จัดการบริหารเวลาให้เกิดประโยชน์จาก 12 เทคนิคเด็ด
การบริหารเวลา (Time Management) คือ การวางแผนและควบคุมเวลาที่ใช้ไปกับกิจกรรมต่างๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและผลผลิต เทคนิคการบริหารเวลาจะช่วยให้เราออกแบบและจัดระเบียบกิจกรรมต่างๆ โดยจัดสรรเวลาให้กับแต่ละงานอย่างเหมาะสม
ทำไมการบริหารเวลาจึงสำคัญ?
เป้าหมายของการบริหารเวลาคือการทำให้เราทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เสร็จงานได้มากขึ้นในเวลาน้อยลง
ข้อดีของการบริหารเวลาที่ดีมีดังนี้:
- มีเวลามากขึ้นสำหรับการทำสิ่งอื่นๆ หรือเพื่อสร้างสมดุลระหว่างชีวิตการทำงานกับชีวิตส่วนตัว
- สามารถทำงานตามกำหนดเสมอ
- ช่วยลดความเครียด
12 เทคนิคการบริหารเวลาให้ดีขึ้น
ลองนำเทคนิคเหล่านี้ไปปรับใช้เพื่อยกระดับทักษะการบริหารเวลาของคุณ:
- วางแผนกิจกรรม: การมีแผนที่ดีจะช่วยให้เราทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น แม้ว่าจะเป็นแค่การเขียนรายการสิ่งที่ต้องทำ (to-do list) ง่ายๆ ก็ตาม การทำรายการเสร็จสิ้น (checklist) จะช่วยให้เราไม่ลืมสิ่งที่ต้องทำ และรู้สึกภาคภูมิใจเมื่อมองเห็นสิ่งที่ตัวเองทำสำเร็จ การมีเป้าหมายที่ชัดเจนจะช่วยให้เราโฟกัสกับสิ่งที่จำเป็นจริงๆ
- จัดตารางเวลา: จากนั้น ให้แบ่งเวลาสำหรับแต่ละกิจกรรม ลองใช้ระบบติดตามเวลา (time tracker) เพื่อดูว่าโดยปกติแล้วเราใช้เวลากับงานแต่ละประเภทนานแค่ไหน แล้วนำข้อมูลนั้นมาจัดสรรปเวลา การจัดตารางเวลาสามารถทำได้โดยการบันทึกกิจกรรม นัดหมาย และงานต่างๆ ลงในปฏิทิน การใช้แอปพลิเคชันปฏิทินจะช่วยให้เราตั้งค่าเตือนความจำ และสามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกอุปกรณ์
- จัดลำดับความสำคัญของงาน: การจัดลำดับความสำคัญจะช่วยให้เรารู้ว่าควรทำอะไรก่อน และงานอะไรที่สามารถละเว้นได้ วิธีที่ง่ายที่สุดคือการใช้รายการแบ่งตามระดับความสำคัญ (priority list) ตัวอย่างเช่น ระบบ 3 ระดับ แบ่งเป็น งานสำคัญ งานปานกลาง และงานไม่สำคัญ โดยให้เริ่มจากงานสำคัญเร่งด่วนก่อน
- เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ (Eisenhower Matrix): เทคนิคนี้ได้รับการคิดค้นโดย ดไวต์ ดี. ไอเซนฮาวร์ เพื่อช่วยจัดลำดับความสำคัญของงาน โดยแบ่งงานออกเป็น 4 ประเภทตามความเร่งด่วนและความสำคัญ เราควรโฟกัสเวลาไปที่งานสำคัญเท่านั้น วิธีจัดการกับงานทั้ง 4 ประเภทนี้ มีดังนี้:
- งานไม่สำคัญ ไม่เร่งด่วน: ควรตัดออกจากรายการ
- งานไม่สำคัญ เร่งด่วน: ควรมอบหมายให้ผู้อื่น
- งานสำคัญ เร่งด่วน: ควรดำเนินการด้วยตัวเอง
- งานสำคัญ ไม่เร่งด่วน: ควรกำหนดเวลาสำหรับการดำเนินการในอนาคต
- กินกบ (Eat that frog): สำนวนนี้ไม่ได้หมายถึงการกินกบจริงๆ แต่หมายถึงการจัดการกับงานที่ยากและสำคัญที่สุดก่อน เมื่อจัดการกับงานยากสำเร็จแล้ว เราค่อยไปต่อกับงานอื่นๆ ได้ โดยการมีเป้าหมายที่ชัดเจน จัดลำดับงานตามความสำคัญ และโฟกัสกับงานสำคัญก่อน จะช่วยให้เราทำงานตามกำหนดเวลาได้ เนื่องจากไม่ต้องเสียสมาธิไปกับการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน (multitasking)
- ตั้งกำหนดเวลา (Set Deadlines): หากการจัดตารางเวลาปกติไม่ค่อยได้ผล ลองใช้วิธีการตั้งกำหนดเวลา (deadline) การกำหนดเวลานี้จะช่วยสร้างความเร่งด่วน ส่งผลให้มีแรงจูงใจมากขึ้น และสามารถทำงานต่างๆ ได้เสร็จเร็วขึ้น
- จัดกลุ่มงาน (Batch your tasks): ลองจัดกลุ่มงานประเภทเดียวกันไว้ด้วยกัน เพื่อทำงานในกลุ่มนั้นๆ ติดต่อกัน วิธีนี้จะช่วยลดการเสียสมาธิจากการสลับไปมาระหว่างงาน different types of tasks
- จำกัดสิ่งรบกวน: สิ่งรบกวนต่างๆ เช่น โซเชียลมีเดีย อีเมล เด็กๆ เพื่อนร่วมงาน หรือความคิดของเราเอง ล้วนเป็นอุปสรรคต่อการทำงาน ลองใช้แอปพลิเคชันติดตามการทำงาน (employee monitoring app) เพื่อดูว่าใช้เวลากับโปรแกรมและเว็บไซต์ต่างๆ นานแค่ไหน หรือใช้ภาพหน้าจอ (screenshot) เพื่อดูว่าอะไรเป็นสิ่งที่ดึงดูดความสนใจของเรา
- ติดตามเวลา: การติดตามเวลาเป็นวิธีง่ายๆ ที่ช่วยให้เราเข้าใจว่าใช้เวลากับงานต่างๆ นานแค่ไหน สามารถใช้สเปรดชีต (spreadsheet) หรือโปรแกรมติดตามเวลา (time tracker) เพื่อบันทึกเวลาที่ใช้สำหรับงานแต่ละอย่าง ข้อมูลเหล่านี้จะช่วยให้เราวิเคราะห์รูปแบบการทำงาน และวางแผนการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
- ใช้หลักการพาเรโต (Pareto principle): หลักการนี้ค้นพบโดย วิลเฟรโด้ พาเรโต ซึ่งพบว่า 80% ของผลลัพธ์มาจาก 20% ของสาเหตุ หมายความว่า ในงานทั้งหมดของเรา มีเพียง 20% ของงานที่ส่งผลถึง 80% ของผลลัพธ์
- เทคนิคโพโมโดโร (Pomodoro Method): เทคนิคนี้เป็นการแบ่งเวลาทำงานเป็นช่วงสั้นๆ โดยให้ทำงาน 25 นาที พัก 5 นาที เทคนิคนี้ช่วยเพิ่มสมาธิและคุณภาพของงาน ทำให้เราทำงานได้มากขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
- ประเมินและปรับกลยุทธ์: เทคนิคต่างๆ ที่กล่าวมา อาจจะไม่ได้เหมาะกับทุกคน เราต้องประเมินสถานการณ์ของตัวเอง และปรับกลยุทธ์ให้เหมาะสม
สรุป:
การบริหารเวลาเป็นทักษะสำคัญที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลองนำเทคนิคเหล่านี้ไปปรับใช้เพื่อพัฒนาทักษะการบริหารเวลาของคุณ เมื่อเราสามารถควบคุมเวลาได้ เราจะสามารถบรรลุเป้าหมายได้อย่างง่ายดาย
เพิ่มเติมวิธีการประเมิน:
- จดบันทึกเทคนิคที่ใช้ ผลลัพธ์ที่ได้ และความรู้สึกหลังใช้งาน
- วิเคราะห์ว่าเทคนิคใดมีประสิทธิภาพและเหมาะกับเรา
- ถามตัวเองว่าอะไรคือสิ่งที่รบกวนสมาธิ อะไรคืออุปสรรคในการบริหารเวลา
- หาวิธีแก้ไขและปรับปรุงกลยุทธ์
ตัวอย่างการปรับกลยุทธ์:
- ปรับเวลาทำงานให้เหมาะกับช่วงเวลาที่เราโฟกัสได้ดีที่สุด
- เปลี่ยนสถานที่ทำงานเพื่อลดสิ่งรบกวน
- หาเครื่องมือหรือแอปพลิเคชันมาช่วยจัดการเวลา
- แบ่งงานใหญ่ๆ ออกเป็นงานย่อยๆ
- ฝึกฝนการปฏิเสธ
การประเมินและปรับกลยุทธ์อย่างสม่ำเสมอ จะช่วยให้เราพัฒนาทักษะการบริหารเวลาและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
เครื่องมือและแอปพลิเคชันสำหรับการบริหารเวลา:
- Google Calendar
- Microsoft Outlook
- Todoist
- Trello
- RescueTime
- Forest
แปลจากแหล่งข้อมูล:
การบริหารเวลาเป็นทักษะที่มีประโยชน์สำหรับทุกคน การฝึกฝนและพัฒนาทักษะนี้อย่างสม่ำเสมอ จะช่วยให้เราทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ มีความสุข และประสบความสำเร็จในชีวิต
