Time-tracking 5 ข้อ กรอบการทำงานในการติดตามเวลา

งานสัมมนาออนไลน์ “กรอบการทำงานในการติดตามเวลา Time-tracking ให้ทุกคนมีส่วนร่วมการทำงาน” จัดโดย Teamwork.com เมื่อวันที่ 26 มกราคม 2567 ได้นำเสนอแนวทางในการติดตามเวลาอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้ทุกคนมีส่วนร่วมการทำงาน โดย Marcel van den Brink ผู้ก่อตั้งและ CEO ของ Teamwork.com ได้สรุปประเด็นสำคัญจากงานสัมมนาไว้ดังนี้

1.กำหนดวัตถุประสงค์ในการติดตามเวลา Time-tracking ให้ชัดเจน

ก่อนเริ่มต้นติดตามเวลา สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดวัตถุประสงค์ให้ชัดเจนว่าต้องการใช้ข้อมูลจากการติดตามเวลาเพื่ออะไร เช่น เพื่อประเมินประสิทธิภาพการทำงาน กำหนดงบประมาณ หรือวางแผนงานในอนาคต เป็นต้น เมื่อกำหนดวัตถุประสงค์ได้แล้ว จะช่วยให้สามารถเลือกวิธีการติดตามเวลาที่เหมาะสมได้

2.เลือกโครงสร้างการติดตามเวลา Time-tracking ที่เหมาะกับทีม

โครงสร้างการติดตามเวลาที่เหมาะสมควรสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ในการติดตามเวลาและลักษณะงานของทีม เช่น หากต้องการติดตามเวลางานโดยละเอียด ควรใช้โครงสร้างการติดตามเวลาที่แบ่งรายละเอียดงานออกเป็นหมวดหมู่ย่อยๆ หากต้องการติดตามเวลางานโดยรวม ควรใช้โครงสร้างการติดตามเวลาที่แบ่งรายละเอียดงานออกเป็นหมวดหมู่กว้างๆ

3.ทำให้การติดตามเวลา Time-tracking เป็นเรื่องง่ายและสะดวก

หากการติดตามเวลาเป็นเรื่องยุ่งยากและซับซ้อน พนักงานก็อาจไม่อยากทำ ดังนั้นจึงควรทำให้การติดตามเวลาเป็นเรื่องง่ายและสะดวก เช่น เลือกเครื่องมือติดตามเวลาที่ใช้งานง่ายและสามารถเชื่อมต่อกับอุปกรณ์ต่างๆ ได้

4.ให้ข้อมูลจากการติดตามเวลาTime-tracking แก่พนักงานอย่างสม่ำเสมอ

ข้อมูลจากการติดตามเวลาควรถูกนำมาใช้เพื่อประโยชน์ของพนักงาน เช่น ใช้ในการประเมินประสิทธิภาพการทำงาน การให้คำปรึกษาหรือคำแนะนำในการพัฒนาทักษะ หรือใช้ในการวางแผนงานในอนาคต ดังนั้นจึงควรให้ข้อมูลจากการติดตามเวลาแก่พนักงานอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้พนักงานเข้าใจถึงผลลัพธ์ของการติดตามเวลา และสามารถนำข้อมูลไปใช้ในการพัฒนาตนเองและการทำงาน

5.สร้างวัฒนธรรมการติดตามเวลา Time-tracking ในทีม

การติดตามเวลาควรเป็นวัฒนธรรมที่ฝังรากลึกในทีม เพื่อให้พนักงานทุกคนตระหนักถึงความสำคัญของการติดตามเวลาและมีส่วนร่วมในการติดตามเวลาอย่างเต็มใจ ดังนั้นจึงควรสร้างวัฒนธรรมการติดตามเวลาในทีม เช่น กำหนดนโยบายและแนวทางการติดตามเวลาอย่างชัดเจน และให้รางวัลแก่พนักงานที่ติดตามเวลาอย่างสม่ำเสมอ

สรุป

การติดตามเวลาอย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้ทีมสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยสามารถช่วยลดค่าใช้จ่าย เพิ่มผลผลิต และปรับปรุงคุณภาพงานได้ อย่างไรก็ตาม การติดตามเวลาควรเป็นไปอย่างเหมาะสมและสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ในการติดตามเวลาของทีม เพื่อให้ทีมมีส่วนร่วมและได้รับประโยชน์สูงสุด

อ้างอิงข้อมูลจากเว็บไซด์
The wrap-up: 5 key takeaways from the ‘Time-tracking framework to keep your team engaged’ webinar (teamwork.com)