ArticleManagement

Purchase Requisition คือ อะไร?

Purchase Requisition : เพื่อนๆ เคยสงสัยไหมว่า กว่าที่บริษัทจะซื้อของเข้ามาใช้งานได้ ต้องผ่านขั้นตอนอะไรบ้าง? หนึ่งในขั้นตอนสำคัญนั้นก็คือ การทำ “Purchase Requisition” หรือที่เราเรียกสั้นๆ ว่า “PR” นั่นเอง บทความนี้เราจะมาเจาะลึกกันว่า PR คืออะไร สำคัญอย่างไร และมีขั้นตอนการดำเนินการอย่างไรบ้าง

เลือกอ่าน หัวข้อที่สนใจ

ทำความเข้าใจพื้นฐานของ Purchase Requisition

ความหมายและวัตถุประสงค์

Purchase Requisition (PR) คือ เอกสารที่ใช้สำหรับขออนุมัติซื้อสินค้าหรือบริการ เปรียบเสมือนใบสั่งซื้อภายในองค์กร โดยระบุรายละเอียดของสิ่งที่ต้องการซื้อ เช่น ชื่อสินค้า ปริมาณ ราคาโดยประมาณ และเหตุผลความจำเป็นในการซื้อ PR มีวัตถุประสงค์เพื่อควบคุมการใช้จ่ายงบประมาณของบริษัท และทำให้กระบวนการจัดซื้อเป็นระบบมากขึ้น

องค์ประกอบสำคัญของ PR

PR ที่ดีควรมีข้อมูลที่ครบถ้วน เช่น เลขที่ PR, วันที่, ชื่อผู้ขอ, แผนก, รายละเอียดสินค้าหรือบริการ, ปริมาณ, ราคาโดยประมาณ, เหตุผลความจำเป็นในการซื้อ, และลายเซ็นผู้เกี่ยวข้อง ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อเข้าใจความต้องการของผู้ขอ และดำเนินการจัดซื้อได้อย่างถูกต้อง

ขั้นตอนการทำ Purchase Requisition

ขั้นตอนการสร้าง PR

การระบุความต้องการ

ก่อนอื่นต้องระบุความต้องการให้ชัดเจนก่อนว่า เราต้องการซื้ออะไร? จำเป็นแค่ไหน? และมีงบประมาณเท่าไหร่? คิดให้ดีก่อนกดสั่งซื้อนะครับ!

การกรอกแบบฟอร์ม PR

เมื่อระบุความต้องการได้แล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการกรอกแบบฟอร์ม PR โดยกรอกข้อมูลให้ครบถ้วนตามที่ได้กล่าวไปข้างต้น อย่าลืมตรวจสอบความถูกต้องก่อนส่งด้วยนะครับ

การขออนุมัติ

หลังจากกรอกแบบฟอร์ม PR เสร็จเรียบร้อยแล้ว ต้องส่งให้ผู้มีอำนาจอนุมัติ เช่น หัวหน้าแผนก หรือผู้จัดการ เพื่อพิจารณาอนุมัติการสั่งซื้อ

หลังจาก PR ได้รับอนุมัติแล้ว?

เมื่อ PR ได้รับอนุมัติแล้ว ฝ่ายจัดซื้อจะดำเนินการออก Purchase Order (PO) หรือใบสั่งซื้อ เพื่อส่งไปยังผู้ขาย และดำเนินการจัดซื้อสินค้าหรือบริการตามที่ระบุไว้ใน PR

ประโยชน์ของการใช้ระบบ Purchase Requisition

 การควบคุมงบประมาณที่ดีขึ้น

การใช้ PR ช่วยให้บริษัทสามารถควบคุมงบประมาณได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะทุกการสั่งซื้อต้องผ่านการขออนุมัติก่อน จึงช่วยลดการซื้อที่ไม่จำเป็น

ความโปร่งใสและความรับผิดชอบที่เพิ่มขึ้น

PR ช่วยเพิ่มความโปร่งใสในกระบวนการจัดซื้อ เพราะทุกขั้นตอนมีการบันทึกไว้เป็นลายลักษณ์อักษร ทำให้สามารถตรวจสอบได้ง่าย

Purchase Requisition vs. Purchase Order: อะไรคือความแตกต่าง?

หลายคนมักสับสนระหว่าง PR และ PO PR คือเอกสารขออนุมัติซื้อ ส่วน PO คือเอกสารสั่งซื้อ PR อยู่ภายในองค์กร ส่วน PO ส่งไปยังผู้ขายภายนอก

เคล็ดลับสำหรับการจัดการ Purchase Requisition อย่างมีประสิทธิภาพ

ใช้ระบบออนไลน์ในการจัดการ PR เพื่อความสะดวกและรวดเร็ว และควรมีการอบรมพนักงานเกี่ยวกับขั้นตอนการทำ PR ให้เข้าใจอย่างถูกต้อง

สรุป

Purchase Requisition หรือ PR เป็นขั้นตอนสำคัญในกระบวนการจัดซื้อของบริษัท ช่วยควบคุมงบประมาณ เพิ่มความโปร่งใส และทำให้การจัดซื้อเป็นระบบมากขึ้น หวังว่าบทความนี้จะช่วยให้เพื่อนๆ เข้าใจความหมายและความสำคัญของ PR มากยิ่งขึ้นนะครับ

FAQs

  1. PR ย่อมาจากอะไร? PR ย่อมาจาก Purchase Requisition ครับ
  2. ใครเป็นคนทำ PR? พนักงานที่ต้องการซื้อสินค้าหรือบริการเป็นคนทำ PR ครับ
  3. ถ้า PR ไม่ได้รับอนุมัติ จะทำอย่างไร? ต้องกลับไปแก้ไขข้อมูลใน PR ให้ตรงตามความต้องการของผู้มีอำนาจอนุมัติครับ
  4. PR สำคัญอย่างไร? PR ช่วยควบคุมงบประมาณและเพิ่มความโปร่งใสในกระบวนการจัดซื้อครับ
  5. ใช้ระบบออนไลน์ในการจัดการ PR ดีอย่างไร? ช่วยประหยัดเวลา ลดข้อผิดพลาด และง่ายต่อการติดตามสถานะครับ

ต่อจากเนื้อหาเดิมเกี่ยวกับ Purchase Requisition (PR) เรามาเจาะลึกกันต่อในเรื่องของระบบการจัดการ PR แบบออนไลน์ และตัวอย่างสถานการณ์จริงที่แสดงให้เห็นถึงประโยชน์ของ PR กันครับ

ระบบการจัดการ Purchase Requisition ออนไลน์: ยกระดับการจัดซื้อสู่ยุคดิจิทัล

ในยุคดิจิทัลแบบนี้ การใช้ระบบจัดการ PR ออนไลน์เป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่ง ระบบเหล่านี้ช่วยให้กระบวนการจัดซื้อเป็นไปอย่างอัตโนมัติ รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลองนึกภาพดูสิครับว่า ถ้าบริษัทของคุณยังใช้กระดาษในการทำ PR ต้องเดินส่งเอกสารไปมา เสียเวลามากแค่ไหน แต่ถ้าใช้ระบบออนไลน์ แค่คลิกไม่กี่ครั้งก็สามารถสร้าง ส่ง และติดตามสถานะ PR ได้อย่างง่ายดาย แถมยังลดความผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลด้วยมือลงได้อีกด้วย

ระบบจัดการ PR ออนไลน์ส่วนใหญ่มักจะมีฟีเจอร์ที่น่าสนใจมากมาย เช่น:

  • การสร้างและส่ง PR แบบอิเล็กทรอนิกส์: ไม่ต้องใช้กระดาษอีกต่อไป ประหยัดทั้งเวลาและทรัพยากร
  • ระบบการอนุมัติแบบอัตโนมัติ: PR จะถูกส่งไปยังผู้มีอำนาจอนุมัติตามลำดับขั้น ทำให้กระบวนการอนุมัติรวดเร็วขึ้น
  • การติดตามสถานะ PR แบบเรียลไทม์: สามารถตรวจสอบสถานะของ PR ได้ตลอดเวลา ว่าอยู่ในขั้นตอนไหนแล้ว
  • การจัดเก็บข้อมูลแบบรวมศูนย์: ข้อมูล PR ทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ในระบบ ทำให้ค้นหาและเรียกดูข้อมูลได้ง่าย
  • การเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆ: เช่น ระบบบัญชี ระบบจัดซื้อ เพื่อให้ข้อมูลไหลลื่น ไม่มีสะดุด

ตัวอย่างสถานการณ์: PR ช่วยชีวิต!

สมมติว่าบริษัทของคุณกำลังจะจัดงานสัมมนาใหญ่ ต้องการสั่งซื้อของจำนวนมาก เช่น ป้ายไวนิล ของที่ระลึก และอุปกรณ์ต่างๆ ถ้าไม่มีระบบ PR คุณอาจต้องวิ่งวุ่นกับการรวบรวมใบเสนอราคา ขออนุมัติ และสั่งซื้อ ซึ่งอาจทำให้เกิดความผิดพลาด สั่งซื้อของไม่ทัน หรืองบบานปลายได้ แต่ถ้าใช้ระบบ PR คุณสามารถระบุความต้องการ สร้าง PR และส่งขออนุมัติได้อย่างรวดเร็ว ฝ่ายจัดซื้อก็สามารถเปรียบเทียบราคา เลือกผู้ขาย และสั่งซื้อได้อย่างมีประสิทธิภาพ งานสัมมนาของคุณก็จะราบรื่น ไม่มีปัญหา

เลือกใช้ระบบ PR ออนไลน์ที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ

การเลือกใช้ระบบ PR ออนไลน์ที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณเป็นสิ่งสำคัญ ควรพิจารณาถึงขนาดของบริษัท ความซับซ้อนของกระบวนการจัดซื้อ และงบประมาณ ลองปรึกษาผู้เชี่ยวชาญหรือขอทดลองใช้ระบบก่อนตัดสินใจซื้อ เพื่อให้ได้ระบบที่ตอบโจทย์ความต้องการของธุรกิจคุณมากที่สุด

สรุปอีกครั้ง: PR คือหัวใจสำคัญของการจัดซื้อ

PR ไม่ใช่แค่เอกสารธรรมดา แต่เป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้กระบวนการจัดซื้อเป็นระบบ โปร่งใส และมีประสิทธิภาพ การใช้ระบบ PR ออนไลน์ยิ่งช่วยเพิ่มความสะดวก รวดเร็ว และแม่นยำ ลองนำไปปรับใช้กับธุรกิจของคุณดูนะครับ รับรองว่าจะเห็นผลลัพธ์ที่ดีอย่างแน่นอน!

FAQs เพิ่มเติม

  1. ระบบ PR ออนไลน์มีค่าใช้จ่ายอย่างไร? ค่าใช้จ่ายขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการและฟีเจอร์ของระบบ บางระบบอาจคิดค่าบริการรายเดือน รายปี หรือตามจำนวนผู้ใช้งาน
  2. ระบบ PR ออนไลน์เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กหรือไม่? เหมาะกับธุรกิจทุกขนาด เพราะช่วยประหยัดเวลา ลดต้นทุน และเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดซื้อ
  3. ข้อมูลในระบบ PR ออนไลน์มีความปลอดภัยหรือไม่? ผู้ให้บริการระบบ PR ออนไลน์ส่วนใหญ่จะมีมาตรการรักษาความปลอดภัยข้อมูลที่เข้มงวด เพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูล
  4. ต้องใช้เวลาฝึกอบรมพนักงานนานแค่ไหนในการใช้ระบบ PR ออนไลน์? ระบบ PR ออนไลน์ส่วนใหญ่ใช้งานง่าย ไม่ซับซ้อน ใช้เวลาฝึกอบรมไม่นาน
  5. มีระบบ PR ออนไลน์ที่รองรับภาษาไทยหรือไม่? มีหลายระบบที่รองรับภาษาไทย ทำให้พนักงานใช้งานได้สะดวกยิ่งขึ้น

แนะนำเพิ่มเติมสำหรับบริการอื่นๆ WiSDOMFiRM

  • TimeSheet:TimeSheet ของ WiSDOMFiRM ช่วยให้คุณ คำนวณค่าจ้างได้อย่างแม่นยำ เพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการโครงการ และ วิเคราะห์ประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานแต่ละคนได้อย่างละเอียด
  • ทำเว็บไซต์ WordPress: “บริการทำเว็บไซต์ WordPress ของเราช่วยให้ธุรกิจของคุณมี เว็บไซต์ที่สวยงามและใช้งานง่าย ปรับแต่งได้ตามต้องการ และ ติดอันดับค้นหาใน Google ได้อย่างรวดเร็ว ด้วยเทคนิค SEO ที่ทันสมัย”
  • บริการอื่นๆ: “นอกจาก TimeSheet และการทำเว็บไซต์แล้ว เรายังมีบริการอื่นๆ อีกมากมาย เช่น ปรึกษาการตลาดออนไลน์ ช่วยให้ธุรกิจของคุณเข้าถึงลูกค้ากลุ่มเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ หรือ ริการดูแลระบบ IT เพื่อให้ระบบของคุณทำงานได้อย่างราบรื่น”

“ลูกค้าของเรา กว่า 90% พึงพอใจกับบริการ TimeSheet ของ WiSDOMFiRM และเห็นผลลัพธ์ในการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานอย่างชัดเจน”

สนใจบริการต่างคลิกลงทะเบียนได้ที่นี่

Close