Article

เมื่อรับพนักงานใหม่ ช่วง Work from Home ต้องทำอย่างไร

หลังจากการแพร่ระบาดของ COVID-19 การทำงานที่บ้าน หรือ Work from Home กลายเป็นรูปแบบการทำงานที่บริษัทต่าง ๆ ใช้กันมากขึ้น นอกจากจะลดโอกาสในการแพร่เชื้อไวรัสแล้ว ยังส่งผลดีต่อบริษัทและพนักงานหลายอย่าง ไม่ว่าจะเป็นประสิทธิภาพในการทำงาน ลดค่าใช้จ่าย หรือมีเวลาในการทำสิ่งต่าง ๆ เพิ่มขึ้นเพราะไม่ต้องเสียเวลาเดินทาง

เตรียมอุปกรณ์ IT และคู่มือ กฎระเบียบการทำงาน ต่าง ๆ ให้เรียบร้อย (Work from Home)


ปกติแล้วในวันแรกของการเริ่มงานบริษัทก็จะมีการจัดปฐมนิเทศพนักงานใหม่ ให้รวมตัวกันในห้องประชุมฟัง HR อธิบายกฎระเบียบของบริษัทและพาเดินทัวร์ออฟฟิศแนะนำแผนกต่าง ๆ รวมทั้งให้ฝ่าย IT ได้แนะนำการใช้งานอุปกรณ์ IT หรือระบบต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน ซึ่งการที่บริษัทมีการ Work from Home แบบเต็มตัวไม่ได้หมายความว่ากระบวนการพวกนี้จะต้องยกเลิกไป

HR อาจจะเปลี่ยนจากการเข้าประชุมที่ออฟฟิศเป็นการประชุมผ่าน Video Conference แทน โดยก่อนที่จะถึงวันปฐมนิเทศก็ควรทำคู่มือแนะนำบริษัท อธิบายกฎระเบียบต่าง ๆ ขององค์กรในรูปแบบเอกสาร หรือไฟล์ Video แล้วอัปโหลดขึ้นออนไลน์ให้พนักงานดาวน์โหลดไปดูเพิ่มเติมได้ นอกจากนั้นถ้าปกติบริษัทคุณมีการพาพนักงานใหม่ไปแนะนำกับหัวแต่ละแผนกอยู่แล้ว ก็อาจขอเวลาส่วนหนึ่งจากหัวหน้าแผนกต่าง ๆ เข้ามาร่วมประชุมทักทายและต้อนรับพนักงานใหม่ผ่าน Video Conference ด้วย

สำหรับฝ่าย IT ก็ต้องทำคู่มือสอนใช้งานเครื่องมือ ระบบ หรือโปรแกรมต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการทำงานในรูปแบบเอกสาร หรือไฟล์ Video แล้วอัปโหลดขึ้นออนไลน์เช่นกัน โดยหากพนักงานใหม่ใช้อุปกรณ์ IT ที่เป็นของตัวเองในการทำงาน ฝ่าย IT ก็ต้องสอบถามรายละเอียดอุปกรณ์ต่าง ๆ ให้พร้อมก่อนวันเริ่มงาน เช่น ถ้าใช้โน้ตบุ๊กส่วนตัว ก็ต้องสอบถามให้ชัดเจนถึงรุ่นและรายละเอียดของคอมพิวเตอร์ เพื่อให้คำแนะนำในการติดตั้งโปรแกรมที่จำเป็นต่อการทำงาน แต่ถ้าบริษัทต้องจัดหาอุปกรณ์ IT ให้พนักงานใหม่ ก็ควรส่งอุปกรณ์เหล่านั้นให้ถึงมือพวกเขาตั้งแต่ก่อนถึงวันเริ่มงาน ซึ่งหากจำเป็นต้องติดตั้งอุปกรณ์ที่ต้องใช้ความรู้ความชำนาญเป็นพิเศษ ก็อาจจะมอบหมายให้บางคนในทีม IT ไปช่วย

จัด Welcome Party ผ่าน Video Conference


หลังการปฐมนิเทศกับ HR แล้ว ก่อนจะเริ่มทำงาน แต่ละแผนกที่มีพนักงานเข้าใหม่ควรจะมีการ Video Conference เพื่อแนะนำทุกคนในแผนกก่อนว่าใครชื่ออะไร ทำงานรับผิดชอบส่วนไหน และมีการจัด Welcome Party สบาย ๆ กินข้าวพูดคุยทำความรู้จักกัน ผ่าน Video Conference ตอนกลางวันหรือเย็นหลังเลิกงาน การทำแบบนี้จะทำให้พนักงานใหม่ได้คุยกับคนอื่น ๆ ในแผนกนอกเหนือจากเรื่องงานบ้าง เขาจะได้รู้สึกว่าตัวเองเป็นส่วนหนึ่งของทีม และกล้าที่จะสอบถามและปรึกษาเรื่องงาน หรือถ้าเป็นไปได้ อาจหาวันเหมาะ ๆ สักวันเข้าไปทำงานที่ออฟฟิศด้วยกันทั้งทีม เพื่อเจอหน้ากันจริง ๆ ก็ได้

มีเป้าหมายที่ชัดเจนในการทำงานช่วงแรก


การทำงานอยู่ที่บ้านบางครั้งอาจจะทำให้พนักงานใหม่กังวลได้ว่างานที่เขาทำนั้นดีหรือยัง ปริมาณและคุณภาพของงานเป็นที่น่าพอใจรึเปล่า ดังนั้นสำหรับพนักงานใหม่ที่ต้องทำงานที่บ้าน หัวหน้าควรจะให้เป้าหมายที่ชัดเจน จับต้องได้ บอกเขาเลยว่าคาดหวังอะไร ให้ To-do List กับเขาว่าต้องทำอะไรบ้าง และมีอะไรที่ต้องทำให้เสร็จ ซึ่งควรเป็นเป้าหมายระยะสั้น ๆ ประมาณ 1 สัปดาห์

การมีเป้าหมายที่ชัดเจนนอกจากจะมีประโยชน์กับตัวพนักงานใหม่เองแล้ว ยังช่วยให้หัวหน้าสามารถประเมินการทำงานในช่วงทดลองงานของเขาได้ง่ายยิ่งขึ้นด้วย ว่าเขาสามารถทำงานตามที่เราคาดหวังได้ไหม

มีเวลาคุยกับพนักงานใหม่ทุกวัน


หัวหน้ามักจะมีการพูดคุยกับพนักงานใหม่แบบจริง ๆ จัง ๆ ก็ตอนที่ถึงเวลาประเมินงานในแต่ละเดือน แต่การทำงานแบบ Work from Home ไม่ควรปล่อยเวลานานขนาดนั้น หัวหน้าควรหาเวลาตอนช่วงเย็นของแต่ละวัน Video Conference กับพนักงานใหม่ โดยใช้เวลานี้ในการสอบถาม Feedback ต่าง ๆ เกี่ยวการทำงานจากเขาว่าสงสัยหรือมีปัญหาอะไรไหม โอเคกับการทำงานตรงไหนรึเปล่า จะได้แก้ไขและปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมได้อย่างทันท่วงที ไม่ต้องรอจนถึงเวลาประเมินงาน

นอกจากนั้นก็ควรมีการนัดประชุมออนไลน์กันทั้งแผนกเป็นประจำทุกวันเช่นกัน ให้แต่ละคนได้อัปเดตงานของตัวเอง และคนในแผนกทุกคนได้มีเวลาพูดคุยกัน

จับคู่พนักงานใหม่ กับคนที่ทำงานอยู่แล้ว


การนั่งทำงานที่ออฟฟิศเราสามารถหันไปถามเพื่อนร่วมงานข้าง ๆ ได้ทันทีที่มีปัญหา แต่การ Work from Home ทำอย่างนั้นไม่ได้ โดยเฉพาะสำหรับพนักงานใหม่ ที่ไม่รู้ว่าควรจะถามใครดี เพราะไม่สนิทกับใครเลย จะให้รอคุยกับหัวหน้าในตอนเย็นที่มีนัดกันทุกวัน บางเรื่องก็อาจไม่ทันการณ์

ดังนั้นจึงควรมีการจับคู่พนักงานใหม่กับพนักงานคนอื่นในทีมที่ทำงานมานานแล้ว เป็นเหมือน Buddy ที่คอยช่วยเหลือ ให้คำแนะนำทั้งในเรื่องการทำงานและเรื่องต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับบริษัท เวลาพนักงานใหม่มีปัญหาเขาจะได้รู้ว่าต้องถามใคร ไม่ต้องคอยกังวลว่าจะเป็นการรบกวนคนอื่น ๆ ในทีม ช่วยลดความเครียดและความกดดัน รวมทั้งทำให้เขาไม่รู้สึกว่าโดดเดี่ยวอีกด้วย

ซึ่งคนที่ควรจะเลือกมาให้เป็น Buddy กับพนักงานใหม่นั้น ควรเลือกคนที่ทำงานมาสักระยะแล้ว รู้จักและเข้าใจการทำงานรวมทั้งองค์กรเป็นอย่างดี สามารถไว้ใจและเชื่อถือได้ ที่สำคัญก่อนจะจับคู่เขากับพนักงานใหม่ ต้องสอบถามความสมัครใจจากเขาก่อนด้วย เพราะอาจกระทบกับเวลาในการทำงานของเขา

การมีพนักงานใหม่เข้ามาร่วมทีมย่อมมีปัญหาติดขัดบ้างเป็นเรื่องธรรมดา แต่เราต้องเรียนรู้ ปรับตัว และหาวิธีที่เหมาะสมให้ทุกคนทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น ทั้งพนักงานใหม่ หัวหน้า หรือเพื่อร่วมงานคนอื่น ๆ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญไม่ว่าจะทำงานที่ออฟฟิศหรือทำงานที่บ้าน

ขอบคุณที่มา และอ่านข้อความเต็มที่ https://blog.jobthai.com/hr/ดูแลพนักงานใหม่ยังไงถ้าบริษัท-work-from-home
รูปภาพจาก https://www.pexels.com/th-th

สนใจโปรแกรมช่วย จัดการโครงการ การทำงานของพนักงาน ออนไลน์ https://www.wisdomfirm.com/service-promotion/

Close
WiSDOM FiRM
Privacy Overview

This website uses cookies so that we can provide you with the best user experience possible. Cookie information is stored in your browser and performs functions such as recognising you when you return to our website and helping our team to understand which sections of the website you find most interesting and useful.