพิเศษคะ?” “ต้องการรุ่น/สี/ขนาด อะไรเป็นพิเศษมั้ยคะ?” |
3 | แนะนำสินค้า | – แนะนำสินค้าที่ตรงกับความต้องการของลูกค้า – แจ้งรายละเอียดสินค้า ราคา โปรโมชั่น – ตอบข้อซักถามของลูกค้าอย่างชัดเจน | “สินค้ารุ่นนี้กำลังเป็นที่นิยมมากเลยค่ะ คุณสมบัติเด่นคือ…” “ตอนนี้เรามีโปรโมชั่นลดราคาพิเศษ…” |
4 | บันทึกออเดอร์ | – บันทึกข้อมูลลูกค้า ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ – บันทึกรายการสินค้า จำนวน ราคา – ยืนยันความถูกต้องของข้อมูลกับลูกค้า | “รบกวนขอชื่อ-ที่อยู่ในการจัดส่งด้วยค่ะ” “รวมทั้งหมด [ราคา] บาทค่ะ” “รบกวนยืนยันความถูกต้องอีกครั้งนะคะ” |
5 | แจ้งข้อมูลการจัดส่ง | – แจ้งระยะเวลาในการจัดส่ง – แจ้งค่าจัดส่ง (ถ้ามี) – แจ้งวิธีการชำระเงิน | “สินค้าจะจัดส่งถึงภายใน [ระยะเวลา] ค่ะ” “ค่าจัดส่ง [ราคา] บาทค่ะ” “สามารถชำระเงินได้ผ่าน…” |
6 | กล่าวลา | – กล่าวขอบคุณลูกค้า – ยินดีให้บริการ | “ขอบคุณที่ใช้บริการ [ชื่อบริษัท] ค่ะ” “มีอะไรสอบถามเพิ่มเติมได้ตลอดเลยนะคะ” |
หมายเหตุ:
- ตัวอย่าง WI ด้านบนเป็นเพียงแนวทางเบื้องต้นเท่านั้น
- รายละเอียดของ WI จะแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับลักษณะงาน และวัตถุประสงค์ของแต่ละองค์กร
- สามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบตาราง และเพิ่มคอลัมน์อื่น ๆ ได้ตามความเหมาะสม เช่น คอลัมน์ “ผู้รับผิดชอบ” “เอกสารอ้างอิง” เป็นต้น