6 ขั้นตอนการใช้ทักษะการแก้ปัญหาในการทำงาน

การใช้ทักษะการแก้ปัญหา : ทุกคน ไม่ว่าจะเป็นผู้จัดการหรือพนักงานระดับเริ่มต้น ล้วนต้องเจอกับปัญหาในการทำงานเสมอ ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการโครงการอาจต้องแก้ปัญหาให้กับลูกค้าและทีมงาน ส่วนพนักงานทั่วไปอาจต้องแก้ปัญหาให้ตัวเองหรือเพื่อนร่วมงาน ดังนั้น พนักงานทุกคนจึงควรเข้าใจกระบวนการแก้ปัญหาและพัฒนาทักษะการแก้ปัญหา

บทความนี้จะแนะนำวิธีเพิ่มพูนทักษะการแก้ปัญหาและโอกาสในการก้าวหน้าในอาชีพ

1. อะไรคือการแก้ปัญหา?

การแก้ปัญหา คือ กระบวนการในการเข้าใจความท้าทายและหาทางออกที่มีประสิทธิภาพ โดยอาจเกี่ยวข้องกับการใช้การคำนวณและทักษะการคิดวิเคราะห์ ขึ้นอยู่กับประเภทและความซับซ้อนของปัญหา

2. ขั้นตอนการแก้ปัญหา

2.1 กำหนดปัญหา

• ขั้นตอนแรกคือ วิเคราะห์สถานการณ์อย่างรอบคอบเพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับปัญหา สถานการณ์เดียวอาจมีปัญหาหลายอย่าง ให้แยกแยะแต่ละปัญหาและค้นหาสาเหตุ พยายามคาดการณ์พฤติกรรมและการตอบสนองของผู้ที่ได้รับผลกระทบจากปัญหา
• ใช้เคล็ดลับต่อไปนี้เพื่อระบุปัญหาได้แม่นยำขึ้น:
  • แยกข้อเท็จจากความคิดเห็น
  • ระบุกระบวนการที่ปัญหามีอยู่
  • วิเคราะห์นโยบายและขั้นตอนของบริษัท
  • พูดคุยกับทีมงานที่เกี่ยวข้องเพื่อรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม
  • กำหนดปัญหาในแง่ที่เฉพาะเจาะจง
  • รวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการแก้ปัญหา

2.2 หาแนวทางแก้ไข

• ระดมความคิดหาแนวทางแก้ไขปัญหาที่มีอยู่ทั้งหมด
• เชิญชวนทุกคนที่ได้รับผลกระทบเสนอแนะ และปรึกษาผู้ที่มีประสบการณ์กับความท้าทายประเภทนี้
• ใช้แบบสำรวจและกลุ่มพูดคุยเพื่อสร้างไอเดีย
• คำนึงถึงประเด็นต่อไปนี้ขณะสำรวจแนวทางแก้ไข:
  • พิจารณาあらゆるแง่มุมที่อาจทำให้กระบวนการแก้ปัญหาช้าลง
  • ตรวจสอบว่าไอเดียที่สร้างขึ้นสอดคล้องกับเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่เกี่ยวข้อง
  • ตรวจสอบว่าทุกคนมีส่วนร่วมในกระบวนการสร้างไอเดีย
  • แยกแยะระหว่างแนวทางแก้ไขระยะสั้นและระยะยาว
  • เขียนแนวทางแก้ไขที่เสนอทั้งหมด ควรมีอย่างน้อย 5-8 แนวทางแก้ไขสำหรับแต่ละปัญหา

2.3 ประเมินแนวทางแก้ไข

• ประเมินผลลัพธ์ทั้งด้านบวกและด้านลบของแต่ละแนวทางแก้ไขที่กำหนดไว้ในขั้นตอนก่อนหน้านี้
• วิเคราะห์และเปรียบเทียบแนวทางแก้ไขทั้งหมด โดยพิจารณาถึงทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับการนำไปใช้ เช่น เวลา ข้อมูล บุคลากร และงบประมาณ

2.4 เลือกแนวทางแก้ไข

• หลังจากประเมินแล้ว ให้เลือกแนวทางแก้ไขที่มีแนวโน้มจะแก้ปัญหาได้มากที่สุด พิจารณาว่าแนวทางแก้ไขนั้นตอบสนองวัตถุประสงค์ต่อไปนี้แค่ไหน:
  • แก้ปัญหาได้อย่างราบรื่นโดยไม่ก่อปัญหาอื่น
  • เป็นที่ยอมรับของทุกคนที่เกี่ยวข้อง
  • ปฏิบัติได้จริงและง่ายต่อการนำไปใช้
  • สอดคล้องกับนโยบายและขั้นตอนของบริษัท
• ตัดสินใจเกี่ยวกับ:
  • พนักงานที่รับผิดชอบในการดำเนินการแก้ไข
  • วิธีการที่พนักงานจะนำแนวทางแก้ไขไปใช้
  • เวลาและทรัพยากรที่ต้องการ

2.5 นำแนวทางแก้ไขที่เลือกไปใช้

• พัฒนาแผนปฏิบัติการเพื่อนำแนวทางแก้ไขที่เลือกไปใช้ กำหนดเป้าหมายและแยกออกเป็นเป้าหมายที่วัดได้เพื่อติดตามการดำเนินการ กำหนดระยะเวลาสำหรับการดำเนินการ
• สื่อสารแผนให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องทราบ พัฒนาช่องทางการรับฟังความคิดเห็นระหว่างกระบวนการ

2.6 ตรวจสอบความคืบหน้าและปรับเปลี่ยน

• ตรวจสอบความคืบหน้าอย่างต่อเนื่องเพื่อให้แน่ใจว่าแนวทางแก้ไขของคุณได้ผล รวบรวมข้อมูลและความคิดเห็นเพื่อพิจารณาว่าแนวทางแก้ไขนั้นตอบสนองความต้องการของทุกคนที่เกี่ยวข้องหรือไม่
• คุณอาจต้องปรับเปลี่ยนแนวทางแก้ไขหากพบสิ่งที่ไม่คาดคิด หากรู้สึกว่าแนวทางแก้ไขไม่ได้ผลตามที่วางแผนไว้ คุณอาจต้องกลับไปดูแนวทางแก้ไขอื่น ๆ และนำแผนใหม่ไปใช้

ทักษะการแก้ปัญหาที่สำคัญที่นายจ้างมองหา

นายจ้างหลายคนมองหาผู้สมัครที่มีทักษะการแก้ปัญหาที่แข็งแกร่ง ทักษะที่สำคัญบางประการ ได้แก่

• การฟัง: การฟังอย่างตั้งใจช่วยให้คุณรวบรวมข้อมูลที่มีค่าสำหรับการแก้ปัญหา ผู้แก้ปัญหาที่ดีสามารถระบุผู้เกี่ยวข้องทั้งหมด กระตุ้นให้พวกเขาเข้าร่วม และฟังความคิดเห็นที่หลากหลายเพื่อเข้าใจปัญหา สาเหตุ และแนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้
• การคิดวิเคราะห์: การคิดวิเคราะห์ช่วยให้คุณค้นคว้าและเข้าใจปัญหาและสาเหตุ ความสามารถในการสร้างความสัมพันธ์แบบเหตุปัจจัยก็สำคัญเช่นกันในการคาดการณ์ผลระยะยาวของแนวทางปฏิบัติ
• ความคิดสร้างสรรค์: การแก้ปัญหาต้องใช้ความสมดุลระหว่างตรรกะและความคิดสร้างสรรค์ คุณต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์เพื่อค้นหาสาเหตุของปัญหา และยังต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ในการพัฒนาแนวทางแก้ไขที่สร้างสรรค์
• การสื่อสาร: ไม่ว่าคุณจะกำลังหาทางแก้ปัญหาที่มีอยู่หรือต้องการให้คนอื่นทำตามแนวทางปฏิบัติ คุณต้องสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ คุณอาจต้องพูดคุยกับผู้อื่นแบบตัวต่อตัว ทางโทรศัพท์ ผ่านข้อความ หรือทางอีเมล คุณอาจต้องติดต่อสื่อสารกับผู้คนหลากหลาย เช่น สมาชิกในทีม ลูกค้า และผู้จัดการ การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในช่องทางต่างๆ ช่วยให้คุณเป็นผู้แก้ปัญหาที่ดี
• การตัดสินใจ: คุณต้องตัดสินใจว่าใช้วิธีการใดในการค้นคว้าปัญหา แนวทางแก้ไขใดควรใช้ และวิธีการนำแนวทางแก้ไขไปใช้ เกือบทุกขั้นตอนของการแก้ปัญหาต้องอาศัยการตัดสินใจ
• การทำงานเป็นทีม: การแก้ปัญหาเกี่ยวข้องกับการทำงานเป็นทีม คุณถามผู้คนเกี่ยวกับมุมมองของพวกเขาเกี่ยวกับปัญหา involve them in developing effective solutions, seek their feedback on the chosen solution and rely on them to implement the process.

เพิ่มพูนทักษะการแก้ปัญหาของคุณ

มีหลายวิธีในการพัฒนาทักษะการแก้ปัญหาของคุณ:

• ฝึกฝนการคิดวิเคราะห์: ฝึกฝนการคิดวิเคราะห์โดยลองวิเคราะห์สถานการณ์ในชีวิตประจำวัน คิดถึงสาเหตุที่เป็นไปได้ของเหตุการณ์และผลลัพธ์ที่อาจเกิดขึ้น
• ฝึกการคิดสร้างสรรค์: ฝึกการคิดสร้างสรรค์โดยลองหาทางแก้ไขปัญหาที่แปลกใหม่และไม่เหมือนใคร
• ฝึกการสื่อสาร: ฝึกฝนการสื่อสารโดยลองอธิบายแนวคิดของคุณให้ผู้อื่นฟังอย่างชัดเจน
• ทำงานเป็นทีม: ฝึกการทำงานเป็นทีมโดยลองทำงานร่วมกับผู้อื่นเพื่อแก้ปัญหา

สรุป

ทักษะการแก้ปัญหาเป็นทักษะสำคัญที่นายจ้างมองหา คุณสามารถพัฒนาทักษะการแก้ปัญหาของคุณได้โดยฝึกฝนการคิดวิเคราะห์ ความคิดสร้างสรรค์ การสื่อสาร และการทำงานเป็นทีม

อ้างอิงข้อมูลจากเว็บไซด์
How To Put Problem-Solving Skills To Work in 6 Steps